人事檔案歸檔制度
一、人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,保守檔案機密。現代企業競爭中,情報戰是競爭的重要內容,而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。
第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務。
第三,便於檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的,科學有序的保管是高效利用檔 案材料 的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程式是:首先對材料進行鑑別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最後,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如檢視有無黴爛,蟲蛀 等,也包括對人事檔案保管的環境進行檢查,如檢視庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
——突發事件之後,如被盜、遺失或水災火災之後:
——對有些檔案發生疑問之後,如不能確定某份材料是否丟失。
——發現某些損害之後,如發現材料變黴,發現了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關於檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞的大致程式如下:
①取出應轉走的檔案;
②在檔案底賬上登出;
③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;
④按發文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤後,應在回執上簽字蓋章,及時退回。
(4)保衛保密制度。具體要求如下:
①對於較大的企業,一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔裝置。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案櫃保持清潔,不準存放無關物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸菸。
⑥離開時關燈關窗,鎖門。
(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項:
①人事檔案的數量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房裝置情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中, 應遵循一定的程度和手續,這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按 照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式 人事檔案的利用有多種方式:
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方,
以便調卷和管理。這種方式具有許多優點,如便於查閱指導,便於監督,利於防止洩密和丟
失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關領導需要查閱人事檔案;
公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應及時 催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔 案部門按有關檔案規定寫出的有關情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的複製件。要求
出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續
在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的 重要保證。
(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的物件,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負責 人簽字;最後,由人事檔案部門稽核批准。人事檔案部門對申請報告進行稽核,若理由充分,手續齊全,則給予批准。
(2)外借手續。
首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內容與查檔報告相似。
其次,借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字。
再次,人事檔案部門對其進行稽核、批准。
然後,進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚,並由借檔人 員簽字。 最後,歸還時,及時在外借登記上登出。
(3)出具證明材料的手續:單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時 ,需履行以下 手續:首先,由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,並加蓋公章 ;其次,人事 檔案部門按照有關規定,結合利用者的要求,提供證明材料;最後,證明材料由人事檔案部門有關領 導審閱,加蓋公章,然後登記、發出。
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