電子檔案歸檔與電子檔案管理辦法

電子檔案是指在數字裝置及環境中生成，以數碼形式儲存於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機等裝置閱讀、處理並可以在通訊網路上傳遞的檔案。歸檔，指將處理完畢且具有儲存價值的事情或檔案經系統整理後交檔案室(館)儲存備案(備查)的過程。下文是關於電子檔案歸檔與電子檔案管理辦法，歡迎閱讀!

電子檔案基本特徵

第一，電子檔案是由電子計算機生成和處理，其資訊以二進位制數字程式碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字檔案”。這是電子檔案與以往所有其他形式檔案的基本區別，也是電子檔案資訊與其他數字資訊的共同點。數字資訊使用0和1兩種兩種數碼的組合來記錄資訊，每一個0或1叫做1個位元，需要記錄的資訊用一串位元儲存於計算機儲存器(包括記憶體儲器和各種外儲存器)中，並可通過通訊網路進行傳輸。

第二，電子檔案是檔案的一種型別，應該具有檔案的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子檔案與其他數字資訊的基本區別，也是電子檔案與其他形式檔案的共同點。

從邏輯上說，電子檔案是“數字資訊”和“檔案”兩個概念的交集，它是具有檔案特徵的數字資訊，又是以數字資訊為特徵的檔案。

電子檔案歸檔與電子檔案管理辦法

1.總 則

1.1 對電子檔案的形成、積累、鑑定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。

1.2 電子檔案形成部門負責電子檔案的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監督。

1.3 電子檔案的管理由檔案部門負責，電子檔案形成部門要提供協助和支援。

1.4 應明確規定歸檔時間、歸檔範圍、技術環境、相關軟體、版本、資料型別、格式、被操作資料、檢測資料等，以保證電子檔案的質量。

1.5 為保證電子檔案的可利用性，從電子檔案形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其資訊的真實性、安全性和完整性。

1.6 歸檔電子檔案同時存在相應的紙質或其他載體形式的檔案時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。

1.7 具有儲存價值的電子檔案，必須適時生成紙質檔案等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子檔案與相應的紙質檔案等硬拷貝一併歸檔。

2.電子檔案的收集與積累

2.1 收集範圍。電子檔案的收集範圍，按國家關於檔案歸檔的現行有關規定執行。

2.2 收集積累要求

2.2.1 記錄了重要檔案的主要修改過程，有查考價值的電子檔案應被保留。當正式檔案是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式檔案定稿內容相同的草稿性電子檔案應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

2.2.2 儲存與紙質等檔案內容相同的電子檔案時，要與紙質等檔案之間，相互建立準確、可靠的標識關係。

2.2.3 在“無紙化”計算機辦公或事務系統中產生的電子檔案，應採取更嚴格的安全措施，保證電子檔案不被非正常改動。同時必須隨時備份，儲存於能夠離線儲存的載體上，井對有檔案價值的電子檔案製作紙質或縮微膠片拷貝件保留。

2.2.4 用文書處理技術形成的電子檔案，收集時應註明檔案儲存格式和屬性。

2.2.5 用掃描器等裝置獲得的圖象電子檔案，如果採用非標準壓縮演算法，則應將相關軟體一併收集。

2.2.6 用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子檔案，收集時應注意其對裝置的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟體和各種資料。

2.2.7 用視訊裝置獲得的動態圖象檔案，收集時應注意收集其壓縮演算法和軟體。

2.2.8 用音訊裝置獲得的檔案，收集時應注意收集其屬性標識和相關軟體。

2.2.9 由計算機多媒體技術製作的檔案，其中包含前面所示的兩種以上的資訊形式，收集時應注意引數準確、資料完整。

2.2.10 通用軟體產生的電子檔案，收集時應注意收集其軟體型號和相關引數。專用軟體產生的電子檔案，收集時必須連同專用軟體一併收集。

2.2.11 計算機系統執行和資訊處理等過程中涉及的各類引數、管理資料等應與電子檔案一同收集。

2.3 收集、積累方法

2.3.1 及時按照要求製作電子檔案備份。

2.3.2 每份電子檔案均需在電子檔案登記表中登記。

2.3.3 電子檔案登記表應與電子檔案的備份一同儲存。

2.3.4 電子檔案登記表如果製成電子表格，應與備份檔案一同儲存，並附有紙張列印件。

2.3.5 電子檔案性質程式碼：R—草稿性電子檔案;U—非正式電子檔案;O—正式電子檔案;N—無紙電子檔案;T—文字檔案;I一圖象檔案;G—圖形檔案;V一影像檔案;A—聲音檔案;M—多媒體檔案;P—計算機程式;D—資料檔案。

3.電子檔案的整理

3.1 電子檔案的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中。

3.2 電子檔案應按《檔案著錄規則》著錄，並製成機讀目錄。

3.3 歸檔電子檔案應填寫登記表。

4.電子檔案的歸檔。應定期把符合歸檔條件的電子檔案，按檔案管理要求的格式儲存到可長期儲存的離線載體。

4.1 歸檔範圍電子檔案的歸檔範圍的劃分，可參照國家關於檔案的現行有關規定執行。

4.2 歸檔時間邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。

4.3 檢測在進行電子檔案歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括：硬體環境的有效性、軟體環境有效性及其資訊記錄格式等。

4.4 歸檔前的鑑定電子檔案的歸檔鑑定工作，參照國家關於檔案的現行有關規定執主，鑑定結果，在電子檔案的機讀目錄上製作相應的標只。

4.4.1 有效性和完整性鑑定。歸檔前應由檔案形成單位對電子檔案的有效性和完整性進行稽核，並由負責人簽署意見。如果檔案形成單位採用了某些技術方法保證電子文牛的有效性和完整性則應把其技術方法和相關軟體一同移交給接收單位。

4.4.2 保管期限的劃分。電子檔案保管期限的劃分，參照國家關於檔案的現行有關規定執行。

4.5 歸檔要求

4.5.1 把帶有歸檔標識的電子檔案集中，製成歸檔資料集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，複製第3套，異地儲存。對於加密電子檔案，則應解密後再完成上述工作，

4.5.2 本標準推薦採用的載體按優先順序分別是：只讀光碟、一次寫光碟、可擦寫光碟、磁帶等。禁用軟磁碟作為歸檔電子文牛長期儲存的載體。

4.5.3 儲存電子檔案的載體或包裝盒上應貼有標籤，標籤內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬體及軟體環境

4.5.4 將相應的電子檔案機讀目錄、相關軟體、其他說明等一同歸檔並附歸檔電子檔案登記表。

4.5.5 需要長期儲存的電子檔案應當把歸檔電子檔案與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發的應用軟體，也應將軟體及相關資料存在同一載體上。

4.5.6 原電子檔案資料集載體在完成電子檔案歸檔後，保留時間至少1年。

4.5.7 在網路中進行了邏輯歸檔操作的電子檔案應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

5.電子檔案的移交與保管。電子檔案歸檔後按有關規定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行保管。

5.1 檢驗

5.1.1 檔案保管部門應配備相應的處理裝置，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質檔案同時儲存的電子檔案可採取抽樣檢驗的方法樣本數不少於總數的20%合格率應達到100%。

5.1.2 檢驗專案。

載體有劃痕，是否清潔。

有無病毒。

核實電子檔案的完整性和有效性稽核手續。

核實登記表、軟體、說明資料等是否齊全。

5.1.3 將檢驗結果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的，應退回形成單位，重新制作。

5.2 移交手續驗收合格後，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子檔案形成單位一份自存。

5.3 保管要求電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

5.3.1 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸控記錄塗層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。

5.3.2 環境溫度選定範圍: 14℃— 24℃;相對溼度選定範圍：45%—60%。

5.3.3 存放時應注意遠離強磁場，並與有害氣本隔離。

5.3.4 電子檔案在形成單位的保管，也應參照上述條件。

5.4 存效性保證

5.4.1 每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的裝置更新情況進行一次檢查登記。

5.4.2 每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低於10%如發現問題應及時採取恢復措施。

5.4.3 裝置環境更新時應確認庫存載體與新裝置的相容性，如不相容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少於3年。

5.4.4 磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少於4年。

5.4.5 定期檢驗結果應填人電子檔案管理登記表。

5.5 利用

5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。

5.5.2 利用時使用拷貝件。

5.5.3 利用時要遵守保密規定。

5.5.4 利用者對電子檔案的使用應在許可權規定範圍之內。

5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網時必須符合國家或部門有關保密的規定，要有穩妥的安全保密措施。

5.6 電子檔案的銷燬鑑定。

5.6.1 電子檔案的銷燬鑑定，按國家現行有關規定執行。

5.6.2 電子檔案的銷燬，應在辦理審批手續後，方可實施。

5.6.3 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬於保密範圍的電子檔案被銷燬時，如儲存在不可擦除載體上，須連同儲存載體一起銷燬並在網路中徹底清除。

5.7 統計檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統計。