稅務局電子檔案管理工作彙報

近年來，隨著我國電子資訊科技產生快速發展，稅務部門的辦公自動化、標準化、網路化漸趨完善，辦公自動化管理系統代替以往手續繁雜的辦公行文、來往函件，稅務部門許多日常工作和管理業務可以直接在計算機和網路上辦結，檔案從產生到處理結案几乎可以不使用紙和筆。於是隨著先進的技術和管理方式產生了大量的電子檔案。

一、電子檔案定義及其特點綜述

所謂電子檔案是指人們在社會活動中形成的，以計算機碟片、磁碟和光碟等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質檔案比較，電子檔案有以下幾個特點：

1、電子檔案不再是直觀的紙質檔案，它需要藉助現代辦公裝置才能閱讀利用；

2、電子檔案可以直接由計算機等現代辦公裝置迅速地處理和傳遞；

3、電子檔案的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；

4、電子檔案的儲存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對儲存場地的面積要求不高，而對環境的溫溼度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子檔案與傳統稅務檔案的區別

（一）電子檔案的歸檔方式與傳統檔案不同

電子檔案由於採用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑑別檔案原始憑證性的關鍵資訊也可以更改，使電子檔案的原始憑證性的關鍵資訊也可以更改，使電子檔案的原始憑證性辨別變得複雜而困難。因此，電子檔案在形成過程中要隨時進行數字簽名、資訊認證、身份驗證和加密保護，保證檔案在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子檔案的原始性、真實性和準確性，保證電子檔案的法律憑證地位。

（二）電子檔案在保管方式上和傳統檔案有差異

電子檔案載體易老化變質及資訊多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子檔案的長期可讀性。稅務檔案管理部門可以在接收到電子檔案後打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和檔案形成部門的配合，稅務檔案管理部門在接收到電子檔案後對檔案進行格式轉換，以通用、統一的格式儲存接收到的電子檔案檔案，以便將來計算機技術發展後，仍能讀取以前儲存的檔案，保證資訊資源方便利用。

（三）電子檔案的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同

因為電子檔案的特殊性，可以達到檔案一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到檔案同時，可以馬上給每份檔案編制一個唯一的檔案號，並給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關係，再給出相關檔案號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢資訊。使用者只須給出檔案分類號或主題詞，即可以找出相應的檔案和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

（四）電子檔案查詢利用方式和傳統檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能註冊、登記成為電子檔案中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠端登入等方式，經電子檔案中心進行確認身份並確定查閱許可權獲得許可後，才可以查詢有關的電子檔案資訊，並要進行借閱登記和繳納查詢費用。

三、電子檔案對稅務檔案業務管理工作的影響

（一）傳統的檔案工作以紙質檔案材料為工作物件，而應用計算機後，電子檔案取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁碟上，並在磁碟上進行修改，一經形成後，馬上存貯到辦公資訊資料庫中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得檔案與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如檔案的閱卷歸檔制度。檔案的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，檔案形成後，由文書部門收集立卷後，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子檔案隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁碟或光碟中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁碟或光碟的形成移交，歸檔範圍也不能只是“辦理完畢，具有儲存價值”的檔案，還應包括該檔案的讀取軟體甚至作業系統。

（二）由於電子檔案資訊與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯絡，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子檔案的環境中，檔案的形式特徵和內容特徵均發生了變化，電子檔案可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質檔案那樣的分類整理。不同的使用者可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子檔案進行自由組合分類。

（三）由於電子檔案的儲存價值同時取決於其自身價值和可讀性，其鑑定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析範圍也將擴大，要分析電子檔案的讀取軟體甚至作業系統。根據傳統的檔案價值鑑定理論，檔案應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子檔案一方面由於製作方便，將產生比以往更多的檔案，另一方面由於使用者的需要，資訊和資料不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子檔案的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑑定、管理方法亦無定論。此外，由於電子檔案資訊載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質檔案有許多不同之處。

四、電子檔案在稅務檔案管理中的運用

（一）做好歸檔電子檔案的技術處理工作，實施電子檔案管理戰略

新型檔案材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行檔案工作領域，對產生的大量電子檔案的接收、處置及至儲存工作進行指導，保護電子檔案的原始資訊，瞭解檔案資訊重新組合的來龍去脈。也就是說，通過採取技術處理，將已歸檔的電子檔案改為只讀性檔案，即只能讀不能寫的不可更改的檔案，從而識別和保護電子檔案的原始結構，保證電子檔案的可靠性，使之與紙質檔案一樣發揮社會效用。

（二）解決好電子檔案的儲存問題

以化學磁性材料為載體的電子檔案，從理論上講能夠長期儲存，因為它的資訊讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子檔案記錄在介質層上的資訊被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由於電子檔案形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子檔案中原始資訊的長期儲存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對於長久儲存的電子檔案需要定期進行復制，以防止資訊損失。

（三）使檔案管理向立體化方向發展

以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子檔案的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案資訊載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。