如何寫好會議籌備方案
如何寫好會議籌備方案?下面就由本站小編給大家介紹吧,希望對大家有幫助。
一、認真領會會議籌備方案的基本特點
1.預演性。會議籌備方案是會議過程的預演,為了確保會議順利舉行,需要會議工作人員通過設想和策劃,將會議計劃全過程可能發生的事項預先安排出來,形成相對嚴謹周密、可資指導實施的文字方案,以便統籌佈置會議各項事宜。
2.周全性。會務工作是一項複雜的系統工作,一個會議特別是大中型會議往往涉及的點多面廣,籌備組織工作稍有疏忽就會出現不可控因素而發生難於彌補的錯誤,造成不良影響,因此,在制定會議籌備方案時,要充分考慮方方面面的內容,只有細節考慮具體、安排到位,在做會務準備工作時才能有條不紊、主動從容。可以說,擬定一份考慮周全、細緻縝密的會議籌備方案,是做好一切會務工作的前提和基礎。
3.可操作性。制定會議籌備方案其目的是通過明確會議所需的人、財、物以及時間、地點等要素,細化具體事項及責任人、完成時間等,用以指導做好會議籌備工作,方案應當是具體詳實的、操作性強的,否則就失去了方案的作用和意義。
二、全面掌握會議籌備方案的格式要素
會議籌備方案一般由標題、正文、尾部組成。
1.標題
標題一般由會議主辦單位名稱、事由和文種構成,如例文標題《××集團公司20xx年工作會議籌備方案》,再如《××學院三屆一次職工代表大會籌備方案》;也有的標題省去單位名稱,由事由和文種構成,如《××會議籌備方案》。
2.正文
正文部分是方案的核心。一般因會議性質、規模等的不同,會議籌備方案的內容也有所區別和側重,但主體要素不能缺少。至少要包括但不限於寫明會議目的、任務、主題、時間、地點、參會人員範圍、日程、議程、會議裝置、檔案資料、會務分工、會議經費等,一般分條列項寫出。如例文中,方案對會議主題、時間、地點、規模、主持人、日程、會場佈置、會議材料準備、餐飲住宿及接送站安排、會議通知、會務工作分工及進度、會議經費預算等作了詳細計劃,對單位領導、會議籌備人員和參會人員都具有較強的指導作用。有的大型會議還可以建立專門的會議籌備領導機構及工作機構,制定會議安全保衛工作及應急處置措施、媒體接待計劃和宣傳報道方案等。
3.尾部
落款處一般署上擬定會議籌備方案的單位名稱和簽署日期,必要時應加蓋單位公章。
三、充分考慮會議籌備方案的注意事項
有些人往往對會議籌備方案不置可否,認為是可有可無、無關緊要的檔案。事實上,編制會議籌備方案是一項系統性很強的工作,需要注意的事項很多。一份考慮細緻全面的會議籌備方案,是整個會議的綱領性檔案,其作用是不容小覷的,往往能確保會議的周密組織,確保會議服務質量和溝通協調到位,確保領導意圖得以貫徹執行,從某種程度上決定了會議的成效和質量。實際工作當中,有些會議還需向上級機關請示核准,會議籌備方案可作為上級稽核批准的重要依據;有些會議需向聯辦或與會單位通報籌備情況,以便做好必要的準備,此時會議籌備方案又可起到周知資訊的作用。從這個角度來看,就不難理解編制會議籌備方案的重要性了。
因此,祕書人員在制定會議籌備方案前,要明確領導意圖,弄清籌備方案的目的、意義和要求,以便有的放矢地擬定方案。方案制定過程中,要反覆多次與領導及有關方面商定和徵求意見;對經費的把關要精打細算,不可太鬆也不可太緊,既不能過於鋪張浪費,也不能影響會議效果。方案擬定後,要報經領導稽核和批准,並及時召開會務工作會議,明確分工和時間節點,必要時可以進行會議模擬演練,以便發現問題,查漏補缺,進一步優化籌備方案。
特別是臨近會議召開前,要組織對會議籌備工作情況進行現場檢查驗收,預先制定現場檢查路線,確定現場檢查重點,製作檢查表單,以便現場檢查時逐一查驗核對,對未達到檢查要求的專案及時提出整改和修訂意見等。檢查驗收的主要內容包括:會議準備是否充分,會議環境條件是否具備,會議檔案材料、用品準備、會議裝置除錯、會場佈置等是否到位,以及會議應急預案、會議安全保衛工作是否就緒,會議期間能否排除各種干擾等。
總之,對會議籌備情況進行檢查的過程,同時也是對會議籌備方案的齊備性、嚴謹性等再認識、再完善的過程,對會議籌備工作者改善工作方法、提高方案質量具有重要的實踐意義。
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