擬製會議籌備方案指南
召開大型會議前都會講會議的過程安排寫一份方案,那麼,下面是小編給大家介紹的關於擬製會議籌備方案指南,供大家閱讀參考。
一.會前籌備
1.擬訂會議方案。會議方案是組織安排會議的總綱,是會議意圖、目標、計劃實施的書面表現形式。內容包括:會議名稱、時間、地點、規模、主要內容、議程、擬請出席領導、參會範圍、日程安排、檔案材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛、工作班子組成及職責分工等。制訂會議方案要堅持複雜程式簡明表述、簡單問題慎重對待的原則,增強方案的指導性和可操作性。方案報送相關領導審定後,要立即召集相關單位負責人召開協調會,對各項任務進行分解。
2.起草、稽核會議通知。會議通知是會議組織者向參會人員傳遞會議資訊的主要方式,也是參會人員反饋資訊的前提和條件。起草會議通知要做到表達準確、條理清楚、言簡意賅、一目瞭然。通知的內容包括:會議名稱、主送單位、主要內容、報到時間和地點、參會範圍、報名要求、有關事項等。會議通知一般由會議的承辦單位負責起草,然後報有關部門和領導稽核籤批。做好這項工作,關鍵在於落實會簽制度與提高效率相結合,既要嚴格按程式逐級稽核把關,又要迅速及時。
3.下發會議通知。要把握好兩點:一是及時,使參會人員有充裕時間做好準備;二是準確,防止重發、錯發、漏發。在召開緊急會議需要電話通知時,要注意語言的使用,避免出現“明天”“後天”等字眼,必要時說明“星期幾”,防止產生歧義。
4.落實與會人員。按照會議通知要求的時間,對與會人員逐一落實並做好登記,必要的進行電話核查、督促,統計彙總後拉出請假人員名單,並及時向有關領導報告。
5.協調出席領導。根據會議性質擬寫領匯出席安排,報請祕書長同意後,逐一進行電話通知。內容包括:會議時間、地點、議程。並幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報送,確保及時送到相關領導手中。會前半小時再對出席領導進行一次手機簡訊提醒。
6.預訂會議室。會議時間確定之後,要立即與會議場所聯絡溝通,預訂會議室,並安排做好先期準備工作。
7.編印會議須知。與會者通過會議通知得到召開會議的資訊,但會議的有關安排、要求,需要通過會議須知來了解和掌握。大型會議活動需要編印會議須知,須知編排要求準確、周密、合理、簡潔。內容包括:日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時間、注意事項等。
8.製作會議證件。有些會議需要製作會議證件,包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等。證件製作要根據會議主題,從易於識別、方便管理、利於安全的原則設計製作。
9.佈置主席臺。主席臺是會場的重點和中心部位,是會議性質、規格和氣氛的集中體現。主席臺的佈置要從會議性質、領導人數、主席臺大小以及方便領匯出入席等方面綜合考慮。
10.製作會標。會標體現會議的主題,會標製作一定要準確無誤,並注意把握會標的長度、字型與會場是否協調一致。某些法定會議,還需要懸掛黨徽。
11.檢查音響和燈光。根據會議議程安排話筒的數量和擺放位置,並嚴格落實“三檢查”:佈置會場時檢查;會前半小時檢查;會前十分鐘檢查。某些法定會議播放《國歌》《國際歌》,要提前進行演練並做好備份,確保萬無一失。檢查會場內是否有燈泡損壞,如有損壞,提前進行更換,有投影演示時需及時調節燈光。
12.編制座區圖,擺放座籤。根據統計整理後的與會人員名單,合理安排與會人員的會場座次。座區圖和座籤要反覆進行核對,防止遺漏、重複,防止出現錯別字。
13.組織排程會議用車。大型會議活動,需要借用或租用車輛。要安排專人負責車輛的召集和排程,車輛較多時要編排乘車分組,並對車輛進行編號。
14.安排新聞報道。需要新聞報道的會議,要提前通知有關新聞單位,並要求其將記者名單報市委值班室,再按名單通知到具體人。
15.安排會場警衛和交通疏導。通知相關部門做好會場警衛及交通疏導工作,防止會議過程中出現意外情況。規模較大的會議,由於到會車輛較多,要安排交警在會場附近進行交通疏導。
16.電力保障。會前與供電部門溝通聯絡,安排保電任務,同時安排會議場所進行內部檢修。會議過程中還需安排專人值班,以便應對突發情況。
二.會中服務
17.組織會議報到。會議報到是與會人員身份再確認的過程,是與會人員領取會議證件、檔案材料、辦理住會手續的必要環節。通過報到能及時使與會人員瞭解會議安排,掌握會議動態,同時也能使會議組織者及時知曉與會人員情況。會議報到工作要求熱情周到、迅速準確、有條不紊。
18.分發會議材料。會議材料可以在會前通知各單位派人領取,也可以在會場簽到處一併發放,或是提前放置到與會人員桌上。要做到“三不”:即不錯一字;不漏一份;不掉一人。對擺放在主席臺上的材料,要從頭到尾檢查順序和頁碼,確保不出差錯。
19.與音響師對接。準備一套會議材料,包括會議的主持詞交音響師,以方便其把握議程安排與音響的調配。
20.會議值班。會議值班的作用是收集和傳送有關會議的資訊,協調處理會議期間各項工作和突發事件,落實領導交辦的事項等。安排一人在會場內、一人在會場外值班,及時溝通情況,確保聯絡暢通。值班人員要時時將會議的實際進展情況與會議議程進行對比,掌握會議程序。
21.會場服務。提醒工作人員定時供應茶水,巡迴檢查會場內的音響、燈光、室溫、通風、遮蔽等情況,發現問題迅速補救。遇到特殊情況需要向會議主持人彙報時,要採取靈活的方式處理,最大限度地減少對會議的影響。
22.維護會場秩序。會場秩序包括會場外秩序和會場內秩序。會議召開時,在會議室門口安排專人值班,防止無關人員進入會場,禁止大聲喧譁。發現會場內不遵守紀律的行為,予以提醒和制止,要注意做到言辭溫和有禮,態度嚴肅認真,行動不慍不火。會議開始後安排專人到會場清點人數,對遲到、缺席者進行登記。
三.會後總結
23.會議資料總結歸檔。會後將會議所有檔案包括會議方案、會議通知、會議須知、會議簡報、會議發言材料、領導講話等收集起來,按順序裝訂成冊,以備查考。有些會議還要做好錄音、錄影資料的收集整理。根據保密原則,對需回收的會議材料要逐份清查回收。
24.召開分析總結會。分析總結會務工作中的經驗和教訓,找出規律性的東西,以指導做好今後的會務工作。注意收集參會人員對會務工作的意見,虛心採納、整改提高。有的會議還應寫出專門的總結,連同其他會議檔案,一併歸檔。
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