會議籌備方案的擬訂

（一）相關知識

1.會議籌備方案的內容

（1）確定會議的主題與議題

會議的主題是指關於會議要研究的問題、要達到的目的。

確定會議主題的要素有3點：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。

例：()的會議堅決不開

a.條件不成熟b.目的不明確c.議題過多d.地點

答案：b

解析：明確的目的是開會的重點和關鍵

例：會議主題的確定應做到（）

a.有切實依據b.能結合本單位的實際c.主題儘量細化d.有明確的目的

答案：abd

解析：確定會議主題的要素有3點：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。

（2）確定會議的名稱

（3）確定會議的流程：根據到會的主要領導，安排會議主持人；根據會議的主題，確定會議發言人；

（4）確定會議的時間和地點

會議時間包括實際進行時間和會議過程中的體會時間。會議的最佳時間要考慮主要領導是否能出席而定，確定會議的長短

會議地點選擇的重點是會場大小適中、地點適中。環境適中。交通方便，會議設施齊全

（5）確定會議所需的裝置和工具

（6）確定會議檔案的範圍並做好檔案的印製工作

（7）確定會議代表的組成

（8）確定會議的經費預算

（9）確定會議住宿和餐飲安排

（10）確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工

例：祕書人員應根據會議籌備方案的內容，做好會前的（）

a.分工協作b.統籌協調c.統一彙報d.綜合檢查

答案：abd

2.會議籌備方案的作用

（1）確保會議的周密組織

（2）確保會議服務質量和溝通協調到位

（3）確保領導意圖得以貫徹執行。

3.電話會議及視訊會議

（1）電話會議

電話會議是利用程控電話的“會議電話”功能召集不同地方的人員舉行會議。

1）電話會議的交流的特點

a．電話會議方便靈活準備時間短，回覆迅速，是電子通訊會議中花費最少的。

b．電話會議缺少身體語言，難以進行互動交流，而且缺少文字，難以傳遞大量細節資訊。

c．為了提高電話會議的效率可以搭配使用其他通訊方式，增進資訊的傳輸與交流。

d．電話會議適用於分公司不遠、規模不大的企業

2）電話會議資訊工作的要求

a．準確發出開會資訊

b．認真分發會議書面資訊材料

c．合理安排會場資訊傳輸裝置

d．按時接通電話

e．互相通報出席情況。

f．做好會議記錄。（用錄音電話系統記錄會議資訊）

（2）視訊會議

視訊會議是利用通訊網路傳遞影象和聲音訊號的一種現代化會議方式。適用於佈置重要工作、宣佈重大決定

1）視訊會議的特點（視訊會議屬於同步會議）

a.實現了聲音和影象同時傳遞

b.打破了空間的限制

c.節省時間、費用。

d.交流效果較好

e.視訊會議侷限，準備時間較長，投入成本高，交流不夠深入廣泛

2）視訊會議資訊工作的要求

a.發出開會資訊

b.分發檔案資訊資料

c.佈置會場

d.設定與檢查會場資訊傳輸裝置

e.做好會議資訊準備

f.採用先集中後分散的形式。

g.彙總情況資訊

4.遠端會議籌備方案的特點

（1）遠端會議具有節省時間和金錢，與電話服務機構商定使用錄音的形式做永久記錄，交流更加直接與簡短的優點。

（2）遠端會議籌備方案擬定時，應先預先了解提供電信會議服務公司的服務要求，並提前將開會內容告知電信公司。

（3）會議材料‘程式必須儘量寄給與會人員

（4）要有專人負責檢查遠端會議裝置

例：1.現代化遠端會議是建立在高科技的基礎上的。（）

2.現代化遠端會議可以使傳統的會議記錄方式不復存在。（）

3.遠端會議實現了（）進行會議的交流和溝通。

a.異時b.異種c.異地d.異向e.異常

答案：ac