行政專員的主要工作職責
一行政管理工作
1.制度建立與完善:根據公司發展的實際情況,制定出合乎企業現狀的規章制度,知會各部門及人員,收集合理化建議,並在企業發展中及時調整和完善,使制度更加規範和合理,提高制度的可執行性和有效性,切實可行地提高員工工作主動性和規範性。
2.部門溝通與人員協調:瞭解近期的工作重點、業務要點及管理方面的思想。準確理解公司領導意圖、做好上情下達的工作。以主動謙虛的態度與其他部門人員充分溝通,儘可能及時瞭解各項業務的進展情況,並將資訊及時整理反饋給公司領導,有效地協助上級推進工作。在日常的工作中,注意與其它部門和同事的協作,協調與各部門之間的關係,建立服務意識。
3.績效考核:全面瞭解,評估員工工作績效,發現優秀人才,提高公司工作效率,考核範圍為公司全體員工。考核原則是通過考核全面評價員工的各項工作表現,使員工瞭解自己的工作表現與取得報酬、待遇的關係,獲得努力向上、改善工作的動力。使員工有機會參與公司管理程式,發表自己的意見。考核目的、考核物件、考核時間、考核指標體系、考核形式應相匹配。以崗位職責為主要依據,堅持上下結合,左右結合,定性與定量考核相結合。考核可採取上級評議、同級同事評議、自我鑑定、下級評議、外部客戶評議等。
二、日常行政事務處理
1.接聽電話接待來訪:接聽電話要使用文明用語,語言應親切簡練、禮貌、和氣,公話嚴禁私用,一律不得撥打資訊臺;對來訪者要使用文明用語,熱情接待,要認真傾聽來訪者的敘述。如未能及時有效地解決,應做好相應的記錄並跟進落實。
2.檔案制發及檔案管理:檔案制發後應將檔案內容傳達到應周知的相關部門和人員,並督導落實。檔案制發後,應先分類整理再按要求進行歸檔,公司內部綜合類檔案原則上以半年為週期進行建檔。公司檔案管理的基本原則是:統一領導,分級管理;維護檔案的完整與安全;便於公司和社會對檔案的有效利用。
3.例會組織與紀要:按要求安排好人員的座次及發言順序,發言要短小精悍,有效地利用時間,討論實質性的問題。與會人員均應將手機設定為會議狀態。
4.車輛使用及管理:提高汽車使用率,合理使用,降低能耗。公務用車,公司領導人員在市內參加各種業務活動,派車接送;到外地出差,送到火車站或機場。公司其他員工遇有緊急、重要公務或因路遠等必需用車的情況時可酌情批准派車。公司組織集體活動,酌情安排用車。
5.日常制度監管:在現有的管理模式中,加大行政督導的執行力度,有效地實施行政制度及監管,及時調整管理方式、方法,建立和諧的工作氛圍與高效運作的工作效率。
三、外部溝通
1.政府職能部門溝通:作為公司與政府部門溝通的視窗,我們應以熱忱態度與政府部門建立起真誠信任的關係,端正自己的位置,靈活處理。
2.合作伙伴溝通:要注意多方瞭解與業務相關的事務,以做到準確理解對方的意圖、幫助進行有效的溝通與傳達,但在處理事務時注意以公司利益為重。
3.注重禮尚往來:節日禮品、賀卡等,在重要的節日(如聖誕節、新年、春節、或重要合作伙伴[客戶]的公司紀念日等),應在徵求總經理意見之後,以禮品或賀信及時致意,維護與合作伙伴的友好關係。在業務合作中,適時提醒經理並根據經理要求為其安排與合作伙伴的定期溝通活動或輕鬆的就餐,與合作伙伴建立經常性的溝通。以促進彼此的瞭解與進一步的合作。
行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁複雜。企業行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務,但是行政工作在企業中的作用是不可小視的,所以也要求從事這個崗位工作的人員要具備一定的職業素養。
從事行政專員所具備的素質:
1. 工作態度:必須對企業的背景、企業所在行業及市場的定位、企業行政管理系統及企業文化有所瞭解。
2. 工作技能:有電腦、外語、文筆、溝通技能、時間管理、壓力管理、情緒管理等方面的能力。
3. 業績方面:領悟上級主管的意圖,工作高效率,有服務意識,工作環節“零缺陷”。
建議:
行政專員是每個公司所必須具備的崗位,以上所介紹的只是通常的工作內容,當然具體事務要根據各個公司的具體情況而定,但不會差的很多。在這裡我們也給廣大的大學生朋友們提供一些工作心得:
1.跟上公司的主旋律,注意公司的發展趨勢;
2.尋求晉升空間,行政工作不是你最終想要的,積累了一定的經驗,可以設法讓自己能夠勝任更重要的職位,讓老闆賞識你;
3.及時充電,你喜歡什麼想學什麼,那就馬上行動,買些書或者去圖書館看些書,這對自己是有百益而無一害;
4.學歷並不代表能力,要適當地改造自己。一開始的形象有好有壞,你可以多問下別人的看法,試著改變自己;
5.有責任心,瞭解公司的企業文化,有創新意識。責任心固然重要,但工作的效率也很重要,所以時刻準備挑戰工作出現的難題,想問題要全面;
6.制定工作和學習計劃,規劃自己的人生;
7.瞭解各部門的特點和習慣,針對性地做好材料的準備和溝通工作,可以加速公司決策的進度。行政專員對員工要儘量關心和幫助,同樣老闆其實也是普通人,人總會有不適,人總會有脾氣,我們應該給予諒解
人事行政主要職責
1、 組織制定公司人事規章制度,並督促、檢查制度的貫徹執行。
2、 組織設計和完善公司的組織結構,做好定崗定編,合理有效配置人力資源。
3、 組織開展工作分析,編制職位說明書與崗位規範,建立健全崗位責任制。
4、 進行人力資源開發,制定員工職業生涯規劃和人才梯隊計劃。
5、 負責人員招聘,通過多種渠道為公司尋求合適的人才。
6、 負責制定公司培訓計劃,組織人員參加培訓,評估培訓效果。
7、 負責組織實施績效考核,統計考核結果。
8、 負責核定各崗位的工資標準,編制年度薪資調整方案,核算每月員工的工資。
9、 負責代表公司與員工簽訂勞動合同及其保管工作。
10、負責社會保險及商業保險的辦理。
11、負責建立健全員工的人事檔案。
12、負責公司員工獎懲、差假以及升、降、調、辭等人事調整手續辦理。
13、負責員工考勤管理和紀律監察。
14、負責對員工勞動保護用品定額和計劃管理工作。
15、負責協調員工關係,解決勞動糾紛。
16、負責協調公司與政府及其他單位對口部門的關係。
17、負責組織企業文化建設。
18、負責公司人力資源資訊的上傳下達工作
-
企業負責人的崗位職責(精選6篇)
企業負責人的崗位職責篇1崗位職責:1、醫療器械產品註冊申請;2、產品生產質量控制;3、負責建立和實施質量管理體系;職位要求:1、具有醫療器械管理質量體系內審員或外審員的培訓合格證明;2、熟悉醫療器械生產質量管理工作,並具備指導和監督生產企業各部門按照規定實施質...
-
養護員崗位職責十篇
養護員崗位職責篇11、綠化養護員崗位職責1、熟悉校園的綠化面積和佈局、懂得立體綠化基本知識與技能,熟悉花草樹木的品種和數量,充分利用綠化地面積,合理佈置花草樹木的品種和數量。2、對花草樹木定期進行培土、施肥、除雜草和病蟲害,並修剪枝葉、淋水等。3、懂得...
-
體育部職責職能(通用4篇)
體育部職責職能篇11、負責收集和整理好所有教學檔案資料、各教研室上報的學生成績、學生體質與健康檔案等。列印相關教學文稿,併兼列印體育領導的有關文稿。2、負責統計與處理相關的教學與課程建設資訊,及時向教學辦公室和體育部主管領導提供資訊。3、負責高科技...
-
職能與崗位職責(精選6篇)
職能與崗位職責篇1一)崗位職稱:行政總廚報告上級:總經理或副總經理督導下級:廚房全體員工同相關部門聯絡:銷售部、財務部、工程部、人事部、餐廳部、採購部素質要求:(1)文化程度:具有普通院校大專以上或同等學歷。(2)專業知識:具有餐飲專業知識,通曉烹調學、食品營養衛生學,...