行政助理的崗位職責說明書
職責
不同行業的行政助理有不同的職責,工業企業的行政助理的主要職責是:
1、負責員工的考勤,於次月第一個工作日提供考勤報表並存檔;
2、負責員工檔案管理,包括原始檔案的收集、整理、歸檔、電子檔案的建立;
3、對一般檔案的起草和行政人事檔案的管理;
4、依據人力資源要求計劃,組織各種形式的招聘工作、收集招聘資訊、協助招聘工作;
5、處理人事日常管理工作,負責請假、招聘、錄用、保險、合同等人事手續的辦理;
6、及時辦理相關證件的註冊、登記、變更、年檢等手續;協助做好公司人力工作的管理、培訓與指導;
7、組織公司各種活動的策劃;
8、負責辦公用品採購計劃制定及物品領取管理。
具體工作
在各種行政事務方面幫助和服務於公司員工,例如負責訂機(車)票,聯絡各種培訓事宜,聯絡和管理公司交通班車服務,食堂餐飲服務管理,與外部物業管理聯絡督促其更好的服務於公司,聯絡和協調各種集體活動例如集體外出旅遊、受訓、公司運動會、年會和晚會等。還包括管理和組織辦公室文具供應,辦公設施的管理等。
行政助理具體工作如下:
1、記載員工出勤情況;
2、記載工作時間和加班時間;
3、考核計算扣假工資和加班工資等;
4、處理和維護主管日程,準備和完成各類檔案報表;
5、閱讀和分析各類資訊,制定工作計劃,做好時間分配;
7、傳達通知、分發檔案;
8、安排公司各種會務和組織員工各種活動;
9、接待訪客並決定是否讓主管或其他工作人員與之會談;
10、對公司各種檔案和檔案進行整理、歸檔;
11、履行辦公日常職責,如辦公用品採買、管理和分發,維護記錄管理系統和執行基本的簿記工作等 ;
12、辦理各種行政事務和手續,比如填報報表、公司年檢、影印列印等;
13、負責平時員工福利的採購工作,比如日常的水果、中秋的月餅、公司年貨、生日禮品、節日禮品,等等。
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