會議前期準備和座位座次安排
1、根據任務,認真細緻聯絡各個協作單位,準確及時做出詳細會議方案,列明會議各項費用。
2、簽定合作協議。
3、按照協議預定會議地點,安排會議場地,落實會議各項具體工作,儘快完成人員配備和物質準備:
會標音響主席臺物品擺放、座次茶具飲品
登記臺簽到薄休息安排翻譯、禮儀及服務員配備
會場清潔接手紀念品、禮品(發放)會場佈置
禮儀演習彩排會議檔案資料歡迎標語、接站標牌
核實有無特殊要求或行動不便的客人餐住車輛
4、聯絡新聞媒體,協助宣傳,招商事宜。
5、邀請客戶實地詳細考察會議安排。彙報我們所提供食、住、行、遊、購、娛等的各個環節,並徵求您寶貴的意見。
6、會前一天再次逐項檢查:人員、物品、設施裝置;各項工作責任落實到人。
會中服務
1、提供經驗豐富的接待人員全天協助會務工作,協調安排會議各個環節。
2、落實歡迎標語,大廳指示牌、迎賓接站到位情況,會議報到登記,發放會議資料。
3、按要求為會議期間的重要客人(vip)提供特殊照顧、服務(如提供高檔豪華專車、娛樂建議等)。
4、按要求安排會議接站要作,指派專車到機場,火車站接,送參會代表,代訂返程飛機票,火車票,提供會議期間的用車。
5、按要求為其提供相關的外語翻譯、攝像、禮儀、公關、文祕等服務。
6、按照要求及會議的具體地需要,提供白板、紙筆、音像裝置、投影儀等各種會議裝置。
7、會場服務:主席臺香巾、飲品服務、果盤、會場貴賓飲品、香檳服務;會場秩序維持服務(清理閒雜人員);清潔服務;會場裝置維護;應急情況處理;清理會場(撤會議物品,清理與會人員遺留物並登記,清潔會場;在會議答謝宴會上穿插即興的文娛活動,為您安排最好的節目與演員、樂手、提升現場氣氛。
8、按要求提供會議或會展期間的後勤保障和外圍協調服務,保障會議安全順利進行,代辦會展客店用品、土特產品、會議禮品的郵寄、託運。
9、安排代表入住和退房,引導客人就餐,茶歇。
10、安排會議期間或者會議之後的考察活動。
11、及時準確向會議主辦方會議負責人員彙報每天情況,誠懇徵求意見,盡力接受主辦方臨時增加服務專案。
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