企業檔案的管理制度
檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理。其中:一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業務歸屬綜合處,由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規定,以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作,負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定,認真細緻地做好檔案保管以及利用工作,充分發揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的檔案資料,均由公司集中統一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的檔案資料,原則上必須是原件,原件用於報批不能歸檔或相關企業須保留的,綜合處儲存影印件。
4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔;以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批覆,屬付款性質的,由財務處儲存原件;屬人事問題的,由勞資員儲存原件;屬工程專案的,由工程處儲存原件。其他重要報告,在企業資料歸檔範圍內的,連同有關資料由經辦人整理後移交檔案室。歸檔範圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經濟合同,應保留三份原件,主管經理儲存一份,財務處及業務處室各儲存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務處儲存原件。
7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求儲存的記錄、檔案均按規定儲存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房,各處、部門應根據儲存檔案數量,設定存放檔案的箱櫃,並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法,根據分類法,編制分類目錄;根據需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便提供利用。
4、檔案要分類,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,瞭解利用者的需求,掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況,確定檔案保管期限,每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷燬的檔案,由檔案管理員編造銷燬清冊,經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續。
檔案借閱制度
1、檔案屬於公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料,須經檔案所屬部門負責人批准。借閱檔案材料,屬借閱部門經辦的,由部門負責人批准;借閱非本部門經辦的檔案材料,須經綜合處處長批准。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經綜合處處長批准。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一週,必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經綜合處長報經理批准。
5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或影印、不得拆卸、損汙檔案,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,並報告主管部門及時處理。
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