淺談電話禮儀常識
電話被現代人公認為便利的通訊工具,在日常工作中,使用電話的語言很關鍵,它直接影響著一個公司的聲譽;在日常生活中,人們通過電話也能粗略判斷對方的人品、性格。下面是本站小編給大家蒐集整理的電話禮儀常識文章內容。
接打電話的的基本禮儀常識(一)重要的第一聲當打電話給某單位,若一接通,就能聽到對方親切、優美的招呼聲,心 裡一定會很愉快,使雙方對話能順利展開,對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給
對方留下完全不同的印象。同樣說:“你好, 這裡是XX公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆,給對方留下好的印象,對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住,接電話時,應有“代表單位形象”的意識。
(二)要有喜悅的心情打電話時要保持良好的心情,這樣即使對方看不見你,但是從歡快的語調中也會被你感染,給對方留下極佳的印象,由於面部表情會影響聲音的變化, 所以即使在電話中,也要抱著“對方看著”的心態去應對。
(三)清晰明朗的聲音打電話過程中絕對不能吸菸、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽”得出來。如果你打電話的時候,彎著腰躺在椅子上,對方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的,若坐姿端正,所發出的聲音也會親切悅耳,充滿活力。因 此打電話時,即使看不見對方,也要當作對方就在眼前,儘可能注意自己的姿勢。
(四)迅速準確的接聽
現代工作人員業務繁忙,桌上往往會有兩三部電話,聽到電話鈴聲,應準確迅速地拿起聽筒,最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種,若長時間無人接電話,或讓對方久等是很不禮貌的,對方在等待時心裡會十分急躁,你的 單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠,聽到電
話鈴聲後,附近沒有 其他人,應該用最快的速度拿起聽筒,這樣的態度是每個人都應該擁有的, 這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話 筒,應該先向對方道歉,若電話響了許久,接起電話只是“喂”了一聲,對方會 十分不滿,會給對方留下惡劣的印象。
(五)認真清楚的記錄隨時牢記5WIH技巧,所謂5W1H是指① When何時② Who何人③ Where何地 ④ What何事⑤ Why為什麼⑥ HOW如何進行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對打電話,接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備,有賴於 5WIH技巧。
(六)瞭解來電話的目的上班時間打來的電話幾乎都與工作有關,公司的每個電話都十分重要,不可敷衍,即使對方要找的人不在,切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要儘可能問清事由,避免誤事。首先應瞭解對方來電的目的,如自己無法處理, 也應認真記錄下來,委婉地探求對方來電目的,就可不誤事而且贏得對方的好感。(七)掛電話前的禮貌要結束電話交談時,一般應當由打電話的一方提出,然後彼此客氣地道別, 說一聲“再見”,再掛電話,不可只管自己講完就結束通話電話。
接電話的禮儀常識接聽電話不可太隨便,得講究必要的禮儀和一定的技巧,以免橫生誤會。無論是打電話還是接電話,我們都應做到語調熱情、大方自然、聲量適中、表達清楚、簡明扼要、文明禮貌。摺疊
1、及時接電話一般來說,在辦公室裡,電話鈴響3遍之前就應接聽,6遍後就應道歉:“對不起,讓你久等了。”如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽,代接的人應妥為解釋。如果既不及時接電話,又不道歉,甚至極不耐煩,就是極不禮貌的行為。儘快接聽電話會給對方留下好印象,讓對方覺得自己被看重。摺疊
2、確認對方對方打來電話,一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚,就應該主動問:“請問你是哪位?我能為您做什麼?您找哪位?”但是,人們習慣的做法是,拿起電話聽筒盤問一句:“喂!哪位?”這在對方聽來,陌生而疏遠,缺少人情味。接到對方打來的電話,您拿起聽筒應首先自我介紹:“你好!我是某某某。”如果對方找的人在旁邊,您應說:“請稍等。”然後用手掩住話筒,輕聲招呼你的同事接電話。如果對方找的人不在,您應該告訴對方,並且問:“需要留言嗎?我一定轉告!”摺疊3、講究藝術接聽電話時,應注意使嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒,仔細傾聽對方的講話。最後,應讓對方自己結束電話,然後輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處,這極不禮貌。最好是在對方之後掛電話。摺疊
4、調整心態當您拿起電話聽筒的時候,一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上,它也會藏在聲音裡。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃著臉,聲音會變得冷冰冰。打、接電話的時候不能叼著香菸、嚼著口香糖;說話時,聲音不宜過大或過小,吐詞清晰,保證對方能聽明白。
5、左手接聽電話便於隨時記錄有用資訊。
使用手機注意事項在手機越來越普及的今天,我們在使用手機時,應遵循以下幾點原則:
1、不要在醫院或者是在機場用手機,以免影響機場及醫院的電子裝置。
2、打電話時,請注意一下,有些地方是不允許使用手機的。如加油站,一些餐館,酒吧,劇院,電影院以及火車行李站都禁止使用手機。
3、當不使用手機時,請鎖住手機按鈕,以防意外撥打諸如119、110、120等特殊的電話號碼。
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