公務電話的禮儀常識
公務接打電話也是公務員的工作之一。下面是本站小編給大家蒐集整理的公務電話的禮儀文章內容。希望可以幫助到大家!
公務電話的禮儀常識客戶臨門,你自然會歡迎他,邀請他進入你的辦公室,讓他舒舒服服地坐下。
有人來電話,實質上也是訪客,理應獲得相同的禮遇。你歡迎電話訪客的方式,就是先清清楚楚地提供自己和公司,讓對方明白他這通電話沒打錯地方。
邀請電話訪客進入你氛圍的方式,就是仔細聆聽他所要陳述的事情。
讓電話訪客舒舒服服坐下的方式,就是向他證明你如何能協助他,或將電話訪客轉接到能夠提供協助的人員。在你確保他獲得服務之前,都不能匆匆退場,將他棄而不顧。
這些也就是公務電話致候入門要領。聽起來全是最基本的要求,可是在今日複雜的企業界裡,區區目標卻極難掌握得當。如果你真想精擅商業禮儀,立刻去查查你們公司的現行電話程式。有人打電話進公司,你可知道? 他會經歷到什麼?
歡迎電話訪客的,是類似下述的多項選單選擇嗎?
如果您知道對方分機號碼,請輸入分機號碼。如果您需要訂單或索取賬戶資料,請按9,再按*號鍵,請準備好您22位數的賬戶號碼。如果您需要本公司透過布朗併購公司提供的新產昂資訊,請拔(020)123456。如果您需要重聽這段錄音,請按8,再按#字鍵。如果您使用的不是按鍵式電話,請等待錄音重複5次之後,本公司人員會自動協助您。我們重視您的來電,但是由於線路繁忙,服務人員都在講話中,請您別結束通話電話,服務人員會依照來電順序接聽您的電話。
祝您有個美好的一天!
當有人打電話給您,或想與公司某職員聯絡時,他聽到的,是不是這一類的歡迎辭?或者,也許是一名忙昏頭的接線生在接收電話,說:“你等一下?”她問都還沒問完,根本不知道你是不是能等,就又忙著去接另一條線。經過一番折騰,她終於把你轉接到你想通話的分機上頭,你卻發現你抵達的竟是那人的語音信箱。它告訴你,你得留言,或按數字7,或按某某分機,會有助理人員協助你。你乖乖地一步一步遵從指示,到頭來,發現面對的仍是助理的語音信箱。
請問,這種經驗是不是會讓你氣憤?即使說得再好聽,那無論如何也是一種無禮的待遇。對於你自己的電話訪客,你當然不希望他們遭受相同的經歷。
即使你一本初衷,致力改善電話溝通品質,可是倘若不時時監聽所屬單位的電話致候禮儀,情況還是會“進化”到以上例證的某一型“變奏”。你堅守這些基本原則,你的電話訪客就可以免於尖叫的衝動,將那些尖叫留待觀看恐怖電影時再盡情發洩出來吧!
公務接待和拜訪的禮儀接待或拜訪是公務人員在公務活動中的一項經常性的工作。公務人員在接待中和拜訪中的禮儀表現,不僅關係到他本人的形象,而且還涉及到他所代表的組織形象。因此,接待禮儀和拜訪禮儀歷來受到重視。
1.接待人員對來訪者,一般應起身握手相迎,對上級、長者、客戶來訪,應起身上前迎候。對於同事、員工、除第一次見面外,可不起身。
2.不能讓來訪者坐冷板凳。如果自己有事暫不能接待來訪者,應安排祕書或其他人員接待客人。不能冷落了來訪者。
3.要認真傾聽來訪者的敘述。公務往來是“無事不登三寶殿”,來訪者都是為了談某些事情而來,因此應儘量讓來訪者把話說完,並認真傾聽。
4.對來訪者的意見和觀點不要輕率表態,應思考後再作答覆。對一時不能作答的,要約定一個時間再聯絡。
5.對能夠馬上答覆的或立即可辦理的事,應當場答覆,迅速辦理,不要讓來訪者無謂地等待,或再次來訪。
6.正在接待來訪者時,有電話打來或有新的來訪者,應儘量讓祕書或他人接待,以避免中斷正在進行的接待。
7.對來訪者的無理要求或錯誤意見,應有禮貌地拒絕,不要刺激來訪者,使其尷尬。
8.如果要結束接待,可以婉言提出藉口,如“對不起,我要參加一個會,今天先談到這兒,好嗎?”等,也可用起身的體態語言告訴對方就此結束談話。
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