公司檔案管理制度參考
檔案管理制度
一、 為規範公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。
二、 歸檔範圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、 檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3. 凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。
4. 各部門專用的收、發文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。
七、 檔案的借閲
1. 總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閲非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閲手續。
2. 因工作需要,公司的其他人員需借閲非密級檔案時,由部門經理辦理《借閲檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機密、祕密三個級別,絕密級檔案禁止調閲,機密級檔案只能在檔案室閲覽,不準外借;祕密級檔案經審批可以借閲,但借閲時間不得超過4小時。祕密級檔案的借閲必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批,具體按委託書的內容執行。
4. 檔案借閲者必須做到:
① 愛護檔案,保持整潔,嚴禁塗改。
② 注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、 檔案的銷燬
1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。
2. 當某些檔案到了銷燬期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷燬審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批准後執行。
3. 凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬;一般的檔案資料,由總經理辦公室主任批准後方可銷燬。
4. 經批准銷燬的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批准的《公司檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷燬公司檔案資料時,必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷燬。
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中華人民共和國檔案法實施辦法
中華人民共和國檔案法實施辦法第一章總則第一條根據《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)的規定,制定本辦法。第二條《檔案法》第二條所稱對國家和社會有保存價值的檔案,屬於國家所有的,由國家檔案局會同國家有關部門確定具體範圍;屬於集體所有、個人所有...
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檔案室工作總結示例
檔案室2004年工作總結一年來,在企業的正確領導下,檔案室始終堅持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導,貫徹執行黨和國家有關檔案工作的法律、法規,堅持依法治檔,加強基礎建設,提高管理水平,優化服務質量,立足紮實,圍繞企業中心,服務大局,取得了一定成績。一.認真學習...
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檔案工作先進單位申報材料示例
在區、局檔案主管部門的領導下,教育中心的檔案工作在以往成績的基礎上,不斷深入。在檔案管理制度化、規範化上,在檔案利用率擴大上,在檔案工作人力、物力、財力的加強投入上,在檔案員的培訓上作了一些工作,取得了一些成效。現申報2004年度區檔案工作先進單位。<?xml:...