祕書接待實務案例分析
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祕書接待實務案例分析上司在走廊上聊天
琳達是梅隆娛樂(上海)公司市場部經理的祕書。這天上午十點鐘,上海陽光文化公司的徐總如約準時到了。琳達把客人領到會客室後,去上司辦公室通知上司,可上司沒有在辦公室。琳達出來一找,發現上司站在走廊上和公司營銷總監説話。而對這種情況,琳達應該怎麼辦?下面有5個選項:
a、對上海陽光文化公司的徐總説:“我們經理現在不在座位上。按理他應在座位上,我再去找一找,如何?”
b、上司正在與公司營銷總監説話,看樣子上司知道預約的客人到了。為了引起上司的注意,琳達走上前去悄悄説預約的客人到了。
c、對正在與公司營銷總監談話的上司説:“不好意思,打斷你們的談話。您預約的客人已經到了。是否還讓他等一會兒?”
d、對正在與上司談話的營銷總監説:“不好意思,打斷你們的談話。預約的客人已經到了。你們的談話是否可以等一會兒再繼續?”
e、對上海陽光文化公司的徐總説:“實在不好意思,上司有急事不在座位上。如果可以的話,我們另約時間見面好嗎?”
請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的,並説明理由。
答案c
即使是在與公司營銷總監談話,也要優先考慮預約而來的客人,所以,必須將客人已到的信息傳遞給上司。當然,上司與公司營銷總監的談話也許就快完了,也許還要稍等一會兒。但不管怎樣,琳達還要問一下上司的意見。
客人提前到達
琳達是斯邁爾機械(上海)公司總經理的祕書。這天下午2點,江蘇萬馬公司江總來訪。琳達看了看日程表,上司與江總約好是3點見面,現在對方提早1小時到了。上司正在開會,估計3點左右結束。於是琳達與江總進行了下面的一段對話:
a、琳達:“可能我聽錯了,聽總經理説你們約好的是3點?”
江總:“實在不好意思……我記得似乎是2點。”
b、琳達:“不知是誰弄錯了,反正今後注意一些就可以了。”
江總:“那現在總經理正忙着嗎?”
c、琳達:“實在不巧,總經理正在開會。我去問一下他,請您稍等一會兒,可以嗎?”
江總:“給你添麻煩了!”
d、琳達:“會議還有30分鐘左右結束,您能再等一會兒嗎?”
江總:“那我就再等一會兒吧。”
e、琳達:“那這邊請,我帶您去接待室。”
江總:“謝謝!”
請從上面5句話中挑選出1個你認為不合適的,並説明理由。
答案是b。
既然對方説了“實在不好意思”進行了道歉,祕書就沒有必要再提醒對方“今後注意”了,更何況對方是老總,是上司的客人。
上司在外面預約的客人
琳達是聯合日化(北京)公司銷售部經理的祕書。這天上午,一個琳達不認識的客人來訪。對方自我介紹,他是琳達的上司在拜訪客户時認識並預約的客人。面對這種情況,琳達應該怎麼辦?下面有5個選項:
a、對客人説由於是上司外出時預約的客人,自己不知道,所以表示道歉。
b、對客人説,自己沒有聽上司説過這事,問客人上司是在什麼時候和在哪兒與他預約的。
c、對客人説等會兒上司會打電話回來,她會轉告他,並問對方是否可以給自己一張名片。
d、上司回公司的時候,一邊轉交客人的名片,一邊介紹來訪客人的樣子。
e、對上司説,如果在外面預約了客人能否提前告訴自己?
請從上面5個選項中挑選出1個你認為不合適的,並説明理由。
答案是b。
上司在外面預約客人,沒有告訴祕書是很正常的。既然是上司預約的客人,那就沒有必要問對方上司是在什麼時候和地方預約他的,給對方造成一種不信任感。
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