貴港市二輕聯社檔案立卷歸檔制度

根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局印發的《機關檔案工作業務建設規範》，為使市二輕聯社在各項工作活動中形成的應歸檔的各類文件材料及時、準確、齊全、完整地歸檔，保證案卷質量，有效地發揮檔案的作用，制定本。

一、 歸檔範圍

凡是在各項工作中形成的反映本聯社各個時期工作全貌和各項活動開展情況的，具有查考利用價值的各種文件材料，以及照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等，均屬於歸檔範圍。

文書類

1、 上級機關召開的需要貫徹執行的會議文件材料;

2、 上級機關頒發的並要執行的決議、決定、指示、命令、條約、規定、國民經濟計劃(長遠計劃、年度計劃和控制數字)等文件材料，以及普及的、非本機關主管業務但需要執行的法規性文件;

3、 領導人講話、紀要、通知、簽到、記錄、討論通過的文件和彙報材料;

4、 黨組會議的紀要、記錄、彙報材料;

5、 請示與上級機關的批覆，下級機關的請示與本級的批覆;

6、 反映主要職能活動的工作計劃、總結;

7、 彙總的統計表和統計材料;

8、 與有關單位簽訂的各種合同、協議書，協商工作的往來文件材料;

9、 財產、物資、檔案的交接憑證;

10、幹部任免、職工獎勵、處分決定等文件材料;

11、人員編制表，黨員、團員、幹部、工人名冊、報表，幹部、工人轉移工資、行政、黨團組織介紹信及存根。

會計類

1、 各種憑證：會計工作中的原始憑證和記賬憑證、工資表等;

2、 各種賬簿：總賬、明細賬、日記賬、固定資產賬、現金出納帳、銀行存款帳等;

3、 各種報表：決算表、月報表、季報表;

4、 會計工作中形成的有關資料、收據、移交清冊、保管清冊、銷燬清冊等。

設備方面

1、各種設備、儀器的圖樣、説明書、裝箱單、安裝圖、線路圖等有關材料;設備、儀器安裝調式和驗收過程中的技術性和憑證性的文件材料;

2、設備、儀器的檢查、維修記錄;改進、改裝和報廢的文件材料;

3、重大設備事故的調查報告、事故分析、通報總結等。

聲像類

聲像材料包括具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等。

1、 上級領導視察、檢查工作的聲像材料，市政府領導重要講話的聲像材料;

2、 各種大型會議的聲像材料;

3、 獎狀、獎旗、獎盃、榮譽證書等有紀念意義、憑證性的實物和展覽照片;

4、 其他具有特殊意義和保存價值的聲像材料。

二、 歸檔時間

1、 文書檔案按年度歸檔。

2、 會計檔案在會計年度終了後，會計、財務部門按歸檔要求將應歸檔材料整理立卷。

3、 設備檔案在產生後隨即向檔案室歸檔。

4、 聲像檔案在產生後隨即向檔案室歸檔。

三、 歸檔要求

1、歸檔的文件材料必須是辦理完畢或告一段落的，能準確地反映各方面工作、活動、重大事件的真實內容和歷史過程，並具有保存價值。

2、歸檔的文件材料必須由有關人員收集齊全，經過系統整理，確保應歸檔文件材料齊全完整，並按不同保管期限分別組卷，做到卷內文件不僅層次分明而且保持文件材料間的有機聯繫。

3、本機關人員外出參觀學習、考察和參加各種會議等帶回的文件材料，要及時交給各部門兼職文檔人員，以便按時歸檔。

4、歸檔的文件材料如系書寫材質的必須符合規定體式，並且做到字跡、線條清晰，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、複寫紙等不耐損材料書寫或繪圖。要用碳素墨水或藍黑墨水書寫，以利於長期保存。

5、不同年度的文件應分別立卷，一般不得放在一起立卷，有針對時間的文件材料必須在文件針對的年度立卷;多年的規劃應放在第一年立卷;多年的總結放在針對的最後一年立卷;回顧、紀念性的材料放在形成年度立卷。

6、每個案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。文件材料的題名不得隨意更改或簡化，沒有題名的應擬寫題名，沒有責任者、年、月、日的要考證清楚填入有關項內。會議記錄應填寫每次會議時間、主持人、參加會議人員和主要內容。

7、卷內文件材料的情況説明，應逐項填寫在備考表內。若無情況可説明，應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上，以示負責。

8、聲像檔案由攝錄人員負責整理。對每張照片、底片、每盒錄音帶、錄像帶均應寫出簡明的文字説明材料(包括事由、時間、地點、人物、背景、攝錄者等六要素)。