接電話的禮儀知識彙集
電話是代表你個人形象的重要窗口,接打電話時,一定要表現出良好地禮儀風貌,具體可歸納為“禮貌、簡潔和明瞭”。下面有小編整理的接電話的禮儀知識彙集,歡迎閲讀!
一、接電話的禮儀
1、第二次鈴聲響完是最佳的接聽時機。太快或太慢接聽電話都是不合適的。如果第一聲響起後立刻拿起話筒,對方會沒有思想準備。就象你希望和某個人講話,如果他猛然衝到你的面前,你也會嚇一跳的;如果在第三聲響後接聽,對方已經有等待的感覺了。所以我們在第二次鈴聲響過以後拿起話筒是最合適的。如果你在第四聲後才接聽,應該有道歉的話語,如“您好!讓您久等了”。
2、接聽電話的動作。第一聲電話鈴聲響起,我們可以把左手放在電話上,準備用左手拿話筒,右手進行電話記錄(左手寫字傾向的人恰好相反,用右手準備拿起話筒)。
3、接聽的第一句話。通常拿起話筒,我們習慣性的第一句話是“喂”。嚴格來講,“喂”是試話筒的聲音。當接聽電話是工作的一部分時,應該體現精煉、從容的職業感覺,所以“喂”這句開場白是必須去掉的。取而代之的應該是問候語。
問候語的時段性:
9:00以前,早上好;
9:00—12:00,上午好;
12:00—13:30,中午好;
13:30—17:30,下午好;
其他時間可以説“您好”。
根據公司要求,在問候語之後,可以報出公司和部門名稱以及你個人的姓名。
4、電話記錄的內容:5個“W”,1個“H”。 5 個“W”是指when 、who(whose) 、what 、where、why ,1個“H” 是指how。具體來講,電話記錄應該包括來電時間、來電人、來電事由、哪裏打來電話、為什麼來電話,怎樣處理等。在進行電話記錄時對數字、對方説的某個時間、電子郵件地址等信息應該重複一遍給予確認。
5、電話中的稱謂。詢問對方的姓名時應該説:“請問您貴姓?”,不能直接問“你叫什麼名字?”。如果對方告訴你他的姓名,應該對姓名中的每一個字進行確認。眾所周知,姓名就是一個人的代表符號,對姓名的重視可以暗示對他的尊重,同時可以避免產生“音同字不同”的錯誤。即便知道了對方的全名,在隨後的稱謂中也不要直呼其名,儘量使用“姓+職務”的稱呼方式,或者説××先生、××女士。
6、措辭。電話交談應該語言簡潔、措辭高雅,避免俚語或者不禮貌的語言。
7、聲音的把握。有研究顯示,當你與別人交流時,你説話的內容對別人的影響佔20%,而你的聲音對別人的感染力佔到80%。因此,聲音的作用不可小覷。在電話裏應該保持語調積極、明朗;合適的語速可以控制交流的節奏,如果對方語速過快,你可以比他稍慢一點,反之,如果對方説話很慢,你可以比他稍快一點,兩種情況都保持差距不太大。如果兩個人説話節奏相差很大,雙方都會感覺到不和諧,會影響雙方的愉快溝通;總之,聲音的把握能夠經營電話交流的感覺,傳遞你積極、鎮定的工作風格。
8、微笑的魅力。不要以為電話另一端的人看不見你,就不必在意自己的表情。其實人的情緒、態度、聲音、表情、動作等外在與內在的狀態是整體統一的。不要試圖讓自己板着臉孔卻説出悦耳動聽的語言,即便那樣,你的聲音也是乾澀的,毫無感染力可言。微笑不只是表情,它是一種美好的感覺,在電話裏看不到但是感覺的到!
9、你的情緒和身體姿態。如果你趴在辦公桌上接電話,聲音會顯得悶而不暢,會給對方造成困惑;如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話,對方能夠聽出你有些急切。因此,掌握情緒、保持良好的身體姿態是很有必要的。
10、正確處理接電話過程中的各種情況。如果對方要找的人不在,應該説“他(她)恰好不在”,或者説“公務外出”,不要透露同事的去向。若有留言需轉告,應該記錄下來,以免忘記交給同事,或者因為事情太多而弄錯電話內容。如果電話需要轉接,應該説“好的,請稍等。”若分機無人接聽轉回總機,應該用第一次接電話的方式接聽。如果電話中噪音比較大,聽不清對方説話,應該直截了當的告訴對方“對不起,我聽不清您講話,請您再撥一遍。”有時辦公室內恰好有客人在,電話鈴聲響起時,應該對客人禮貌的説明“對不起,我接個電話。”對自己沒有及時接到的電話,應該在二十四小時以內給予回覆,如果有特殊的情況沒能及時回覆,一定要向對方做一個簡單的解釋。
11、接電話的時間與掛斷電話。商務電話不是“煲粥”,時間一般不應超過三分鐘。掛斷電話時,應該禮貌的説“再見”,並由打出電話的一方先掛斷電話。
-
工作一年後工作心得(精選5篇)
工作一年後工作心得篇1去年的今天,我揮着崇高的理想來到了多年前嚮往的城市-上海,如今在這個繁華的城市已經生活了一年,從一個稚嫩的大學生漸變成一個職場新人,從某些方面來説有了一定的提高或者説進步,經過一年的磨練使我成熟、自信了很多。通過一年的學習和磨練,我...
-
職場禮儀需要注意的事項(精選3篇)
職場禮儀需要注意的事項篇1俗話説,坐有坐相,站有站姿!良好坐姿也會提升你的自信!想象一下,你的同事是否會對一個坐在電腦前,縮着脖子,弓着腰的人留下好印象?職場禮儀需要注意的事項篇2淺談大學生職場禮儀摘要初入職場的新人常會手足無措,一旦觸碰禮儀的雷區,難免貽笑...
-
2023大學生職場禮儀(精選19篇)
2023大學生職場禮儀篇1禮儀是人類為維繫社會正常生活而要求人們共同遵守的最起碼的道德規範,它是人們在長期共同生活和相互交往中逐漸形成,並且以風俗、習慣和傳統等方式固定下來。對一個人來説,禮儀是一個人的思想道德水平、文化修養、交際能力的外在表現,對一個...
-
大學生職場基本禮儀的知識(精選5篇)
大學生職場基本禮儀的知識篇1這不關我的事如果你以為這樣説就是明哲保身,其實你説出這句話的時候上司或者同事會覺得你有失職的嫌疑,如果你不想被嫌棄被孤立的話,就千萬不要隨便説出這句話,你説出這句話就是對自己逃避責任與公司劃清界限。你行你上啊在職場中,同事...