撥打電話的禮儀
電話是代表你個人形象的重要窗口,接打電話時,一定要表現出良好地禮儀風貌,具體可歸納為“禮貌、簡潔和明瞭”。
(一)本人接電話要注意的禮儀:
一是要接聽及時。電話鈴響要立即停止自己所作之事,親自接聽電話。一般以鈴響三次拿起話筒為最好時機。
二是接電話時,一定要使自己的行為合乎禮儀,
要注意以下三點:
(1)拿起話筒後,應自報家門,並首先向對方問好,如:“您好”,“您找哪位?”
(2)通話時,要聚精會神地接聽電話,通話終止時,要向對方道一聲“再見”。
三是主次分明。接電話時不要與人交談、看文件或者看電視、聽廣播、吃東西。如在會晤客人或舉行會議期間有人打來電話,可向其説明原因,表示歉意,如“對不起,我正在開一個很重要的會議,會議結束後,我與你聯繫”。
(二)代接電話也要講禮儀
在為他人代接、代轉電話的時候,也要注意以禮相待,尊重隱私,記憶準確,傳達及時。具體是: 以禮相待。在接電話時,對方所找的人不是自己,應友好地問:對不起,他不在,需要我轉告什麼嗎? 尊重隱私。代接電話時,不要詢問對方與其所找之人的關係。當對方有求於己,希望轉達某事給某人時,要守口如瓶,千萬不要隨便擴散。別人通話時,不要旁聽,更不要插嘴。 記憶準確。代接電話時,對方要求轉達的具體內容,要記錄的正確無誤,免得誤事。 傳達及時。代人接電話,首先弄清找誰。如果答應對方代為傳話,要儘快落實,不要輕易把自己轉達的內容託他人轉告,這樣不僅容易使內容走樣,而且有可能會耽誤時間。
(三)打電話應注意的禮儀
1、通話時間:不要在他人的休息時間之內打電話。如,每日上午7點之前,晚上10點之後以及午休的時間;也不要在用餐之時打電話。打公務電話,不要佔用他人的私人時間,尤其是節、假日時間。
2、通話時間的長度:以短為佳,寧短勿長。一般限定在3分鐘之內,儘量不要超過這一限定。
3、通話內容要簡明扼要,長話短説,直言主題,力戒講空話,説廢話,無話找話和短話長説。
4、通話語言要文明。通話之初,要向受話方首先恭恭敬敬地問一聲“您好”!然後再言其他。終止通話預備放下話筒時,必須先説一聲“再見”。
5、通話時態度、舉止要文明。 通話時,“您好”,“謝謝”,“請”,“麻煩”,“勞駕”之類的謙詞該用一定要用。若撥錯了電話號碼,一定要對聽者表示歉意,不要一言不發,掛斷了事。 在舉止方面,應對自己有所要求,不要把話筒夾在脖子下;不要趴着,仰着,坐在桌角上;不要高架雙腿在桌子上。撥號時,不要以筆代手,通話時,不要嗓門過高,終止通話放下話筒時,應輕放。
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