轉接電話留心露隱私
案例一
是個男的
“喂,王姐,你的電話,是個男的”。小趙接了一個電話,大聲地招呼王姐過去接電話。整個辦公室的人都聽到了有個男的找王姐,大家都抬起頭來看着王姐。王姐非常不好意思地過去接電話。
案例二
刨根問底
“請問,李先生在嗎?”李先生的愛人聽到電話裏一個年輕女士的聲音找自己的愛人,馬上提高了警覺:“你是誰啊?哪個單位的?你找他有什麼事嗎?你怎麼知道我們家電話的?”打電話的女士一聽對方愛人刨根問底的,而且覺得這種問話方式簡直是在污辱自己,她馬上説:“沒什麼事,不用找了!”
案例三
小道消息
小麗接到一個電話,“幫我叫一下小飛。”小麗聽出是局長的聲音,她趕緊把小飛叫來,自己就在不遠處豎起耳朵聽電話,她聽到小飛説“好,我馬上去您辦公室。”小飛匆匆走了。小麗立即跑到張大姐那裏:“張大姐,局長叫小飛去一趟,一定是他那天喝醉酒打人的事被局長知道了,這還不得嚴厲處分,弄不好開除呢。”過了幾天,單位裏都在傳小飛喝醉酒打人被局長狠狠批評了。
■轉接電話拿着話筒和放下話筒一個樣
很多人在拿着話筒時,通常會比較注重自己的語言,會説“您找哪位?請您稍等。”放下電話找人時,往往忘了對方也能聽見,變得隨心所欲,就像前面案例中所説的,變成了“是個男的”,或者説“一個有外地口音的人”,“一個聲音挺嬌的小姑娘”。當對方在電話裏聽到這些形容方式時,會感到不愉快。因此轉接時,要同樣用客氣的方式叫人,或者應該用手捂上話筒,注重隔音。
■做好電話記錄
假如對方要找的人不在,要儘量做好電話記錄工作。記錄內容包括什麼人、什麼時間打的電話、大概是要説什麼事(假如對方不願意不必強問)、對方有什麼要求(一看到字條馬上回電話,還是晚上再打電話等)。通常很多人在轉接電話時不予記錄或者記錄得非常簡單,只有一個姓和一個電話號碼,這樣對方要找的人工作繁忙的話,這種電話可能得不到及時回覆。
■確認對方姓名身份儘量用褒義詞語
替人轉接電話,確認對方姓名時,儘量要用褒義詞語。不要脱口而出,用習慣用語去確認對方的姓名。比如“您姓孫,是孫子的孫嗎?”“您姓冷,是冷淡的冷嗎?”諸如此類,讓對方聽了感到不快。其實可以改成“是孫子兵法的孫嗎?”“是冷熱的冷嗎?”在記錄對方電話號碼時,則一定要重複,以免記錯。
■未經要接電話者同意不要輕易將手機號碼告訴對方
轉接電話時,假如來電者要找的人不在,對方詢問手機號碼時,轉接者一定要經過要接電話者同意才能把手機號碼
告訴對方。否則可能嚴重干擾到要接電話者的工作或生活。
■講究口德不亂傳閒話
假如轉接到了一個敏感人物的電話,比如大家懷疑某某跟某某有非凡關係,恰好某某打電話找某某時被你接到了,這種時候千萬不要捕風捉影,不要去轉告第三人“誰給誰來電話了”,更不能在旁邊偷聽對方的電話內容。不論是緋聞還是面對關係過於緊密的上下級,接電話者都不能妄自猜測,隨意傳播。就像案例中所説的小飛的例子,隨意猜測傳播嚴重破壞了正常的人際關係。
轉接電話應把握好分寸
專家觀點
轉接電話不僅是幫忙叫人和記錄來電者姓名和電話號碼,它實際是一個如何處理好自己與來電者、自己與要接電話者之間關係的重要表現。因此轉接電話需要一個職業性處理。一方面要清楚有效地把電話轉接出去,另一方面不能給來電者留下不良印象,也不能給要接電話者帶來麻煩。該你説的不該你説的應把握好分寸。
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