電話禮儀的注意事項
電話已經成為我們生活不可或缺的身邊工具,如何接打電話,也是一門藝術,有許多禮儀需要注意。下面是本站為大家準備的電話禮儀的注意事項,希望可以幫助大家!
電話禮儀的注意事項
電話的語言禮儀
語言表達儘量簡潔明白,吐字要清晰,不要對着話筒發出咳嗽聲或吐痰聲。措辭和語法都要切合身份,不可太隨便,也不可太生硬。稱呼對方時要加頭銜,無論男女,都不可直呼其名,即使對方要求如此稱呼,也不可用得過分。切不可用輕浮的言語。
電話的聲音禮儀
接打電話,雙方的聲音是一個重要的社交因素。雙方因不能見面,就憑聲音進行判斷,個人的聲音不僅代表自己的獨特形象,也代表了組織的形象,所以打電話時,必須重視聲音的效果。一般要儘可能説標準的普通話,這不僅易於溝通,而且普通話是最富有表現力的語言。其次,要讓聲音聽起來充滿表現力,聲音要親切自然。使對方感受到自己是位精神飽滿、全神貫注、認真敬業的人,而不是萎靡不振、灰心喪氣的人。再次,説話時面帶微笑,微笑的聲音富有感染力,且可以通過電話傳遞給對方,使對方有一種温馨愉悦之感。
出現線路中斷情況
當通話時線路突然中斷時,此時,撥打電話的一方應負責重撥,接通後應先表示歉意。即使通話即將結束時出現線路中斷,也要重撥,繼續把話講完。要是在一定時間內打電話的一方仍未重撥,接電話一方也可撥過去。
準時等候約定的回電
如果約定某人某時回電話,屆時一定要開手機或在辦公室等候。有事離開辦公室時,務必告訴同事自己返回的準確時間,以防萬一有人打來電話他們無從對答。
妥善處理電話留言
對電話留言必須在一小時內給予答覆。因為不能及時回電話,就意味着不尊重對方。一般也要在24小時之內對電話留言給予答覆。如果回電話時恰遇對方不在,一定要留言,表明已經回過電話了,即使找不到對方所需要的資料,也要讓對方知道自己是誠懇負責的,這是最基本的禮儀。如果自己確實無法親自回電,也要託付他人代辦。
通話時受到各種干擾
如果自己走進別人辦公室時,正好別人正在通話,應輕聲道歉並迅速退出,否則是很不禮貌的。如果通話時間不太長,所談也並非什麼保密的事,接話人也許會示意自己坐下稍候,此時應儘可能坐在一旁等待,但決不可出聲干擾。如果確有急事非馬上打斷正在打電話的人,只能將要談的問題寫在便條上放在他的眼前,然後退出。
電話禮儀中需要注意的一些事項!
1、四控制原則
<1>起始控制:控制通話時間和信息;
<2>過程控制:説話的內容儘量要簡短、聲音要清晰,並且要注意另一方的迴應;
<3>背景控制:通話質量即環境要好;
<4>結束控制:發話方或者尊者先掛。
2、四不原則
<1>不要借用別人的手機;
<2>注意安全:不要在加油站、飛機、醫院重症監護室、曠野雷區等危險地方打電話;
<3>不要製造噪音,這樣會造成別人的反感;
<4>手機不要放在發熱的地方,比如枕頭下,有一定的輻射,對人體有一定的危害。
3、注意的事項
<1>撥錯號碼要道歉;
<2>回電時記得留號碼;
<3>妥善組織自己的話語;
<4>重要事宜應通知清楚到位,比如時間、地點、主要任務等。
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