職場電話禮儀的注意事項
電話已經成為我們生活不可或缺的身邊工具,如何接打電話,也是一門藝術,有許多禮儀需要注意。下面是本站小編為大家整理的職場電話禮儀的注意事項,希望能夠幫到大家哦!
職場電話禮儀的注意事項1、電話的聲音禮儀
接打電話,雙方的聲音是一個重要的社交因素。雙方因不能見面,就憑聲音進行判斷,個人的聲音不僅代表自己的獨特形象,也代表了組織的形象,所以打電話時,必須重視聲音的效果。一般要儘可能説標準的普通話,這不僅易於溝通,而且普通話是最富有表現力的語言。其次,要讓聲音聽起來充滿表現力,聲音要親切自然。使對方感受到自己是位精神飽滿、全神貫注、認真敬業的人,而不是萎靡不振、灰心喪氣的人。再次,説話時面帶微笑,微笑的聲音富有感染力,且可以通過電話傳遞給對方,使對方有一種温馨愉悦之感。
2、電話的語言禮儀
語言表達儘量簡潔明白,吐字要清晰,不要對着話筒發出咳嗽聲或吐痰聲。措辭和語法都要切合身份,不可太隨便,也不可太生硬。
稱呼對方時要加頭銜,無論男女,都不可直呼其名,即使對方要求如此稱呼,也不可用得過分。切不可用輕浮的言語。
3、出現線路中斷情況
當通話時線路突然中斷時,此時,撥打電話的一方應負責重撥,接通後應先表示歉意。即使通話即將結束時出現線路中斷,也要重撥,繼續把話講完。要是在一定時間內打電話的一方仍未重撥,接電話一方也可撥過去。
4、準時等候約定的回電
如果約定某人某時回電話,屆時一定要開手機或在辦公室等候。有事離開辦公室時,務必告訴同事自己返回的準確時間,以防萬一有人打來電話他們無從對答。
5、妥善處理電話留言
對電話留言必須在一小時內給予答覆。因為不能及時回電話,就意味着不尊重對方。一般也要在24小時之內對電話留言給予答覆。如果回電話時恰遇對方不在,一定要留言,表明已經回過電話了,即使找不到對方所需要的資料,也要讓對方知道自己是誠懇負責的,這是最基本的禮儀。如果自己確實無法親自回電,也要託付他人代辦。
6、通話時受到各種干擾
如果自己走進別人辦公室時,正好別人正在通話,應輕聲道歉並迅速退出,否則是很不禮貌的。如果通話時間不太長,所談也並非什麼保密的事,接話人也許會示意自己坐下稍候,此時應儘可能坐在一旁等待,但決不可出聲干擾。如果確有急事非馬上打斷正在打電話的人,只能將要談的問題寫在便條上放在他的眼前,然後退出。
打電話時的技巧1.態度禮貌友善
使用電話溝通時,應該把對方視為一個面對着的正在交談的人。意識到自己面對的是組織的一名公眾。電話接觸就是對公眾的一次“亮相”。應該持慎重的態度。從構築良好形象的願望出發,電話用語應該善待他人,多用肯定語,少用否定語,酌情使用模糊語;多用致歉詞和請託語,忌用生硬傲慢的語言。
2.信息內容簡潔
電話用語要言簡意賅,把需要陳述的內容用最簡潔明瞭的語言表達出來,給人留有一個精明幹練的形象。通話忌説話吞吞吐吐,含糊不清、東拉西扯。正確的做法是:問候客套完畢,即開門見山,直奔主題,不講空話、廢話。
3語調温和、語速、音量適中
首先要口齒清楚,有節奏感;
——禮貌的語言,柔和的語調,會給對方親切的感覺,具備魅力的聲音容易使對方產生愉悦感。所以電話用語應該做到語調、語氣温和,語速適中。
—— 正確的做法是傳送你自然的語調、語速,遇到一些數字、人名、地名或關鍵的句子,要強調、放慢語速,或停頓,或重複一遍,以便讓對方聽明白。
其次,語氣語調要温和,音量適中。
4 使用禮貌用語
應該儘量使用禮貌用語,如“您好”“再見”“不必客氣”“請”“非常感謝”“我能為您做些什麼”,等等。
電話體態禮儀
千萬不要以為對方在電話中看不到你的肢體語言,從而就忽視自己打電話時的表情與姿勢。日本推銷員在和生意夥伴通電話時,常常會對看不見的對方鞠躬行禮,並説一些感謝或客氣的話。這也是注重電話體態的一種表現,也是非常實用的方式。 你的心情和肢體語言都能微妙地從聲音中表達出來,並很容易地傳遞給對方,讓對方知曉你對這件事情的重視,以及對他個人的尊重。
在辦公室及公共場合接打電話通常有兩種姿勢——站立或坐着打電話。
站着打接電話,應收腹挺胸,雙腿自然站立。坐着打接電話時,坐姿端正,雙腿併攏,背挺直,雙肘支在桌面上。
通話時不能趴在、靠在、坐在桌子上,或斜靠在椅子上;更不能邊吃東西邊講話,把聽筒夾在頭和肩之間來回踱步,不時用手擺弄電話線。這些都會給人以工作不專心、缺乏修養的感覺。
通話時,應保持平靜的情緒,專心致志地與對方交流,不要手舞足蹈,大喊大叫,也不要嗲聲嗲氣。應該沉着對應,不亢不卑,熱情友善。
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