公司文书档案归档制度

第一条归档范围

一、凡是反映集团公司各项经营活动和管理工作的，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

二、集团公司《文书档案归档范围》是参考国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》等规定，并结合集团公司实际情况制定的。

第二条保管期限

文书档案保管期限分为永久、长期和短期三种。

长期为16--50年，短期为15年以下。

第三条归档时间

集团公司各部门兼职档案员（资料员）负责将本部门已办理完毕的文件材料按年度分类、整理、立卷，于第二年４月底以前交公司档案室统一保管。

第四条归档文件材料的质量要求

一、各部门文件材料归档率应达到95%以上，完整率应达到90%以上。

二、各部门归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数应齐全、完整（包括附件、图表、制表说明、统计分析及有领导批示的底稿等），保持原文件的有机联系。

三、公司制发的文件应归档原件或正本。

四、字迹、印鉴清晰，不得有圆珠笔、纯蓝或红墨水、复写及铅笔字迹。

五、档案室与移交部门依据移交目录清点核对归档文件，履行签字手续。

六、对于不归档的文件也要加强管理，有的文件可以作为资料保存。对确实没有保存价值的文件材料，经有关领导、部门和档案室审定后销毁处理。

文书档案归档范围

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（一）党群工作

１、上级党委颁发的需要执行的文件材料（包括外出开会带回来的）

２、党总支工作计划、总结

(1)党总支年度计划总结及重要专题汇报

(2)党总支半年总结、党办年度总结及较重要的专题汇报

(3)党办半年总结、一般的总结汇报材料

３、党总支委员会(包括党政联席会)会议记录

４、领导班子生活会记录

5、领导班子成员年度述职报告

6、党内统计年报

7、党内职务任免的文件材料

(1)任免党总支书记的决定

(2)任免党支部书记的决定

8、党组织关系介绍信

9、评选先进党支部、优秀党员的文件材料

10、党纪处分材料

11、纪检工作的文件、材料

12、有关党建、组宣、纪检、廉政等工作规章制度

13、有关公司党务工作的各类信息稿件

14、有关共青团工作的文件材料

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（二）行政管理

１、上级机关颁发的文件材料

2、公司召开会议的文件材料

(1)年度工作会议、重要的专业会议的通知、名单、议程、报

告讲话、决议、决定、记录、纪要、简报等材料

(2)半年工作会、一般专业会议的通知、报告、讲话等材料

3、董事会、监事会、股东会、经理办公会会议记录、纪要、决定

4、公司工作计划、总结、报告

(1)年度、年度以上的

(2)半年的、重要专题的及部门年度总结

(3)部门半年总结

5、公司年度(含年度以上的)发展规划

6、公司制定的规章制度

(1)公司章程、总经理工作条例等

(2)一般的制度、规定、办法等

7、公司制发的（包括与其它单位联合制发的）文件材料

(1)方针、政策性、重要业务问题的

(2)事务性、有参考价值的

8、公司的请示与上级的批复、分（子）公司的请示与公司的批复

(1)政策性、重要问题的(2)一般事务性的

9、公司签订的合同书、协议书、意向书等文件材料

(1)重要的或涉及较大资金额度的

(2)有效期不超过三年的委托代理、服务合同等

10、干部任免的文件材料

(1)公司副总级行政领导

(2)公司所属部门和分（子）公司负责人

11、机构成立、撤并、名称更改、人员编制、启用印信、年检、变更等文件材料

(1)公司一级的

(2)公司所属部门和分（子）公司的

12、质量管理体系文件材料

(1)体系认证、审核认证证书等

(2)质量体系内部文件

13、年度计划任务责任书

14、公司在调查研究工作中形成的文件材料

(1)重要的综合成果、专题报告、方案、总结

(2)原始记录及一般性调查报告

15、公司财产、物资交接凭证

16、经济纠纷、诉讼材料等

(1)涉及数额较大或案情比较复杂的

(2)案情比较简单的

17、奖励表彰、违纪处分、等级认证等文件材料

18、公司组织机构沿革、年鉴、大事记

19、公司编辑的能反映主要职能活动的出版物、光盘等

20、反映公司各项工作的各类信息、稿件

21、同级单位与本公司之间协商工作产生的文件材料

22、本部门制定行政、后勤等规章制度及岗位职责

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（三）经营管理

1、公司对外投资的文件材料

(1)协议、决议、出资证明等

(2)被投资企业重要文件材料

(3)被投资企业一般文件材料

2、公司对外投资业务的方案、请示、批复

3、公司对外投资业务的规定、办法

4、公司对外投资广告合同等

5、市场调研报告、营销策划方案等

6、房屋大修（50万元以上）的报告、请示、批复

7、经济纠纷、诉讼材料等

(1)涉及资金数额较大或案情比较复杂的

(2)涉及资金数额较少或案情比较简单的

8、成立、注销、撤并分（子）公司的文件材料

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（四）财务会计

1、有关财务审计工作的请示、报告及批复

2、年度各项审计报告

3、年度财务工作报告（经济活动分析）

4、有关财务工作的报表、统计资料等（不含财务年报）

(1)综合或专项的、重要的

(2)一般的

5、财务工作规章制度及岗位职责

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（五）人力资源

1、有关人力资源业务工作的请示、报告及批复

2、公司职工名册

3、公司职工转调工作的行政、工资介绍信

4、公司部门经理、员工主管职务聘任的文件材料

5、干部、职工年度考核文件材料

6、干部、劳动工资统计报表

(1)年度、年度以上、专项、汇总的

(2)半年、季度、月度的7、社会保险统计报表

(1)年度、决算、汇总的

(2)半年、季度、月度的

8、人事劳动工资等规章制度及岗位职责

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（六）项目开发

1、集团公司有关开发项目的会议纪要、规定等

2、市场项目管理部和分（子）公司有关项目开发工作的请示、报告及批示（批复）

3、集团公司的建设计划文件

4、市场项目管理部和分（子）公司工程例会会议纪要

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