公司档案管理制度大纲
档案管理制度
一、 为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。
二、 归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、 档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、 资料的收集与整理
1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2. 在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3. 凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。
4. 各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、 资料的分类与归档
1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2. 公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、 档案的借阅
1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2. 因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。
4. 档案借阅者必须做到:
① 爱护档案,保持整洁,严禁涂改。
② 注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、 档案的销毁
1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2. 当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4. 经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5. 在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
-
2023年经典档案管理制度(精选21篇)
2023年经典档案管理制度篇1一、职责1、公司档案管理工作实行公司(含公司职能部门)、管理处和部门三级管理制度。2、公司行政人事部经理、管理处经理、部门主管分别负责公司、管理处和部门档案管理工作,分别对公司、管理处和部门工作过程中产生的文件资料及与本...
-
公司员工车辆管理制度(通用3篇)
公司员工车辆管理制度篇1一、员工车辆的管理:1、经公司研究决定,凡本公司员工私人车辆进入公司,均须先到安保部办理登记手续,出具相关齐全的资料(驾驶证、行驶证),并领取车辆出入证。未办理出入证的车辆,门卫执勤人员有权拒绝其进入公司。严禁在公司内无证驾驶。2、由...
-
学校资助档案管理制度(精选5篇)
学校资助档案管理制度篇1为了健全我校学生资助工作档案,维护档案的完整与安全,便于保管和利用,特制定本制度。一、档案管理工作人员要忠于职守,刻苦钻研业务,严格按照档案工作的各项规章制度办事。二、校学生资助管理中心,负责学生资助档案的收集、整理、保管、统计...
-
物流规章制度十篇
物流规章制度篇1一、与调度室无关人员一般不得进入,因需进入不得打扰调度室的正常工作。二、室内严禁吸烟,严禁将易燃易爆物品带入室内,严禁将饮料、开水放在机器旁。三、调度室内的设备没有负责人的允许,不得私自拆装,有关硬、软件的添加,安装要有负责人或技术负责...