教你8招把電腦裡的檔案管理起來
成堆的有用無用的紙、雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處,這就是我們辦公桌上的一般情形。在電腦的內部,在電腦的桌面上,在“資源管理器”中,也同樣充斥著無序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的效能和我們辦公的效率,當許多人面臨這個問題時,認為硬碟空間又不夠了,電腦效能又不跟不上了,需要再換一臺新的電腦了。事實上,我們真正需要的是坐下來,好好花時間將電腦裡的檔案真正管理起來,會為自己日後省下更多的時間。
檔案管理的真諦在於方便儲存和迅速提取,所有的檔案將通過資料夾分類被很好地組織起來,放在你最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理,從硬碟分割槽開始到每一個資料夾的建立,我們都要按照自己的工作和生活需要,分為大大小小、多個層級的資料夾,建立合理的檔案儲存架構。此外所有的檔案、資料夾,都要規範化地命名,並放入最合適的資料夾中。這樣,當我們需要什麼檔案時,就知道到哪裡去尋找。這種方法,對於相當數量的人來說,並不是一件輕鬆的事,因為他們習慣了隨手存放檔案和辛苦、茫無頭緒地查詢檔案。下面,我們將幫你制訂一套分類管理的原則,並敦促您養成好的檔案管理習慣。以下是我們總結出的一些基本技巧,這些技巧並不是教條,可能並不適合你,但無論如何你必須要有自己的規則,並堅持下來,形成習慣。
第一招 發揮我的文件的作用
有很多理由讓我們好好地利用“我的文件”,它能方便地在桌面上、開始選單、資源管理器、儲存/開啟視窗中找到,有利於我們方便而快捷地開啟、儲存檔案。我們可以利用“我的文件”中已有的目錄,也可以建立自己的目錄,將經常需要訪問的檔案儲存在這裡。至於“我的文件”儲存在c盤,在重灌系統時可能會誤刪除的問題,可以在非系統盤建立一個目錄,然後右擊桌面上的“我的文件”,選擇“屬性”。在彈出的“我的文件 屬性”視窗中,單擊目標資料夾下的“移動”按鈕,然後在新的視窗中指定我們剛建立的資料夾。重灌系統後再次執行以上操作,再重新指向此資料夾即可,即安全又便捷。
小提示
如果你使用windows 2000/xp,則移動“我的文件”資料夾時,其下的所有檔案會自動移過去,但如果你使用windows 9x,則需要手工將c:my documents下的所有檔案手工移到新指定的資料夾中,否則可能會丟失資料。
第二招 建立最適合自己的資料夾結構
資料夾是檔案管理系統的骨架,對檔案管理來說至關重要。建立適合自己的資料夾結構,需要首先對自己接觸到的各種資訊、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同,接受的資訊也會有很大差異,因此分析自己的資訊類別是建立結構的前提。比如,有相當多的it自由撰稿人和編輯就是以軟體、硬體的類別建立資料夾;而很多老師,就是以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立資料夾。
同類的檔名字可用相同字母字首的檔案來命名,同類的檔案最好儲存在同一目錄,如圖片目錄用image,多媒體目錄用media,文件用doc等等,簡潔易懂,一目瞭然,而且方便用一個軟體開啟。這樣,當我們想要找到一個檔案時,能立刻想到它可能儲存的地方。
第三招 控制資料夾與檔案的數目
資料夾裡的數目不應當過多,一個資料夾裡面有50個以內的檔案數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個檔案,瀏覽和開啟的速度就會變慢且不方便查看了。這種情況下,就得考慮存檔、刪除一些檔案,或將此資料夾分為幾個檔案或建立一些子資料夾。另一方面,如果有資料夾的檔案數目長期只有少得可憐的幾個檔案,也建議將此資料夾合併到其他資料夾中。
第四招 注意結構的級數
分類的細化必然帶來結構級別的增多,級數越多,檢索和瀏覽的效率就會越低,建議整個結構最好控制在二、三級。另外,級別最好與自己經常處理的資訊相結合。越常用的類別,級別就越高,比如負責多媒體欄目的編輯,那多媒體這個資料夾就應當是一級資料夾,老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料資料夾,也應當是一級資料夾。資料夾的數目,資料夾裡檔案的數目以及資料夾的層級,往往不能兩全,我們只能找一個最佳的結合點。
第五招 檔案和資料夾的命名
為檔案和資料夾取一個好名字至關重要,但什麼是好名字,卻沒有固定的含義,以最短的詞句描述此資料夾類別和作用,能讓你自己不需要開啟就能記起檔案的大概內容,能就是好的名稱。要為電腦中所有的檔案和資料夾使用統一的命名規則,這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時,肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕鬆,但一旦你體會到了規則命名方便檢視和檢索的好處時,相信你會堅持不懈地執行下去。
另外,從排序的角度上來說,我們常用的資料夾或檔案在起名時,可以加一些特殊的標示符,讓他們排在前面。比如當某一個資料夾或檔案相比於同一級別的來說,要訪問次數多得多時,筆者就會在此名字前加上一個“1”或“★”,這可以使這些檔案和資料夾排列在同目錄下所有檔案的最前面,而相對次要但也經常訪問的,就可以加上“2”或“★★”,以此類推。
此外,檔名要力求簡短,雖然windows已經支援長檔名了,但長檔名也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。
第六招 注意分開要處理的與已經完成的
如果一年前的檔案還和你現在正要處理的檔案擺在一起,如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊,那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的檔案,備份該備份的,刪除不需要的,是一個良好的習慣。以老師為例,上學期教授課程的教案與資料,本學期使用的頻率會非常小,所以應當專門將到存放後另一個級別較低的資料夾中,甚至於刻錄到光碟中。而並本學期的一些文件,因為要經常訪問,最好放置在“我的文件”中以方便時時訪問。對於老師來說,一個學期就是一個週期,過一個週期,就相應地處理本週期的資料夾。對於其他行業的人來說,也有不同的週期,我們要根據自己的實際工作和生活需要對資料夾、檔案進行歸檔。
小提示
為了資料安全,及時備份是必需要的,有關備份請參見本期《把複雜的備份變簡單》,及時備份檔案並刪除不需要再使用的檔案。
第七招 發揮快捷方式的便利
如果我們經常要快速訪問檔案或資料夾,那可以右擊選擇“建立快捷方式”,再將生成的快捷方式放置到你經常停留的地方。當然,當檔案和資料夾不再需要經常訪問時,你需要及時將快捷方式刪除,以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。
第八招 現在開始與長期堅持
建立完善的結構、規範化地命名、週期性地歸檔,這就是我們要做的。這並不複雜的操作卻能大大提高我們的工作效率,節省我們已經很有限的時間。
如果你現在就開始,那請首先拿出一張紙,明瞭你的資訊類別,明確準備建立的檔案夾個數與位置,還有為重要的資料夾制訂檔案命名規則及歸檔規則。然後按此規則將電腦中已經存在的大量資訊進行移動、更名、刪除等操作,而且要在以後操作中克服自己的陋習。
也許開頭會很難,也許規則會很繁瑣,但相信過不了多久,你就已經習慣於看到井井有條的檔案與資料夾,並享受高效管理帶來的快樂了。
來源:it168
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