名人的時間管理技巧
時間管理對一個大型公司的總裁來說,已經成為了一項重要的事情,因為他要在有限的時間之內處理最重要的事務。
美國財富雜誌曾經有一個報道高階主管是如何分身乏術的例子。高階主管的一天時間是十分忙碌的,一個接一個的會議,電話不斷,很多的研討會,甚至於吃飯時也有人向你彙報,這叫早餐彙報,或者叫午餐彙報。這些高階的主管們,既要有巨集觀的眼光思考公司的長遠大計,又要聚精會神地盯著公司的那些營運的瑣事。前任惠普總裁,還有東南航空的最高執行長官,天美時鐘表的最高執行長官,這些名人幾乎是常年在外。他們沒有時間跟客戶溝通,要接受採訪,甚至還要跟總統開會,他們有什麼祕訣來管理時間呢?
答案就是:時間管理其實就是做決策,是決策哪些事情重要,哪些事情不重要。
前任惠普公司的總裁格拉特把自己的時間劃分得清清楚楚,他花20%的時間和客戶溝通,35%的時間用在會議上,10%的時間在電話上,5%的時間在看公司的檔案上,剩下的時間用在和公司沒有直接或間接關係,但卻有利於公司的活動上。例如接待記者採訪,預備商界共同開發的技術專案,或者總統召集他們參加有關貿易協商的諮詢委員會。當然每天要留下一些空檔的時間來處理那些突發事件,例如接受新聞界的採訪。
美國第二大電腦公司的總裁庫拉特,每年有2/3的時間都不在公司。他怎麼會有時間和客戶溝通?關鍵在於授權。他聘用一些退休的主管來擔任這項工作。他把與客戶的電腦溝通工作都授權出去了,所以雖然他不與客戶直接溝通?仍然可以掌握到客戶需求。庫拉特還授權別人替代他到外界去演講。因為他有授權,所以他才有更多的時間。
越來越多的高階主管,讓別人來掌握自己的時間表。這並不代表失去了自我控制,相反地,主管可以自由地針對目標和策略做更廣闊的思考。當然,這必須有一位得力的助手才行。美國東南航空公司的最高執行長官凱勒赫,他授權一位副總裁(是他的法律祕書)全權管理他的時間表。每天副總裁都會給他一張待處理的單子,裡面的事情分成兩類,一類立刻完成,一類是最遲可以延長到明天早上完成的。這個效果非常神奇。
出處:時間管理-
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