會議組織工作應注意的事項大綱
會議組織工作是會議召開的重要環節,很多小細節都體現在會議組織上邊,因此在做會議組織工作時應注意的事項有以下幾點:
一、開會之前要深入考慮召開會議的目的,準備好會議上報告、提問、調查或討論的綱目。
二、要根據會議內容、性質與需要物選定參加會議的人員名單。參加會議人數的多少,應根據會議內容和會議預期效果、場地條件而定。為深入探討一些問題而開的會議,人數可少些。調查情況、紀念及宣傳性的會議,人數可多些。
三、為使會議開得有成效,根據會議內容,會前應考慮一些人重點發言,並在發言上做一些重點分工。
四、儘可能瞭解與會人員情況,在會議休會期間,組織一些聯誼活動,增進了解,加深感情。會議結束後,應繼續與會議人員保持一定的聯絡,以備需要時,可以進行合作。
五、根據會議的安排,確定會議的地址,安排好主會場和分組討論的地點。住宿會議還應安排好房間,落實食宿各項問題。
六、根據會議的時間安排,發出會議通知,會議通知應及早,內容要明確、具體,如報到日期、地點、會議期限、日程、會議議題,需帶的票證和物品等。
七、會議開始後,及時掌握會議的動態,對會議的進展情況進行蒐集整理,還要注意安排好會議期間的記錄人員。
八、會議結束之前,聯絡好會議人員返回的車票、機票,力爭將食宿費等儘早結算清楚。
九、會議結束後,要對會議的各類檔案材料做好善後工作,需發簡報或檔案的應從速擬發。各類記錄、發言稿、原始材料等,應立案存檔。
十、注意合理安排會議日程,適當安排一些娛樂體育活動,以減輕與會者疲勞,活躍會議氣氛。
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