書寫議事會議大綱
此方式可說是現代企業中使用最多的,其適用範圍極廣。從討論問題到形成相應的決議,都可穿插使用此方法。研究發現,此方式確能使與會者多參與討論,又能很快達成共識。以下是進行此方式的六大步驟:
與會者以書面方式答覆主席的問題,如:“你認為公司內部難以成立意見處理部門的原因何在?”
主席在白板上列出每個人的意見,並令與會者輪流念出
主席和與會者逐一討論所列出的觀點。目的是理清意旨不明的意見(而非決定孰好孰壞),有重複的意見也在此時整合出來
令與會者寫下或排列數個認可的意見(在此之前,不要先討論排序標準)。與會者再針對共同認可的意見進行舉手或電子儀器表決。研究發現,表決意見應在5個~9個之內,超過9個以上的表決專案,通常會降低決議質量
再討論表決結果。如表決結果的差異性太大,則檢查是否因資料不足或錯誤所致
再以排序方式做最後表決
優點:此方式有三項好處:能找出問題所在;有清楚的決議評估標準;能排出各應對方案的優劣順序,使得較害羞的與會者有機會發表意見。
缺點:若為解決簡單問題,此方式則太花時間。為求準確,一定時間內也只能討論一個主題,對於時間緊迫的會議並不適宜。
建議:此方式不適於解決過於複雜的問題,但也要看大會主席能否引導問題走向、控制會議進度。
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