新世紀的專業祕書 2
專業祕書的必備條件,與傳統祕書截然不同,20世紀的祕書所被賦予的職責,是消極地等待主管的命令,配合周圍的工作環境;而新世紀來臨之際,由於網路的四通八達,企業扁平化、全球化的發展,促使祕書積極順應變局,創新思維。因此,21世紀的祕書,除了外形利落出色、學識涵養豐富、個性成熟穩重等傳統的標準之外,還應具備現代條件:
第一,有問題,能自己找答案。資深參謀人員應為主管設想出合理的方法,要主管做選擇題而非是非題。
第二,情緒問題,能自行排解。世界上95%的祕書都是女性,下個世紀無疑將是女性發展最快速也是最具挑戰機會的世紀。專業祕書必須克服自身的情緒問題,力求成熟穩重。
第三,不斷給自己找機會。化被動為主動。危機就是轉機。
第四,隨時準備。許多祕書抱怨加班,比老總還忙,這就違反了祕書工作的要求。主管隨傳隨到這是必須的。
第五,話不多但中聽。多數主管都很忙碌,沒有時間聽閒話。所以祕書在回答前必須思考,做到能言不繁。第六,做事有分寸。做祕書最難的一件事,是揣度主管的心意。許多反應及作風都是在日積月累的溝通和協調中瞭解的。所以過度反應是需要避免的。
第七,凡事多觀察。祕書就像氣象局一樣,主管及辦公室的風吹草動都唯你是問。要適應環境,而非要環境適應你;要改變自己而非改變他人。
第八,能設身處地的考慮。祕書是未來辦公室資訊的整合者,在這個前提下,你所擁有的資源最多也最完整,所以你的思維應該不是單一的,而是整合的。
第九,能扮黑白臉。許多會議和談判的場合可能需要你適當的出現,配合主管完成工作。所以你的溝通協調能力是相當重要的。
第十,有公關能力。祕書工作會涉及更多的顧客服務,也就是對外涉及聯絡的能力。祕書也將逐步邁向公關經理人或甚至發言人的角色。
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