人防公文處理制度
制度是個社會的遊戲規則,更規範的講,它們是為人們的相互關係而人為設定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規程或行動準則來提高辦事效率,才設定一些制度。下面是我們本站提供的制度文章供您參考:
為進一步規範我辦公文處理工作,使之規範化、制度化、科學化,全面提高公文處理質量和效率,依據《國家行政機關公文處理辦法》和市政府公文辦理的有關規定,結合人防工作實際,制定本制度。
一、基本要求
(一)本辦各科、隊、站收取、傳閱、辦理、傳送、保管公文、檔案,均按本制度處理。
(二)人事祕書科是本辦公文辦理、檔案保管的管理、協調機構,指定專人負責公文、檔案的簽收、登記、分辦、督辦、傳送、存檔等工作。專管人員設立收文、發文、入檔登記本,及時進行登記,並錄入計算機。
各科、隊、站應指定人員兼職本科室的公文收發管理工作。
(三)公文處理必須做到準確、及時、規範、保密、安全。凡涉及祕密、機密級檔案,由專人監收管理,按規定於翌年3月清返或銷燬,確保國家祕密的安全。
二、收文處理
(一)要求。收文處理必須按照《國家行政機關公文處理辦法》的規定和市政府的要求,嚴格規範檔案的傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷燬等程式,使公文的接收、執行、辦理有序,提高公文處理效率。
(二)簽收、登記。凡上級及市級相關機關送本辦的公文、檔案、彙報材料、信件以及參加會議帶回的材料、檔案均由人事祕書科負責簽收、登記。
(三)分類。經登記整理後的上、下級和本級其它方面的公文、檔案、材料及群眾來信,由人事祕書科文件管理人員以“急件”、“閱件”、“辦件”、“彙報材料”、“舉報、投訴件”等進行分類。凡收到需立即辦理的公文,應註明“急件”,並立即送交辦領導閱處;需要本辦或業務科室辦理的公文、檔案為“辦件”;不需本辦辦理的、一般知照性公文、檔案為“閱件”,基層單位的不需要辦理的工作總結、情況彙報等為“彙報材料”,群眾或基層組織的投訴、舉報的信件、材料等為“舉報、投訴件”,專管員要把分好的“辦件”、“閱件”、“彙報材料”、“舉報、投訴件”等分別放在各自的專門資料夾裡,視不同情況進行處理。
(四)擬辦、批辦。所有“辦件”(含急件)和“舉報、投訴件”由公文專管人員在輸入計算機,並打印出《日照市人民防空辦公室檔案批辦單》後,交人事祕書科長審閱並提出擬辦意見,送主任簽署辦理意見。
(五)傳閱。所有“閱件”、“彙報材料”均應送辦領導和相關人員傳閱。傳閱檔案按照先主任、辦黨組成員、後科、隊、站負責人及其他工作人員的程式進行。閱文必須隨到隨處理,檔案所經過的每一個環節,最長不能超過兩天(特殊情況除外),閱後(簽署意見並署名)即送人事祕書科,再繼續傳閱。傳閱結束的檔案應及時歸檔,對沒有及時歸檔的檔案,文件管理人員要及時催退。
(六)承辦。承辦工作直接關係到公文處理的質量和效率,是檔案處理的重要環節。所有“辦件”(含急件)和“舉報、投訴件”的承辦人都要認真研究檔案內容,分輕重緩急妥善處理。對不屬於自己主管業務範圍的問題,應及時退交人事祕書科,並說明退件理由。
承辦工作要堅持“隨交隨辦,急件快辦”的原則,努力提高工作效率。對一般交辦件必須在限定的時間內辦完,如不能按時辦理的,應向來文機關、主管領導、綜合科說明情況,並保證在允許延長的期限內辦完;對沒有時限的交辦件,承辦工作必須在有效時間內辦結;對於急件的辦理,應加快承辦的速度,以充分體現輕重緩急的原則。檔案辦結後,應在公文處理箋承辦情況欄簽署辦理情況,簽註承辦人的姓名和辦結日期,並及時交人事祕書科歸檔。
(七)催辦。
為了使機關工作事事有交待,件件有著落,對以下幾方面的事項列入重點催辦內容:
1、上級機關下發本辦的檔案需要執行、回覆或經領導批示需要辦理的;
2、其它不相隸屬的機關向本辦聯絡工作、洽談事務的公函;
3、下級機關主送本辦的請示;
4、本辦發文需受文機關回復的;
5、群眾來信的辦理情況;
6、各種提案、建議、批評意見等事項需辦理的;
7、本辦會議決定需辦理的;
8、上級領導重要批示需要落實並報告辦理結果的;
9、辦領導隨時交辦的事項。催辦工作必須有明確的時限要求,並做到急件限時跟蹤催辦,一般件抽空催辦。
(八)呈閱。需呈送市領導閱的公文,應附上主任籤批的意見,由人事祕書科呈送該市領導。公文專管員應做好跟蹤和資訊反饋工作。
(九)歸檔。所有閱畢或辦結的檔案、材料,應及時交人事祕書科按檔案管理的有關規定登記歸檔。常用檔案或辦理時間跨度較長的檔案,業務科室可要求綜合科影印一份備用,但務必注意保管,不得遺失。
三、發文管理
(一)要求。本辦制發的各種檔案,必須嚴格執行《國家行政機關公文處 理辦法》,按照擬稿、稽核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷燬等程式進行,使之符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規、上級機關或領導的指示及有關規定,並做到觀點明確、條理清晰、結構嚴謹、表述準確嚴密、文字簡煉樸實、用詞用語準確規範、文種格式使用正確。
(二)發文程式。
1、本辦制發的檔案(含工作動態、會議紀要、請示、彙報材料,下同),按業務性質,由具體業務主辦科室草擬,報人事祕書科稽核後,分管領導簽署意見,由主任簽發。
2、以本辦為主,聯合其它部門制發的檔案仍按照以上程式處理,由人事祕書科核稿後,辦主要領導審籤後,由經辦人或人事祕書科人員負責送有關部門會籤。
3、本辦以市委、市政府或市政府辦公室的名義制發的檔案,按照以上核稿程式處理後,由經辦人員或人事祕書科人員負責送請市委、市政府辦公室處理,有關市領導簽發。
4 、本局為市委、市政府領導起草的會議報告、講話材料,按以上程式處理。
5、所有以本辦名義下發的檔案,在完成上述程式後,均應交人事祕書科進行審查、編號、登記、繕印,業務主辦人員應予以協助。文稿清樣印出後,在人事祕書科校對基礎上由職能科室校對無誤後,再由人事祕書科將檔案清樣送主任閱後,方可蓋印發送。
(三)歸檔。
發文處理完畢後,應根據《檔案法》和有關規定,及時將公文的定稿、正本和有關材料收集齊全,進行整理、立卷、歸檔,並及時輸入計算機。常用檔案由人事祕書科統一複製,發各科、隊、站備用,保證不丟失、不洩密。
四、移交清退
本辦工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的所有公文按照有關規定移交、清退。
五、責任追究
公文辦理人員應嚴肅認真,一絲不苟,若出現遺失、錯誤、洩密等情況,追究經辦人員責任,造成嚴重影響和後果的將給予黨紀、政紀處分。
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