章制度:大學學生會檔案管理制度大綱
檔案工作是校學生會工作連續性,有序性的有力保障,為實現工作的正規化,特制定此項制度,以提高工作效率和工作質量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學生會檔案是學生會的組織幹部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與影象聲像資料,是校學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、複製。
2、校學生會檔案由辦公室分類統一管理;各部門檔案由各部門部長整理,祕書處監督管理,每一學期各部門將進行一次檔案清理,將有關資料歸檔備案。
3, 校學生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務檔案及活動檔案。
4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料,必須一式兩份辦公室處存檔,以備查詢。
5. 檔案形式要求:對於各部文件案,應有文字和電子兩種版本。對於磁碟、磁帶,cd,vcd等介質,向辦公室索取檔案帶,待總結完後一併上繳。
6. 檔案上繳日期:在該項活動結束後一週內。
7. 檔案上交時由辦公室簽收。
二,檔案內容要求:
(一)人事檔案 包括個人履歷簡介、年度工作鑑定,以及其它有關材料,由主席團負責考察記錄。
l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案,由有關個人及部門填寫。
2、年度工作鑑定是對大學學生會成員每年工作的評定,一式三份,每年由大學學生會送一份到被鑑定人所在學院,作為評定獎學金、評選三好生、優秀學生會幹部的依據之一。
3、工作鑑定是大學學生會成員免職或畢業離校時對其總體工作的鑑定,由學校有關部門存入該學生檔案。
(二)工作檔案 包括校學生會工作目錄,各部門工作檔案,上級及外單位來文以及其它有關檔案,由辦公室整理保管。
l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記,按日期順序記錄,並標上詳細內容所在有關檔案的頁碼。
2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議檔案、決定、建議意見、經驗總結等認真詳實地加以記載,由分管主席定期檢查並交給辦公室整理後將重大事項列入工作目錄。
(三)財務檔案 包括賬目、現金收支表、各種有關票據
、表格等,由主席團負責,定期檢查,詳見財務制度。
(四)活動檔案
1、活動檔案內容包括活動企劃書;活動籌備情況;活動及程序結果;活動新聞稿,照片等各種文字與影象資料。
2、 活動結束後由主辦部門及時寫出工作總結,並與以上材料一起及時辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1,查閱要求:
1) 各部門可以根據工作所需向祕書要借閱有關檔案,但不得將有關檔案作非工作之用。
2) 各部門借閱檔案後,應保持檔案的完整、清潔,不得在檔案上亂塗亂寫,並且應該及時歸還,若有遺失應做出書面檢討,主席團會做出相應的警告、批評。
3) 查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱及檔案號。
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