OA管理規定

辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現代化辦公和計算機網路功能結合起來的一種新型的辦公方式。下面是本站小編為你整理的OA管理規定，希望對你有用!

OA管理規定

1.目 的

為適應公司業務發展的需要，更好地保證公司檔案的傳遞，在方便工作實現無紙化傳輸、搭建交流和共享平臺，著力提升辦公效率和公文質量，厲行節約的原則。

2.適用範圍

本規定適用於公司所有電腦及部門員工。

3.職 責

3.1網路管理員負責對公司所有OA辦公系統使用者資訊進行統籌管理，對所有使用人員進行登記、造冊備案，並進行系統維護、升級、改造、更新。

3.2OA辦公自動化系統登入密碼由使用者妥善保管，密碼不得告訴他人。

3.3在使用中發現OA辦公自動化系統漏洞與故障及時報網路管理員由網路管理員及時維修。對於發現系統漏洞未報網路管理員，私自利用漏洞修改OA辦公自動化系統造成系統無法執行者追究其法律責任。

3.4公司各級領導及全體員工必須愛護和正確使用OA辦公自動化系統，保證OA辦公自動化系統和正常執行。(注：本規定適用於本公司所有OA辦公自動化系統的使用者)。

4.定 義

5.程 序

5.1 OA系統不能100%保證資料安全，公司員工在OA辦公系統上的資料必須在本機上留有備份。網路管理員每週五對OA辦公系統進行備份。

5.2公司員工根據其工作性質允許申請管理許可權，統一報行政部經理批准後由網路管理員統一更改，私自修改、破壞、破解OA辦公系統許可權追究其法律責任。

5.3 OA辦公軟體各部門必須每天早上8點前上線，網路管理員不定期檢查，如發現沒有上線考核1-2分。

5.4 OA辦公系統具體管理要求

5.4.1“我的辦公桌與桌面”是把選單中幾項比較常用的功能，醒目地列在操作區內，方便使用者操作。 桌面上的所有模組由網路管理員統一設定，公司所有使用人員均可檢視使用。

5.4.2桌面網路硬碟代替原有共享資料夾內容，其主要內容包括制度、工作流程、表格、會議紀要、證書、工程通報共計六個檔案。

5.5許可權

5.5.1行政部網路管理員統一管理，制度、工作流程、表格、會議紀要、證書上傳時必須經行政部經理稽核後方可上傳。遇下發新檔案時，半日內更新完畢。檔名稱統一規範為：序號+檔名全稱+年月日(例：01關於借款及各項費用報銷管理規定090515)。

5.5.2工程通報由銷售公司文員直接上傳，由銷售公司建立月份資料夾，按月上傳通報，檔名稱規範例：0905092(20xx年5月份第92號檔案)，如有附件加-1分。銷售公司將簽字後通報20分鐘之內上傳OA辦公系統。，

5.6便籤

便籤為公共部分，所有使用者均可使用，目的是為了避免忘記或漏辦事宜。

5.7公告通知

5.7.1公告通知指公司內部及各部門下發各類通知，分為兩大類：一類為全體員工都可檢視的，一類為指定人員檢視。

①全體員工都可檢視的，由行政部統一發布，由行政部經理審批後方可上傳。

②指定人員檢視的，由各部門經理提出申請，經行政部經理稽核批准後，共享檢視許可權後上傳，其檔案方可顯示指定使用者和全體使用者公告通知欄中。

5.7.2內部郵件

①內部郵件全體使用人均可釋出，接收人只能檢視，不能複製、修改。

②在釋出郵件時，針對發件人進行釋出，可新增一個收件人或多個收件人，依據實際需求選擇。郵件主題必須寫明郵件名稱，郵件內容一欄中要簡明扼要，內容清晰。

5.7.3由行政部網路管理員統一管理企業、國內、外重大新聞，每天上午9：00前更新新增，其新增內容必須經行政部經理審批後方可釋出。檔名稱與標題相符。

5.7.4公共通迅簿是便於員工查詢的工具，直接輸入姓名便可查詢，財務、總經辦人員電話不顯示在公共通迅簿中。公共通迅簿由通迅管理員負責管理，及時更新、新增或刪除。

5.7.5今日計劃包含日、周工作計劃。

①由各部門經理稽核後上傳。簡明扼要寫清計劃名稱、釋出範圍、日周工作計劃參與人員、負責人及批註人員，明確計劃開始與結束時間，在計劃型別中選擇正確計劃型別。在計劃內容中詳細填寫計劃參與人、參與時間、以及工作內容、時效等。並通過內部短息提醒工作計劃參與人員與批註人員。

②日工作計劃上傳時間為：每天上午9：00

③工作計劃檢視許可權，許可權為可檢視公司各部門工作計劃及工作計劃批註。

5.7.6內部短訊息

內部短訊息便於內部溝通的平臺，所有使用者均可釋出，接收人可依據需求選擇一個或多個。

5.8辦公用品

辦公用品由行政部倉庫保管員統一管理，所有使用者隨時可查詢相關辦公用品現有種 類、數量，每週二由倉庫保管員統一發放所需物品，辦公用品資訊錄入由行政部倉庫 保管員統一錄入，倉庫保管員及時更新資訊。

5.9圖書管理

圖書管理由行政部統一管理，所有使用者隨時可查詢相關圖書資訊，如需借用，可直接到相關部門直接辦理借閱手續。各類書籍錄入資訊由行政部統一錄入，隨時更新，分類錄入。

5.10車輛

車輛管理由行政部經理統一管理，所有使用者均可檢視車輛使用申請情況，如需申請使用車輛可提前半日在車輛申請欄填寫準備使用車輛車號、用車部門、用車人、起止時間、目的地、部門審批人以及車輛使用事由，先交給部門審批人審批，再由行政部經理審批。行政部經理根據車輛情況審批後發內部訊息通知。部門經理用車可不填寫部門審批人一欄，直接交與行政部經理審批。公差外出用車5天以上者，部門審批人一欄填寫總經理由總經理審批後車輛管理員方可派車。

5.11人事(培訓、線上考試、人事檔案)

5.11.1人事檔案為公司員工電子備檔資料，包含員工入職、轉正、離職等重要人事資料由人力資源專員專人管理。其他人員均無權檢視。

5.11.2培訓資訊管理由人事專員統一管理錄入培訓資訊，所有使用者均可檢視學習培訓資訊。

5.11.3線上考試試題由人事專員統一管理錄入，可實現線上考試。所有使用者均可在制定時間參加線上考試。

5.12資訊交流內部討論區為公司OA辦公系統公共使用討論區由網路管理員統一管理供所有員工討論、學習、交流的平臺。

5.13 簽字印章

由網路管理員統一製作，簽章密碼由使用人自己設定，可實現日常辦公審批、簽字。簽章密碼由使用人自行保管洩露由簽章使用人自行負責。

5.14銷售管理

銷售管理為銷售公司專用欄目包含客戶資訊管理、銷售資訊管理。客戶資訊由銷售內勤錄入管理。銷售資訊由銷售主管錄入管理。

5.14.1許可權

①客戶資訊、銷售資訊可檢視人員(銷售內勤、銷售主管、銷售經理)，可檢視人員如需對外公佈需經銷售公司經理批准後方可對外公佈。

②除以上共有許可權外常務副總、總經理擁有許可權。

③人事檔案檢視許可權。許可權為可檢視公司全體員工人事檔案。

5.15工作日誌檢視許可權，許可權為可檢視公司各部門日常工作日誌及工作日誌點評。

OA的五大特性

易用性——沒有全面的應用做基礎，一切都是空談。

管理落地必須面向全員，所以，軟體也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟體都是需要培訓的，不過上網卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟體而言，走網頁風格可能是個最佳選擇。

健壯性——必須具備超大使用者、高併發應用的穩定性。

管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟體也必須能保證全員應用的穩定性，尤其是針對集團型企業，軟體必須具備超大使用者、高併發應用的穩定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現實的集團業務，從而造成不可估量的損失。

堅持網路風格是最大限度提升軟體健壯性的一種有效手段，因為這樣一來，決定應用併發數的並不是軟體平臺本身，而是硬體和網路速度;也就是說，從理論上講，類似的軟體平臺沒有嚴格的併發數限制。

開放性—能夠與其它軟體系統完成必要的關聯性整合應用。

管理“落地”在現實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟體能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟體必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟體系統中自動獲取相關資訊，並完成必要的關聯性整合應用。 　從技術上看，採用整合性強的技術架構(J2EE)作為底層設計對軟體的整合性會有決定性的幫助。如此，軟體就能預留大量介面，為整合其他系統提供充分的技術保障。同時，現實的整合經驗也必不可少，因為整合應用不光涉及到技術層面，還包括對管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合專案把控等等實際操作技能要求。

嚴密性——必須同時實現資訊資料上的大集中與小獨立的和諧統一。

企業，尤其是集團型企業，從制度落地的現實需求來看，一方面必須有統一的資訊平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的資訊空間。所以，軟體不僅要實現“使用者、角色和許可權”上的三維管控，還必須同時實現資訊資料上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現“使用者、角色、許可權+資料”的四維管控，具備全面的門戶功能。

實用性：80%標準化+20%個性化的絕配

實用性——軟體功能必須與管理實務緊密結合，否則藥不對症，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業管理髮展的要求。

現實中，企業一方面需要軟體盡最大可能的滿足現有需求，另一方面，管理本身也是個不斷髮展的過程，所以，企業又需要軟體能夠滿足發展的需求。面對這個現實與發展間的矛盾，業界常見的有三種解決模式，專案化、產品化和平臺化。

OA軟體設計九大特點

1. “可行性和適應性”

所謂可行性，是指需求提煉時，應該吻合適合核心需要，滿足主要功能，而不是超越當前技術水平放衛星!

所謂適應性，是指產品的實施條件和應用條件，要吻合企業當前的環境，超越環境搞畝產萬斤糧的大躍進是註定要失敗的。

核心需求的吻合度，是OA價值兌現的保障，使用者在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿足度是專案成功的基礎。

2. “前瞻性和實用性”

OA系統的開發設計，即要考慮到最大限度的增加系統的價值，最大限度的吻合各應用者的需求，充分考慮系統今後功能擴充套件、應用擴充套件、整合擴充套件多層面的延伸，實施過程應始終貫徹面向應用，圍繞應用，依靠應用部門，注重實效的方針。同時又要兼顧到成本控制、專案週期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實用主義。

3. “先進性和成熟性”

先進的管理理念、技術和方法，可以提升企業的競爭力，延長系統的生命週期，但同時，任何創新都意味著小白兔實驗，風險較大，因此又要注意軟體系統、硬體裝置、開發工具、軟體產品的是否成熟，在先進性和成熟性之間找到平衡點，成為價值最大化的關鍵。

4. “開放性和標準性”

資料孤島、資訊孤島、應用孤島，已經成為多年資訊化建設後的後遺症，而解決這些孤島的關鍵因素在於開放，解決這些孤島的效率取決於標準化。

如同我們的插座和插頭的關係、如同我們的外設和usb口的關係，OA系統是否足夠開放和標準化，成為架構設計時首要考慮的問題。

在當前和未來，OA系統需要輕鬆與各種作業系統、中介軟體、資料庫、業務系統及工具軟體進行平滑對接，當前主流的廠商都在這方面做了充分的考量。

5. “可靠性和穩定性”

OA系統裡流轉了大量的管理資料，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應該引起系統的崩潰;當系統出現問題後能在較短的時間內恢復，而且系統的資料是完整的，不會引起資料的不一致。

我們曾對Think系統組織過壓力測試，在負載均衡的情況下，3000人同時線上時，系統登陸(包括整個主介面載入)不大於8秒。資料瀏覽不大於8秒;資料查詢不大於8秒;資料統計不大於15秒。

我們還對Think產品，執行在IBM伺服器上的穩定性做過測試，基本上可以做到以下幾點：平均無故障執行時間：大於10000小時;可用率：系統總體平均可用率在99.99%以上;穩定性：主機系統能夠保持7*24穩定的不間斷執行

6. “安全性和保密性”

OA系統的開發設計既考慮資訊資源的充分共享，更要注意資訊的保護和隔離，因此係統應分別針對不同的應用、不同的網路通訊環境和不同的儲存裝置，採取不同的措施，包括系統安全機制、資料存取的許可權控制等以確保系統的安全性。

其中，採取的措施包括但不限於以下

平臺安全：架構設計考慮安全性要求，平臺軟體達到安全設計標準。

應用安全：許可權控制、支援身份認證介面、防篡改、防暴力破解等措施完善，並且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各種安全措施進行方案組合。

資料安全：支援文件安全軟體整合技術，從而做到資料傳輸加密、遠端安全訪問、資料儲存加密，並且可以等各種安全方式進行繫結，支援入侵檢測與防禦系統、防火牆的應用。

容災備份：支援各種容災的軟硬體裝置的使用等。

管理安全：提供完善的日誌功能，能夠記錄系統使用人員的關鍵操作，保證系統應用的安全

密碼策略：初始密碼強制更改、啟用圖形驗證碼、支援USBkey介面、密碼過期控制、密碼錯誤次數控制、密碼強度設定等，從而防止暴力破解和惡意攻擊。

系統網絡卡MAC和IP的繫結;支援CA認證、數字簽名加密技術;支援電子鑰匙(Ukey)技術和指紋Ukey技術;支援安全套接(SSL)技術;軟體系統嚴密、靈活的訪問安全控制，功能授權與資料範圍授權結合;

系統有整體的使用者/許可權管理體系，可統一進行使用者/許可權的管理，實現到欄位級的查詢、修改、管理許可權控制;系統提供使用者認證、資料傳輸、資料儲存、數字簽名等安全手段介面，可在各個環節提供對第三方安全認證系統的支援。

7. “可擴充套件性和易維護性”

為了適應未來的業務拓展和專案的功能擴充套件，必須充分考慮以最簡便的方法、最低的投資，實現軟體系統的擴充套件和維護擴充套件。

因此，在OA軟體系統的開發設計中，需要考慮到應用及系統不斷擴充套件的要求，以形成一個易於管理、可持續發展的體系結構。未來業務的擴充套件只須在現有機制的基礎上，增加新的應用與服務模組。一方面當應用量增加，使用者數增加時系統可以平滑增加伺服器的方式來支撐新的壓力要求發;一方面，當新的技術和產品出現進行升級時，系統能夠平滑過渡而不影響使用者的使用;另一方面，產品有新的功能增加時，可以通過外掛和模組定製平臺的方式，輕鬆實現業務的擴充套件。

在裝置選擇及網路方案上堅持開放性原則，使系統對各種硬體裝置的互連互通;在軟體上支援跨平臺和開放資料介面，便於與其它系統軟體互相整合，未來支援與業務系統、門戶等系統的單點登入整合，在可獲得相應系統的資料結構情況下，實現與這些系統的應用、門戶、資料等各層面上無縫連線。

系統的管理和維護，應該採用集權和分權相平衡的思想，如Think產品設定了系統管理、應用管理和個人管理對系統進行分層授權和分層維護。

利用系統提供的工具，無須編寫程式碼，方便使用者自行進行客戶化功能改造，方便使用者自行定製介面資料項的顯示;同時在網路或系統出現問題時能及時、快速地恢復系統的正常執行，保證系統的可恢復性，具有較高網路系統的抗干擾能力。

8. 八思：“美觀性和易用性”

系統使用者介面的設計採用Web2.0使用者介面設計技術，介面根據使用者需求靈活更改(增強標籤分類特性)，注重使用者體驗，使系統各項功能易見、易學、易用、易維護、易管理。

作為全員應用系統，易用性和使用者體驗是專案成敗的關鍵要素。所提供的產品採用B/S的登入方式、可以採用電腦、手機等各種方式下登入，採用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術，並且易讀、易理解、易操作，使用者介面簡潔、美觀、友好，易於使用者掌握、操作和使用;系統管理的使用及管理也以簡便、易於操作、方便實用為準則。

嚴格遵循易用性六原則，實現從產品的部署、登入、使用、維護、升級、擴充套件的全方位易用，從而提升系統的黏著度; 提供統一的訪問地址，便於使用者使用。在登入頁為使用者提供加入收藏、設為首頁等操作，方便使用者以後快速訪問系統;具備風格一致的友好的使用者介面，圖形顯示直觀，工作流程從設計到使用全程圖形化;

美觀性，相比易用性來講並不是很重要，這如同一個美麗的姑娘，第一眼打動你的可能是表象，然後持續感動你的往往是她的內在。

9. “大併發能力支撐”

作為集團化、多組織、大使用者的單位，OA軟體系統的開發設計，應該支援應用和資料庫等多重負載均衡能力，支援附件伺服器和資料庫伺服器分離技術，從而支援數萬使用者同時線上和同時操作的能力，不會因為使用者數的增長或者資訊量的增長，而導致系統響應能力下降。

系統併發能力：通過叢集方式，在技術上沒有併發上限，因此能完全保障使用者未來的人員擴張需要。