檔案局保管利用科實習報告範文
一、實習單位簡介
我實習的單位是西安市長安區檔案館(局),它是集中管理全區檔案的文化事業機構,負責接收、保管和提供利用進館檔案,並對全區檔案工作進行監督和指導。館(局)內設辦公室、監督指導科、保管利用科、區志辦、執法科,隸屬區委領導,業務上受西安市檔案局指導。目前保管有不同歷史時期長安黨政機關、社會團體、企事業單位形成的各類文書檔案、科技。檔案、會計檔案、實物檔案、專門檔案、特色檔案、人員檔案、重大活動檔案等140個全宗約12萬卷。這些檔案分別放到四個檔案庫裡,按全宗號排列,一個全宗內先按保管期限排列再按時間先後排列。
長安區檔案局的查檔程式是:填寫登記表、出示證件檢索、到庫中取出相應的案卷、影印、蓋章、收費、完成。
二、主要工作
我所在的科室是保管利用科,主要工作是:
1.負責接收、徵集全區黨政機關、群眾團體及有關組織和企事業單位的重要檔案資料;
2.負責館藏檔案資料的管理,確保檔案資料的完整與安全;
3.負責館藏檔案資料的查閱利用和綜合分析工作;
4.負責館藏檔案史料的管理、展覽與陳列;
5.負責全區檔案資料目錄中心的建立和管理工作;
6.負責館藏檔案資料的編纂、研究、鑑定、公佈與檔案開放工作;
7.負責館藏檔案資料的技術保護和搶救工作。
我們兩個實習生的主要工作就是接待來館查詢檔案的群眾,為其提供檢索、查詢、影印的服務。另外就是協助老師到單位接收檔案,做些記錄的工作。總的來說大部分時間還是和人打交道。
三、實習過程中接觸到的專業知識
1,歸檔的過程
按年份分開 剔除沒有儲存價值的檔案 分成永久、長期、短期(30年,XX年)三個儲存期限 把每部分按重要程度排序(比如黨的檔案要放在政的前面,同一是由批覆在前、申請在後) 蓋歸檔章、編號 按編好號的檔案列印目錄 裝盒(檔案盒上註上全宗號,起止件號,儲存期限) 上架
2,掛靠檔案:因為某次重大活動或某事件臨時成立的機構或組織在其活動過程中形成的檔案不足以形成一個全宗而外掛到與之有關的某一全宗上稱為掛靠檔案。
3,長安區檔案館從XX年開始實行新標準,即開始以件為保管單位進行檔案管理。
4,本單位在儲存檔案的時候只需儲存以本單位為主體或單一接收物件的檔案,普發性的只需各單位知曉的檔案則由發文機關儲存,其他單位不予以儲存。這樣可以避免檔案的重複儲存,可節約資源和空間,也有利於檔案的有效保管利用。
5,在檔案部門工作要有起碼的保密意識。比如,像婚姻檔案、莊基地檔案這種涉及到重大財產的檔案不能隨便查詢,必須本人攜帶照片的證件來查,他人代查則必須持經過公證處公證的委託書方可。另外,打印出錯、重複的紙張不能隨意帶出或丟棄,要撕碎以後交給專人處理來避免他們個人資訊洩露。還有,利用者不得私自拍照,需經過工作人員同意。當然,更不允許利用者改動檔案,破壞其原始性。
6,長安區檔案局在革委會期間的檔案大部分沒有明確的單位、部門劃分,全部收到革委會全宗裡面。
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