助理如何應付不速之客才夠圓滑?
作為助理,難免會遇到不速之客,總會因此而影響了自己的工作。那麼,我們該怎麼有效應付不速之客,使之既顯示出我們的禮貌,又不會而因此影響了我們的工作呢?
不速之客,可能是客戶、同事。我們要根據他們的身份不同,採取不同的措施。
首先是領導的上級或客戶。應該熱情地請他們到會客室就座,並給他們倒上一杯茶,可以說“您稍等一下,我看一下×××在不在”,並馬上告訴領導,再按領導的指示接待、安排。
二是領導的親朋。請他們到會客室就座,並馬上通知領導,再按領導的指示接待。
三是公司內部的管理人員。他們如果說有急事要見領導的話,你絕對不應該這時候拿腔拿調,馬是要馬上通報,以免誤事。
四是推銷員。這類人員我們可能遇到的最多。這時候你就要先讓他們稍等,然後打電話給相關部門。如果相關部門有意向或是事先有約的話,就要指引他們過去。
如果那些推銷員堅持要見領導,這有兩個可能。一是確實和領導有約,二是從沒約定,只是他覺得見領導可能更益於他的推銷工作,而不想去考慮是否因此耽誤了別人的工作(絕大部分都是這種)。這時候,也沒必要黑臉推辭,可以委婉地讓他們把材料留下,回頭請領導過目。領導如果感興趣,會及時主動和他們聯絡。
五是客戶。有些客戶來訪的問題,是很簡單的,根本不需要領匯出面就可以解決。所以,作為助理的你,這時候就要顯示出“分擔領導工作”的本能了。你可以介紹他們去找相關部門的主管或相關人員交涉。你應該先替他聯絡一下,然後再向他指明該部門的名稱、位置。如果不好找,最好能引領客人去。
六是其他不速之客。這種情況,你就要先請對方報上姓名、單位、來訪目的等基本資料後,再去請示領導,由領導自己決定是不是會見。
由此可見,應對不速之客的基本方式,還是要多“請示”,不可以擅作主張,一不小心得罪了公司的大客戶或是得罪了領導的私人關係,就沒必要了。
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