如何理解文祕這個職務

如何正確理解文祕一職

祕書工作是輔助性的工作，然而又不是一般的輔助性的工作，因為輔助性的工作很多，祕書工作是綜合性的輔助性的工作，祕書人員是領導眼、耳、手、足、口、腦等器官的延伸，祕書工作是領導工作的延伸，以下小編為您整理了有關於祕書這一職務的理解內容，希望對您有所幫助

(一)當好參謀，不瞎摻和

文祕人員最重要的角色，就是領導同志的參謀。當好參謀不容易，不瞎摻和也不容易。

當好參謀有四個標誌：

1、備領導之未備，要什麼有什麼。作為文祕人員，給領導同志當好參謀，要做的工作很多。但是，特別要注重一點：一定要準備好領導同志沒準備、沒空準備的東西。比如，上級領導到某個單位檢查指導工作，本單位的領導同志就要問文祕人員：上級領導最近在上邊開了幾次會議?在會議上提出了哪些主要觀點?這些方面的信息、材料，我們的領導同志不清楚，也沒準備，但是文祕人員必須有這個準備，將這位上級領導最近開了什麼會議，在會上提出了什麼觀點，一一向單位領導彙報清楚。這樣，單位領導與上級領導彙報對接工作時，就主動，就方便。這就是“要什麼有什麼”。再比如：文祕人員對上級黨委政府的政策、法規，指導當前工作的一些重要文件的核心內容等，都要做到心中有數。單位領導在調度、安排部署一項工作時，往往會問文祕人員：這項工作，國務院、省裏都有什麼規定?文祕人員就得“要什麼有什麼”，給領導同志提供好材料，保證工作部署的準確性、權威性。還有，文祕人員陪同領導同志到基層調研，所到單位的基本情況、單位負責人的特點等等，文祕人員必須都要掌握，向領導提供準確的情況。以上，就是講“備領導之未備”，領導同志向你要什麼，你就有什麼，就能提供什麼。

2、想領導之未想，用什麼有什麼。有些同志問：領導比文祕人員水平高，也有想不到的東西?有。如果領導同志什麼都想到了，那就不用參謀、不用文祕人員了。因為領導關注的層面不同，所以肯定有些東西沒有想到，或想的不全面。“想領導之未想，用什麼有什麼”，要求文祕人員要有超前思維這樣一種習慣性的思維方式。要當好參謀，必須“想領導之未想”，超前思維，領導同志應該想到的東西你先替他想了，領導未想到的你也替他想到了。到時候，領導同志“用什麼有什麼”。比如，上級領導、基層同志、其他同志經常會問文祕人員，最近某某領導同志在忙什麼?你説不知道、不清楚，這怎麼可以?如果你真的為領導同志當好“高參”了，那麼領導同志最近做些什麼、幹些什麼，你必須拿出一個工作安排預案。這個預案可以是一個周的工作安排，也可以是一個月的工作安排，應該安排得大體準確。領導同志確實沒有去想近期應該忙些什麼，幹哪些大事，但你得去想，拿出工作預案後，請領導同志拍板。這樣，你就可以按照這個方案為領導同志服務。再比如，突然接到上級領導要來視察或檢查指導工作的通知，作為文祕人員得到這個信息後，首先要替領導同志想到他未想到的問題，諸如領導人數、人員組成、有沒有女同志、有沒有少數民族幹部、領導同志為本地做過哪些工作等等，都要了解掌握，便於領導同志心中有數。

3、提領導之未提，問什麼有什麼。文祕人員經常會遇到這些情況，比如：要向上級報告某項工作，領導同志會問：這個報告內容怎麼寫、怎麼講?領導同志腦子中已經有些思考，但有些問題不適合先提出來，或者説從他這個角度提出來確實有些難度。這個時候，文祕人員事前必須有過自己的思考，向領導同志報告：這個事情是怎麼樣的過程，什麼樣的結果，應該按照什麼樣口徑報告。用自己的思考來“提領導之未提”。再如，上級就某項工作組織一次出國考察活動，安排你單位一個出國名額，單位有三位副職領導都想去，究竟安排誰去，主要領導同志很不宜先表態。這個時候，文祕人員就得解領導之圍，提出參謀意見：因為這次出國是考察某項工作，某某領導分管這項工作，回來後還要推進這項工作，應該安排分管領導出國考察。主要領導根據你的提議，再定下來就比較得體了。其他領導同志因為不分管這項工作，不出國也不會有多大意見了。還有，下級呈送了一份申請資金扶持的報告，由於財力緊張、保重點建設項目等原因，不能撥付這部分扶持資金。這件事主要領導不好提，但文祕人員可以提，在請示報告上寫上“因某某原因，不宜撥付，請領導批示”的擬辦意見。這就是給領導同志當參謀，“提領導之未提，問什麼有什麼”。

4、用合適的方式參謀，怎麼合適怎麼當。平時，我們都有一些合適的方式在運用，比如：提報調查報告，這是當參謀的一種合適方式，可以最大程度地發揮給領導同志當參謀的作用，你的思考、你的建議，都可以在報告中表達出來。再一個方式，為領導撰寫工作報告和講話稿，你覺得領導同志説什麼合適、應該説哪些內容，你都可以寫進工作報告和講話稿中去。還有，可以用客觀的文字信息為領導提報工作動態，參謀的作用也非常明顯。也可以在領導徵求意見的時候，表達自己的思想、觀點。文祕人員不能不長眼色，“盲人瞎馬”。比如：領導同志由於一件不愉快的事情，正在心情很煩躁的時候，你拿着一大摞文件、材料向他彙報。換位思考一下，如果你在這個時候能看進去?還是能聽進去?再有高見，建議再好，這個時候的時機不合適。文祕人員要把握時機，要有眼色，用合適的方式為領導進言，給領導當好參謀。

瞎摻和的幾種表現：

1、用個人的主觀意志左右領導的決策。文祕人員一定要有角色意識，你就是處在參謀崗位上，不是處在統帥崗位上。你可以用自己的思想、觀點乃至個人的人格、品行來影響領導同志，但是，你不可以用個人的主觀意志，去左右領導的決策。在有些情況下，領導同志在會議上、公開場合上拍板決策一些事情，這個時候，文祕人員不可以用自己的觀點去幹擾領導同志的決策，不可以用自己的意志去扭曲領導同志的決策，更不能以自己私利去幹擾領導同志的決策。比如：當領導同志根據上級精神，研究如何清退借調、聘用、臨時人員的時候，你作為文祕人員，恰恰有一個借調或聘用或臨時人員是你的親戚，就因為這一點，你去幹擾領導同志清退借調、聘用、臨時人員的決策，是很不合適的。

2、“戴有色眼鏡”向領導進言。向領導同志提出意見和建議，是文祕人員份內的事情，但是錯就錯在“戴着有色眼鏡”向領導同志進言。這就是瞎摻和。比如：要向上級推薦一個先進典型，領導同志要文祕人員根據實際情況提報，因為這個先進典型有獎勵，你就把在這項工作中一直走在前邊的單位“扣”下了，把另外一個單位推薦上去了。為什麼這麼做?因為另外一個單位的負責同志是你的親戚。這樣做是不可以的。再比如：本單位要提拔一名幹部，你不能因為向領導進言方便，就把對這個同志的偏見，向領導同志進言。這是違反文祕人員政治道德的。

3、打着領導的旗號胡亂表態。個別文祕人員到處找機會、找場合表現自己，特別是打着領導旗號，説：某某領導説了，這件事情是這麼一會事，應該怎麼怎麼辦，你們去辦好了。這樣做，不僅不妥當，也給領導同志帶來不良影響。文祕人員應該守本分才行，不能在當文祕人員的時候，就打着領導旗號胡亂表態、發號施令。這樣下去，領導同志就不支持了，基層同志也就不信任了。因為表態以後需要兑現，你兑不了現;你想兑現，領導同志又不知道，你就得撒謊、矇騙，把自己的心態一步一步地推向了不健康的心態。

(二)當好助手，不亂插手

文祕人員是領導同志的助手，祕書的含義就是助手。當好領導同志的助手，成為左右膀臂，不容易。

當好助手有三個標誌：

1、高效率辦事。在領導同志身邊工作，要做的主要工作就是協調、調度、督查、反饋。根據領導同志的統一安排，在某項工作推進和開展中，文祕人員必須高效率地幫助、協助領導同志搞好協調、抓好調度、跟蹤督查、適時反饋，在領導同志要求的時間內，來推進工作落實，做好要做的事情。這裏，特別強調是反饋的問題，向領導同志反饋工作推進和完成情況。我們許多文祕人員在這個環節上不是太重視、太注意，還經常把“不善於向領導彙報工作”這句話掛在嘴邊，説這是自己的缺點。其他任何人都可以有這個缺點，惟獨文祕人員不可以有。領導同志安排的若干事情，就是因為我們沒有發揮及時、適時反饋的作用，致使領導不知情，工作推進遲緩，任務落不到實處。文祕人員在這個方面應該説責無旁貸，推脱不了責任。或者説僅僅是你掌握了情況，或向分管領導彙報了，就認為萬事大吉了。大家一定要注意，你作為祕書，是這個領導集體的祕書，你對這個集體的主要領導負責，所以，只要領導同志有安排、有部署、有交代，工作推進到什麼程度，任務完成到什麼情況，你必須及時、適時地反饋，這是你的責任，千萬不要再以“不善於向領導彙報情況”去搪塞自己的失誤。所以，提醒大家注意，要向領導同志適時反饋工作推進情況。

2、高水平辦文。文祕人員一項主要工作，就是要為領導起草工作報告、講話材料、各類文件，做好各類會議的記錄。這方面的要求，一般化的起草也行，高水平的起草也行。如果領導同志不在意，或者這個班子的水平就是一般化，那麼你一般化的服務也行;如果領導同志水平很高，這個班子的整體素質很高，你沒有高水平的辦文能力是肯定不行的。至於如何高水平辦文，培訓班邀請了許多行家能手來專題講授，我在這裏就不講了。

3、高標準辦會。辦會非常能展現出一個文祕人員的綜合素質和協調能力。會前籌備，要準備哪些事情;會中組織，要做哪些事情;會後落實，要抓哪些關鍵。提醒大家一點，就是會後落實的問題，這確實是一個容易讓領導同志和文祕人員忽略的問題。一個會議結束後，領導同志會又有一個新的會議、又有新的公務活動、新的工作，很難有時間、專門就這個會議的貫徹落實情況去抓調度、抓落實。會後落實的責任，義不容辭地落到了文祕人員頭上。要通過現場調度、跟蹤督察、電話瞭解、面對面溝通等多種形式，掌握會議貫徹落實情況，適時向領導同志反饋，便於領導同志及時掌握情況，研究新的對策，繼續推進工作。會議落實問題，是我們公務活動中的一個薄弱環節，這個環節之所以薄弱，與文祕人員的作用有很大關係，所以文祕人員要負起這個責任來。

亂插手的表現：

1、插手人事。文祕人員當好助手，兩隻手一齊忙活，能忙活好了也行。留一手不行，可怕，領導同志不敢用你;多一手也不行，可恨，淨給領導添亂。多一手不是“三隻手”，而是亂插手，最不可以插手的是人事問題。大家一定要注意：因為插手人事問題不是當好助手的份內之事。有些時候，為領導用人提供錯誤導向，將直接對幹部隊伍建設帶來不良影響。比如：推薦幹部，如果是因私用人、因情用人，勢必用錯一個人，打擊一片人。本來一個很優秀的幹部，因為你插手人事，在領導同志面前説了許多不利於這個同志的言論，領導同志不採納你的意見還好，如果採納了你的意見，將貽誤這個同志的一生，這不僅是才能問題，而是品質問題。一個非常有前程、有潛力的幹部，就因為你錯進一言，在領導同志面前一句讒言，導致這個同志在成長使用上延緩、推遲，乃至只有一次機會又失去了，你這是對同志不負責、對事業不負責。所以説，文祕人員切忌插手人事。

2、插手家事。領導同志工作確實非常繁忙，文祕人員無論是出於感情、良心，還是出於責任，都應該幫助領導同志辦一些事情，解決一些困難。比如：領導同志出差了，他的妻子、兒女生病了，半夜三更到醫院去，這個忙你應該幫，如果不幫，你就沒良心了。但是，文祕人員切記，不要把自己幹成領導同志家庭的“保姆”，當保姆幹什麼事情，大家都知道。而且，你插手領導同志家事以後，和領導同志家庭零距離接觸，會接觸出一些是非來。“保姆面前，三天沒偉人”，請你給領導同志留出點空間來，讓他感覺在祕書面前、祕書眼中，自己仍然保持一種良好的形象。所以説，文祕人員不要插手領導同志的家事。

3、插手錯事。文祕人員一旦插手錯事，一害領導，二害自己。什麼叫錯事?舉個例子説，有些基層同志、社會人員、過往賓客等想給領導同志送禮，不管他們出於何種目的、和領導同志的關係有多好，你都不可以替領導同志收受禮物、收受禮金。這就是錯事，不可以插手。但是，事後必須向領導同志彙報，讓領導同志知情。還有若干稱為不該做的錯事，大家都不要插手。

(三)當好樞紐，不找彆扭

“樞紐”、“彆扭”，大家都不難理解。文祕人員要給領導同志、領導機關當好樞紐，樞紐當得越好，文祕人員的作用就越大、功勞就越多。如果文祕人員找彆扭，相對其他人員而言，反作用力更大。

當好樞紐的標誌：

1、上情迅速下達、下情迅速上達。大家在理解時，要吃透“快”、“慢”兩個字。特別要注意，你以為你已經很快了，但領導還覺得你慢了。我曾經處理過一件事情，得到了相關領導同志的肯定。當年在市委辦工作的時候，有位領導同志夜間突發重病，家屬出於對組織的信任，打電話到市委辦。接到這個電話時，已是夜間一點半了，這個電話就是下情，你是上達還是不上達?上達，深更半夜就得把領導同志折騰起來;不上達，不向領導同志報告，一旦生病的領導同志出了事，而我們的上級領導同志還不知情，這是文祕人員的失職。這就是我當時思考的問題。最後決定，寧願打擾領導同志休息，也得報告，在陪同這位領導同志去醫院的路上，他不僅沒有批評，而且肯定了這種做法。我們有些同志，往往憑個人主觀主義、經驗主義辦事，看到領導同志休息了，明天再説吧，明天很有可能就晚了。我就是舉這樣一個例子，工作中，我們遇到的類似情況很多。

2、事前有請示、事後有彙報。大家都説，事前請示、事後彙報，我為什麼加了一個“有”字?因為我們文祕人員有時候忙起來，或者自己認為自己很忙，往往事前沒請示、事後沒彙報，或者事前有請示、事後沒彙報，或者事前沒請示、事後有彙報。領導同志是“丈二和尚摸不着頭腦”，不知道你在彙報什麼。要事前有請示、事後有彙報，善始善終。要注意把握“虛實”兩個字，特別把握好“實”字。文祕人員經常接受各個層面、各個方面的信息、動態，一定要處理好虛和實的關係。舉個例子，領導同志安排你到基層寫一個典型材料，反映一位老同志在海上養殖中做出了巨大貢獻，造福百姓做了若干好事。你寫了：這位老同志捋了捋一頭花髮，笑呵呵地説，沒什麼，都是應該做的。領導同志用了你寫的這個典型材料，在會上講了，結果是與會的同志鬨堂大笑。因為大家都知道這位老同志是個“光頭”，哪來的花發可捋?這就是反映情況不實，你根本沒和這位老同志見面，是想當然地給領導同志提供了假情況。這不是文字功夫，而是工作作風問題。同志們一定要把握好“實”字，如果“虛”了，向領導同志反映的情況、彙報的內容不實，可以直接導致領導同志決策失誤。我們擔不起這個責任。

3、縱向會協調、橫向善協調。要想當好樞紐，必須學會協調。縱向協調，就是上下協調，不僅要會協調上級，還要會協調下級。我們有些同志只善於協調上級關係，有些同志只善於協調下級關係，這都不行，應該是善於協調上下級關係。只會協調上級關係不行，上級領導、上級的工作人員來了，我們問清諸如來客人數、人員組成、生活習慣等等，都安排了。但我們基層的同志來了，他明明看見領導同志的車子在樓下，也看到領導同志下車上樓了，他緊接着上樓後，卻被我們文祕人員攔下了，説領導同志出差了，這很不得體。上級領導同志是人，基層同志、人民羣眾也是人!更應該拿得如衣食父母那樣對待他們。文祕人員最優秀的品質，就是不要對誰高看一眼，也不要對誰低看一眼，要公平看人、公平待人。或者是光協調上級交辦的事情，不協調下級反映的事情，這也不行。

橫向要善於協調。部門和部門之間、單位和單位之間，上升到市級層面就是市級各大班子辦公室之間，都有橫向協調的問題。我們文祕人員都要事必躬行、親手協調。橫向協調的要害是：千萬不要等別人找你協調，而是應該學會主動協調、積極協調。橫向協調裏面有一個最大的學問，就是“誰重要、誰不重要”的問題。如果你感覺你這個部門重要的話，那麼你就更應該先去協調;如果你感覺你這個部門不重要的話，也應該先去協調。因為，本來你就不重要，再不去主動出擊先協調的話，你就被邊緣化了，大家就不搭理你了，這件事情也就沒人幫你辦了。大家要注意，你覺得部門重要，應該先去協調;如果覺得部門不重要，必須主動協調。另外，在領導班子中班子成員之間的協調，我們也會遇到這樣情況：領導同志之間不説話，要我們從中跑腿、傳話，而且傳的話一般都是他們自己不好説的。這個時候非常較勁，一定要把握好了，千萬不要只當跑腿的、説嘴的，要有真本事、真功夫，把事情協調下來。

找彆扭的表現：

1、知情不報。或者是謊報、亂報。明知有事，就是不報，等領導同志找再説，這就是找彆扭。提醒大家，有這種想法，就開始失去做文祕工作的資格了。

2、有事不管。對待一些事情，視而不見、充耳不聞，消極應付，或者是消極怠工。

3、頂牛不辦。領導安排、佈置、責成辦一些事情，有時候公開頂牛、有時候暗裏頂牛，就是不辦。領導催催，強調困難;領導再催催，強調客觀，軟磨硬頂，就是不辦。到時候還能把自己豁出去，説，我沒這個能力辦，沒這個本事辦。這種心態一點都不能有。