財務檔案管理制度
1 財務檔案包括:原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務報表、納税申報表及税務相關資料、各種票據領購使用登記薄、財務人員移交清單及交接登記薄、財務軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經濟合同、項目成本資料、資產評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據、已使用完的各種票據存根、各項內部審計報告等。
3 每月的原始憑證、記賬憑證應在每月賬務完成納税申報後,由會計人員協同會計主管人員整理、裝訂,並登記編號入庫管理。對於財務報表、納税申報資料、手工賬薄、各種登記薄、移交清單等在年終賬務完後整理裝訂入庫;對於計算機拷貝磁盤或光盤在拷貝後即刻納入檔案管理;對於其他財務資料應該入庫保管的,但根據工作需要暫時保管在不同會計人員手中,但對於十分重要的資料也應先辦理入庫手續,然後由相關財務人員按照正常借閲手續借出,以明確責任,保證財務資料的安全。
4 建立“財務檔案登記薄”,每項財務檔案歸檔前,由主管人員確定檔案的分類,按照不同的檔案類別分別編號登記管理,由檔案管理人員和會計主管人員在登記薄上簽字(蓋章)。
5 建立“財務檔案調閲、借閲登記薄”,財務部門內部需要查閲檔案的,需由檔案管理人員陪同查閲;需要複印財務資料的,必須由財務負責人批准,由檔案管理人員負責複印;財務部門以外的人員原則上不能直接查閲財務檔案資料,如有特殊需要,確需查閲、複印財務資料的,必須經財務負責人批准,並且在“財務檔案調閲、借閲登記薄”上登記
6 財務資料只能保留在公司範圍內,不能帶出公司。除了財務部門內部工作需要以外,不能借閲給其他人員。如有司法機關工作人員因執法需要調閲或借閲公司財務資料的,按照國家法律規定,必須出具正式的“協助執行通知書”或“判決書”等法律文件以及工作證件,
並由財務負責人批准後,按照以上手續辦理借閲、調閲。
7 財務檔案的保管按照《檔案法》及《會計基礎工作規範》的規定執行。如果超過規定的保管時間需要銷燬的,應上報財務中心並建立“財務檔案銷燬清冊”,在保管人員、主辦會計及財務負責人共同監督下銷燬,“銷燬清冊”作為財務檔案保管;其中未清債權債務雖超過期限也不得銷燬。
8 財務檔案管理人員及其他財務人員不得擅自公佈財務資料;不得擅自銷燬、塗改、偽造財務檔案;不得擅自提供、抄寫、複製財務檔案;不得損毀、分散、丟失財務檔案;如發生以上情況,應對當事人進行嚴肅處理,對公司造成損失的,應承擔經濟賠償責任;情章嚴重,違反國家法律的,依法移送檢查機關追究法律責任。
9 行政部門應為財務檔案的管理提供必需的條件。
10 財務負責人應定期或不定期檢查財務檔案管理情況;集團財務中心定期對分支機構的財務檔案管理情況進行檢查;內部審計財務檔案管理情況作為審計重點,確保財務檔案的科學管理。
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