職場禮儀基本常識及注意事項
職場禮儀,是指人們在職業場所中應當遵循的一系列禮儀規範。瞭解、掌握並恰當地應用職場禮儀會使你在工作中左右逢源,使你的事業蒸蒸日上。
職場禮儀的基本點非常簡單。首先,要弄清職場禮儀與社交禮儀的差別。職場禮儀沒有性別之分。比如,為女士開門這樣的“紳士風度”在工作場合是不必要的,這樣做甚至有可能冒犯了對方。請記住:工作場所,男女平等。其次,將體諒和尊重別人當作自己的指導原則。儘管這是顯而易見的,但在工作場所卻常常被忽視了。
進行介紹的正確做法是將級別低的人介紹給級別高的人。例如,如果你的首席執行官是瓊斯女士,而你要將一位叫做簡·史密斯的行政助理介紹給她,正確的方法是“瓊士女士,我想介紹您認識簡·史密斯。”如果你在進行介紹時忘記了別人的名字,不要驚慌失措。你可以這樣繼續進行介紹,“對不起,我一下想不起您的名字了。”與進行彌補性的介紹相比,不進行介紹是更大的失禮。
握手禮儀
握手是人與人的身體接觸,能夠給人留下深刻的印象。當與某人握手感覺不舒服時,我們常常會聯想到那個人消極的性格特徵。強有力的握手、眼睛直視對方將會搭起積極交流的舞台。
女士們請注意:為了避免在介紹時發生誤會,在與人打招呼時最好先伸出手。記住,在工作場所男女是平等的。
電子禮儀
電子郵件、傳真和移動電話在給人們帶來方便的同時,也帶來了職場禮儀方面的新問題。雖然你有隨時找到別人的能力,但這並不意味着你就應當這樣做。
在今天的許多公司裏,電子郵件充斥着笑話、垃圾郵件和私人便條,與工作相關的內容反而不多。請記住,電子郵件是職業信件的一種,而職業信件中是沒有不嚴肅的內容的。
傳真應當包括你的聯繫信息、日期和頁數。未經別人允許不要發傳真,那樣會浪費別人的紙張,佔用別人的線路。
手機可能會充當許多人的“救生員”。不幸的是,如果你使用手機,你多半不在辦公室,或許在駕車、趕航班或是在幹別的什麼事情。要清楚這樣的事實,打手機找你的人不一定對你正在乾的事情感興趣。
道歉禮儀
即使你在社交禮儀上做得完美無缺,你也不可避免地在職場中冒犯了別人。如果發生這樣的事情,真誠地道歉就可以了,不必太動感情。表達出你想表達的歉意,然後繼續進行工作。將你所犯的錯誤當成件大事只會擴大它的破壞作用,使得接受道歉的人更加不舒服。
職場禮儀篇——最安全的稱呼
直呼其名只適用於關係密切的人。關係越密切,稱呼越簡單。不是親朋好友,不能直呼人家的名,只能稱呼人家的姓。
人人看重自己取得的地位,因此,對有頭銜的人,稱呼頭銜更為得體。對知識界人士,可稱呼職稱。比如,王教授、李醫生、張工(工程師)。對學位,除博士外,其他如學士、碩士等學位,不能作為稱謂。你可以稱“張博士”,但不能稱“王碩士”。
最安全的稱呼是“先生”、“女士”、“小姐”或“夫人”。既可在稱謂前加姓氏,也可加名字,後者更為正式一些。唯稱呼“夫人”,應在前加上丈夫的姓氏,而不是女性自己的姓氏。否則就會鬧出笑話。
對男士無論婚否都稱為“先生”,當然未成年者除外。對女性稱呼略顯複雜。通常,稱未婚女性為“小姐”,稱已婚婦女為“夫人”。對一個不明底細的女性,稱呼“小姐”比貿然稱呼“夫人”要安全。寧可由她微笑糾正是“夫人”,也不能讓她憤然糾正是“小姐”。為表尊重,也可稱女性為“女士”。
許多姓名文字冷僻,唸錯最為糟糕。不妨問一下別人名字的念法,這其實也是一種恭敬。
中國古時以“尊、貴、大、台”等詞構成尊稱,用“愚、敝人、不才、鄙人”等詞構成謙稱,古為今用,不可含混,稱呼自己不能用尊稱,稱呼別人不能用謙稱。
職場禮儀篇——問候:交談的潤滑劑
問候,即寒暄,就是打招呼。向人愉快地打招呼,是提升生活樂趣的一種禮節形式。相反,若對熟人不打招呼,或者不回答別人打的招呼,形同陌路,態度冷漠,則非常失禮。
每天的早上和晚上、第一次見面、活動的開始和結束,都要問候。
問候必須主動。最簡單的,是説一聲“早上好”!“下午好”!“晚上好”!對不太熟悉的人或擦肩而過的人,都可以這樣打招呼。對眾人可以説“大家好”!爽朗地寒暄,可令對方和你同樣感覺心情舒暢。
對不熟的人通常可説“你好”!只有在好友之間,才能喊一聲“喂”。青年人對長者、學生對老師、下級對上司,切忌如此打招呼。
問候不是問事。用“今天天氣真不錯”、“你的裙子真漂亮”這類話題,可拉近相互之間的距離,使雙方很容易切入正題。除非是你的親朋好友,除非真想了解情況,否則不能詢問對方有關家庭和健康的細節。諸如做妻子的三句話離不開家庭,做孕婦的總愛談論超聲波檢查,十多歲孩子的媽媽,則老是談論“恨鐵不成鋼”,凡此種種,除非好友,不談為好,以免惹人厭煩。
當然,有時熟人間的打招呼往往不言自明,甚至只需面露微笑、點頭示意就可以了。
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