客户投訴處理情況總結範例
客户的投訴意味着什麼?意味着客户對我們的服務不滿意,意味着我們的服務存在不足,意味着我們可能失去這些客户,意味着……
這一連鎖反應令人生畏,久而久之,客户投訴被視為一種負擔。其實客户的投訴並非我們的夢魘,相反它是一種無形的資源。
任何企業都不能保證他們的產品和服務永遠不出問題,因此客户的抱怨和投訴也就不可避免。對客户的抱怨和投訴處理得好,不僅可以增強客户的忠誠度,還可以提升企業的形象。處理得不好不但會丟失客户,還會給企業帶來負面影響。因此,處理好客户投訴是我們認真對待的一個重要問題。
一是迅速處理
接到投訴工單後,我們要冷靜分析事情發生的原因,要快速判斷、迅速處理。經過判斷分析,找到問題所在,以積極的正面態度迴應客户,能當場處理的要當場處理。對於一時無法答覆的,要做出時間承諾。在處理過程中無論進展如何,到承諾的時間一定要給對方答覆,直到徹底解決,使投訴者對處理結果得到滿意。
二是認真傾聽
投訴處理完畢後,我們還要對客户進行跟蹤回覆調查,瞭解他的滿意程度。消除公司在客户心中的負面印象。通常情況下,客户不滿時,常會帶着怒氣而來,因此在説話或態度上難免會出現過激行為,在這種情況下我們必須剋制自己,要站在客户的立場上將心比心,應當態度和藹的認真傾聽他的投訴,這樣可以緩衝客户的激動情緒,也為自己爭取思考的時間。處理客户投訴需要認真聽取客户的意見;保持冷靜,不反駁,不爭論,不推卸責任,不怪罪客户;對我們工作中的不足之處向客户道歉,獲求客户的諒解;處理客户投訴時要時刻把握換位思考問題,對客户的感受表示理解,表示同情。二次回覆是建立信任,彌補因種種原因造成失誤的重要環節,也是檢查核實完善我們的工作質量,與客户溝通好、交流好、處理好、落實好,最終達到叫客户滿意。
三是總結完善
最後要做的是總結,總結髮生這次投訴的原因,從這次投訴處理中應該汲取哪些經驗教訓及不足,在從今後的工作中怎樣才能避免類似情況問題的發生。
例如本月我組處理基礎通信的投訴,一些投訴是由於網絡弱覆蓋導致,暫時無法解決的,將這些投訴彙總,為新工程的基站選址提供依據;通過現場測試,能通過網絡優化解決的,及時的在周計劃中安排處理;通過用户反映的情況瞭解到可能是由於基站故障導致的,在核查基站有關指標後,找出故障點,再下站進行維修處理。對投訴上的及時處理,一方面及時的瞭解網絡運行狀況,有助於及時的解決網絡故障,一方面為用户提供優質的服務,大力的支持了業務部門工作的開展。
客户是企業最重要的資源,是企業生存和發展的源泉。因此,處理好客户投訴是提升客户滿意度和忠誠度的有力法寶。
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