什麼是年終總結恐懼症
導語:以下是本站OMG小編為大家整理的職場培訓知識,希望您喜歡:
它出現在年終獎之前,它是額外的工作量,它被當作例行公事的形式主義,它是年終總結。
分割時間段,去除總結恐懼症
寫總結總是讓人頭疼,這樣的抱怨時常在我們耳邊響起:有啥好總結的呢?每天7點起床,8點上車,9點刷卡,幹活,吃飯,幹活,下班。天天如此,不是嗎?是的,如果把每一天的工作歸結為時間上的累加和重複,那麼總結必然會失去其意義。不過真若如此,想必我們工作多久也不會有丁點進步和教訓,工作中的得失也一併忽略了。所以實際上並非無可總結,也不是總結太難,而是我們太懶。
我們對寫總結的恐懼,來源於我們對反思和回顧的怠慢。一年的時間,交給一兩個小時去總結,當然無從下手。可如果我們在時間軸上標註出一些節點,然後依次記錄下當時的收穫和成績,總結就會有的放矢,你的問題也會得到梳理和明確。
因此,善於做每一天、每一月、每一段時間的小結,是做好年終總結的前提。
如何小結?我們可以跨界地借鑑一下柳比歇夫的時間管理方法:
1、記錄。製作工作記實表,真實準確地反映每段工作所耗費的時長,這一點可以藉助很多時間管理軟體進行,用很短的語句來描述即可;
2、統計。每填完一個時間區段後,對時間耗費情況進行分類統計,用去的時間,應該同從事的工作相稱。看看每一部分工作的時間比例有多大;
3、分析。單純地羅列自己的工作,只能讓總結成為一篇枯燥的流水賬,發現問題,還要不流於問題的現象。這需要對照工作效果,進行分析,包括成本與產出、時間耗費的情況,找出造成低效的因素;
4、反饋。根據分析結果制訂消除阻礙因素的計劃,並反饋於下一時段。
連續、密集記錄的要義在於如下幾個方面:
1、保持記錄的真實性、準確性。真實是指工作現場的記錄,而不是補記的。準確是要求記錄的誤差不大於15分鐘,否則記錄就無使用價值;
2、切記!不要相信記憶的估算,人對時間這種抽象物質的記憶是十分不可靠的
3、選擇的時間記錄區段要有代表性;
4、及時調整時間、精力的分配計劃。在檢查時間記錄時,要找出上一時段計劃時間與實耗時間的差,並以此為根據,對下一時段的時間耗用予以重新分配;
5、堅持就是成功。
有了足夠多的統計樣本,做好了資料的準備工作,大事小情一目瞭然。從你的時間脈絡裡找出事物的發展規律,指引未來的工作,這正是總結的價值所在。這時,我們再來落筆。
不必標準化,保持閱讀的快感
不論是職場新丁還是老鳥,在寫此類總結時都習慣於先上網搜一搜範文,大家看到的正規化都相差不多,於是寫法上就有了標準的正規化。這不僅使得總結毫無光彩,而且費時費力,起不到任何收效。對於大部分的文種而言,總結是個人思維的展現,完全可以帶有自己的個人風格。
一般說來,總結確有其規範,比如內容上不外乎3個方面:基本情況、成績和失誤,經驗教訓和來自展望。但是展現的手段則不必拘於一格,對於新人來講,總結可以寫得熱情洋溢,激情飛揚;而對於一個工作經驗豐富的職場人,則可以藉助圖表、模型等展現手段來清晰、量化地反映工作情況。實際上你保持著個人的寫作模式,還一定程度上維護了你的創新精神。
表述方式上最好是敘述和議論的有機融合,敘述通過對人物、事件、原因、結果的交代來對工作狀況做明晰的說明,議論則是指分析、綜合、論證,它能把分散的、感性的材料轉化和提升為具有指導意義的理論。
好看的總結不僅要自然、夾敘夾議、有真材實料(俗稱乾貨),而且一定是詳略得當的。長短要與實際的工作量相匹配,一個入職不久的新人,寫了20多頁紙,工作態度沒得說,氣勢也有了,但難免讓看的人覺得頭大。總結意味著挑選最重要的工作和想法進行彙報,不要遺漏重點,也切忌面面俱到。要在第一印象,就給人留下想要閱讀下去的良好視覺觸感。密密麻麻,或者厚厚一羅,都會使人望而生畏。
掌握分寸,講出事實
報喜和報憂是總結中永恆的兩大主題,比例該如何分配?有人總想掩飾自己的失誤,推卸責任,或者展示謙虛,過分退讓,這些都是費力不討好的動作,只會導致在自誇和自貶中搖擺不定。其實保持客觀的祕訣是不要刻意,保留自己最真實的想法就好,你越尊重事實,別人也就會越尊重你。
真實、客觀就是禮貌,有一分說一分,實實在在。含糊則讓人糊塗,很多時候,人們羞於面對真實的情況,於是總結充斥著“將要完成、預計達到”等等字眼,屬於隱性的誇大現實。有些人說,這是為了讓總結的基調更向上,更有希望,這樣的想法實是出自錯誤的出發點。總結不單純是彙報資料,不能止於一個結果,它更重要的使命是一次回顧和反芻,對自己的優勢與不足有沒有形成認識,從前的工作已經屬於過去,無法改變,只能如實面對,真正的價值是你的思考,你從那些細碎的工作中找到的規律和辦法。
除了要儘量真實,在語言和方向上,還要注意把握分寸,總結不是寫給自己看,領導是一定會過目的,寫法上的個人化可不是彰顯工作中的個人主義,總結一定要提及大局。客觀準確的同時,姿態低調總是沒錯的,這就是說要看到功勞來自於上級和團隊的支援配合,而不是留下一種“我做了最多工作”的印象。有職場專家曾說過一個寫作技巧,供大家參考:寫上司和團隊的部分,調子要高,但一略而過;寫到自己的部分就得具體實在,有功勞和成績,要寫足,但決不浮誇。
直觀資料,美化版面
寫好了總結,我們來看看如何做些美化工作。通篇文字容易讓人的閱讀產生不適,所以加進數字說明,不僅是客觀需要,而且叢直觀上也給人以閱讀上的喘息。但數字多了也還是枯燥,不妨變成更為美觀的圖表、圖形,一目瞭然,而且高聳的圓柱和柔軟的線條,還會給人以良好的心理暗示。
資料彙報的要點在於嚴格按照隸屬關係,一層一層地排序,這樣使得資料有章可循,也有了上下文,同時它還是一種安全的做法。這樣做也有助於思路的梳理,從自己的工作延展到部門和公司的大局中,方便做橫向的對比,使看的人更容易明白和判斷。
有了思路,不妨為其新增上序列號,使你要表達的每一層含義都具有獨立的空間和細分割槽域,也讓紙張保持一定量的留白。
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