使整體時間的使用最佳化
時間管理要求的是整體時間的使用最佳化,也就是說,讓該時間所製造的生產量最高,而不是僅考慮可使用的時間之長短。
比如,甲一天睡5個小時,扣掉吃飯及休息的時間2個小時,可以使用的有17個小時,但因睡眠不足,所以生產力每小時為5個單位,如此一來,甲一天的生產力為17*5=85個單位。乙每天睡8個小時,同甲一樣需要2個小時的吃飯及休息時間,一天有14個小時可以使用,其每個小時的生產力為8個單位,一天的生產力為14*8=112個單位。很明顯,即使每天甲僅睡5個小時,乙則睡8個小時,但是乙的生產力還是比甲高。所以,討論時間管理,必須兩樣因素都考慮,即時間的量與時間的質。
相信許多人一定有這樣的習慣,非到中午12點絕不進餐,或是不到晚上6點就不會有想進餐的念頭。尤其是商業區或學校附近,中午12點一到就可以看到人群接踵而至,每家餐館都擠滿了人,這與12點前10分鐘的門可羅雀的景象有著天壤之別。其實,只要提早10分鐘或延後半個小時,就可以避開人潮了。
或許有人會這樣認為,學校的午休時間都安排在中午12點,人擠人是無可避免的。但許多人還是會把這樣的“生活作息”複製到非工作的日子中。在實施雙休日制度後,不少人對休閒活動更加重視,每到假日,風景區,娛樂場所總是人滿為患。看到表演可能需要排上1個小時的隊才能買到門票;到風景區的路上車流量大,花了不少的時間在車陣中緩緩前進,等到踏上歸程又是飽受塞車之苦;用餐時,非得到了習慣的時間才肯到餐廳,結果餐廳內座無虛席,等到前一批客人離開可能需要再等半個小時。
其實,錯開不好的時段,情況就完全不同了。選擇看早場的表演,或是等到非假日再去觀賞,如此就不用花時間在排隊上;比一般人提早或延遲2、3小時前往與離開風景區,除了在風景區停留的時間不會減少外,也能避開因人多造成的塞車之苦;一般人習慣12點用中餐,如果提早10分鐘到達餐廳,一定可以輕鬆地找到座位。
相似的情況還有很多,有些習慣會使我們不知不覺地陷入不利的情境中,如果及早避開不好的時機,在時程上做些調整,就可以節省下不少的時間。
就算是再繁忙的工作,偶爾也會揀到一些空檔時間,例如:會議比預計提早10分鐘結束;老師提早10分鐘下課;原定3小時的車程卻提早半小時到達;或是快遞還沒有到達,接下來的工作沒辦法進行,只得等待代件;這些時間就是空檔時間。
空檔時間通常無法預先加以計劃,這時心裡大概不會有什麼譜,若要是先進行其他工作,可能會嫌時間不夠。那就不妨處理一些枝尾末節的小事,或是準備往後工作或課業所需要的資料。
作為一個學生,可以利用這短短几分鐘的空檔時間整理課桌上的書本、代具或是歸類這幾天收到的作業。一個上午學習下來,自己的課桌可能早就凌亂不堪。找支鉛筆就像是捉迷藏,需要翻箱倒櫃一番。不如利用空檔時間整理課桌,把代具集中定位,將桌上的書本分門別類放入書包,清除過時失效的資料。再者特別挑出來放置。如此一來,會發現當需要某本書或工具時,就不必在翻箱倒櫃,而且在進入下一門功課學習時,直接翻開早就準備好的資料,會更得心應手。
準備專屬的“活用空檔計劃”。這份計劃不需要納入繁雜困難的工作,只要考慮一些簡單、不耗時、隨時可中斷的工作即可。集腋成裘、聚沙成塔,活用空檔時間,對其進行有效的利用,累積下來也是相當可觀的。
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