祕書辦公桌面的整齊
隨便把檔案 攤開在桌上就離開座位的祕書,以及看到客人來時慌慌張張把檔案收起來的祕書,都不是謹慎的祕書。
一個謹慎的祕書應當做到:
1、要離開座位之前,應把放在桌上的檔案收拾好,或放在抽屜之後才離開。辦公時,看到客人來找自己,要眾容自如的把檔案收起來,不過想要做好以上這種乾淨利落的動作,平常就要養成桌上東西好好整理起來的習慣。平常桌上只放工作需要的檔案即可,要長時間離開座位或下班前,都要記得檔案收到抽屜裡。不要客人一來,只顧收文件而把其他的重要檔案露了出來,做任何事都要沉著,不要慌亂。
2、必須能在一方面注意周圍的動靜,一方面也能安心的辦事。如果只注意埋頭做自己的事,對周圍的動靜一點都不關心,則往往客人已經站到自己面前,也還毫不察覺。
像這種等客人讓在自己面前,開口問“對不起,請問這裡是不是總務科?”的時候,才知有客人來,慌亂中,“啪”的一聲把攤開的檔案合起來,大家都會很不自然。所以一定要在客人還沒有來到自己桌前時就感覺到,而能鎮定地把檔案先收起來。
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