做個好祕書的三大要素大綱
作祕書、助理最重要的一點,我認為是在公司裡,你一定要把自己的老闆視為值得尊敬的“自己人”。“自己人”是什麼意思?就是永遠站在他這邊,凡事以他的想法為主導。
祕書的無限可能
記得我剛到廣告公司,是當創意部大主管的祕書。由於我的直屬主管是個作風嚴厲、人緣很差的人,但我很清楚所謂“祕書”的角色,一定是要站在老闆這一方的!所以,我仍然很忠心的幫他做事,三個月之後,我幫他完成了很多事情,他開始授權我去做一些創意部媒體公關的事情,同時,因為我必須翻譯所有公司內部給他的英文檔案,對於每個廣告客戶的策略及執行都會涉獵,也就是這個機緣,讓我後來邁向行銷之路。
學會順、轉、和
作為一個祕書,要試著瞭解老闆的立場,並從老闆的角度看事情,更重要是支援他。老闆因為肩負全部的成敗責任,主觀意識一定是很強,此時做員工、幕僚的,即使有不同意見,還是要以順從的心來溝通才對,不應該堅持固執。我認為無論是作為一個祕書或是其它幕僚,即使和老闆有不同意見,也應該以技巧的方式來提醒老闆、婉轉溝通,不論最後老闆是否接受你的意見,還是要尊重他是你的老闆這個事實。當然,如果你真的能用他的角度來理解事情的時候,往往會發現,他的想法其實並沒有錯!
配合上司的時間
如果上司召喚我,只要不是手上有非常緊急、必須馬上處理的事情,我一定會放下其它事情,以上司的時間為第一優先。當然,身為祕書或助理,這種“全力配合上司的時間”的基本認知,是一定要具備的。答案很簡單,老闆比你忙,也比你重要!沒有道理讓比你忙又比你重要的人配合你的時間啊!身為祕書或助理,就是用來輔佐、配合上司更順利的完成目標的人!如果老闆在公事上需要你,你一定要儘快的支援他,不要讓他花時間等你。
來源:21CN
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