公司辦公設施管理規定
第一節 辦公設施管理
一、辦公設施分類
辦公裝置:包括電腦、印表機、影印件、傳真機、伺服器、軟體、等物品。
辦公傢俱:包括辦公桌椅、會議桌、洽談臺、檔案櫃等物品。
二、辦公設施採購
(一)辦公設施的採購,由行政部統一購買。每年年未由各部門提出下一年度購買需求,提交行政部彙總並編制下一年度辦公設施購置計劃和預算,經財務部複核、總經理稽核後,報董事會審議。
(二)根據年度辦公設施購置計劃,由使用部門提出書面報告,經綜合行政部與財務部會審,報總經理批准後,歸口行政部購置。計劃外的辦公設施購置,除辦理以上手續外,需特別說明購置的理由, 並報董事會批准後實施。
(三)購置、建造單項價值在 5 萬元以上或總價值在 20 萬元以上辦公設施時,必須按招標方式進行,並報董事會備案。
三、辦公設施的管理
(一)辦公設施編號
1、辦公設施實行編號管理,由行政部會同財務部,在辦公設施交付使用的當天,進行登記並統一編號。
2、編號辦法:編號形式為:公司英文標識 + 分類符號+ 計算機程式碼。
①辦公裝置編號(xxxx-yp-xxx;包括:電腦,印表機,軟體,伺服器,傳真機等物品)。
②辦公傢俱編號(xxxx-jj-xxx;包括:辦公桌椅,會議臺,洽談臺, 檔案櫃等物品)。
(二)辦公設施標牌製作
1、定製統一的辦公設施牌,標牌的內容包括:公司英文標識 + 分類符號+ 計算機程式碼。
2、標牌的材料為即時貼,由行政部會同財務部在辦公設施交付使用的當天,進行登記並貼上標牌。
四、辦公設施的異動管理
(一)辦公設施的租賃、出租、出借、抵押、擔保、調入、調出、報廢等,必須由使用部門提出書面報告,經行政部與財務部會審,由財務經理稽核確認並報總經理批准後方可辦理相關手續。
(二)辦公設施的內部轉移,由使用部門或使用人提出書面報告,經行政部與財務部會審,報總經理批准後實施。
(三)按規定程式發生的辦公設施異動,行政部應在手續完成後的當天作相應的登記,並填寫《辦公設施異動通知單》,財務部應在手續完成後的三天內根據《辦公設施異動通知單》作相應的帳務處理。
(四)涉及辦理產權登記的辦公設施,由行政部負責辦理產權登記手續及根據產權變動情況辦理產權變更登記手續。
五、辦公設施的維修
由使用部門提出維修計劃並填寫《辦公設施維修申請單》,經行政部與財務部會審, 500 元以下維修費用,報副總經理批准; 500 元以上報總經理批准。
六、重大辦公設施的原始發票影印件由行政部負責妥善儲存,做好登記帳,如經批准用於抵押需提交原始發票時,應留影印件儲存,並做好相應的輔助登記帳,註明抵押合同號、抵押事項、抵押期限、債權人、經辦人、批准檔案等主要內容,到期辦妥相關手續後,及時收回原始發票專門保管。
七、因管理或使用不當造成辦公設施毀損、丟失的,由直接責任人承擔直接經濟損失。
八、行政部與財務部應每半年對辦公設施進行一次全面的核對清理,清理時應做到標牌與清單相符、清單與明細帳相符、明細帳與總帳相符。對於不符的,應查明原因,並在次月15 日前,將辦公設施清理情況專題報告公司領導,同時對辦公設施的變動情況提出處理意見或建議。
第二節 電腦管理
一、日常管理
(一)公司辦公電腦的安裝、除錯、維護、保養、管理由公司行政部指定專人負責。
(二)公司電腦由各使用人負責保管。
二、使用需求申請
(一)硬體需求由使用人所在部門提出申請,送行政部做出計劃, 綜合行政部經理稽核,費用在 500 元以下報財務經理批准,500 元以上報總經理批准。
(二)軟體需求由使用人根據工作、業務需要提出申請,由所在部門送行政部做出方案,由行政部經理稽核,費用在3000 元以下由報總經理批准, 費用在3000 元以上報董事會備案。重大專案按招、投標方式進行。
三、注意事項
(一)公司員工應妥善設定和保管好開機密碼,不得將密碼,特別是財務軟體使用密碼洩露他人。
(二)儘量利用公司辦公網路以無紙化方式處理公文,確需列印的資料,應妥善儲存,不得無序擺放。
(三)不得在辦公電腦上玩遊戲,未經批准,不得將外來盤插入電腦使用。
(四)個人膝上型電腦的硬碟不得儲存涉及公司機密的檔案,凡機密檔案出差時用軟盤(或其他儲存器)儲存,並妥善保管。
(五)不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。
四、違則
公司電腦因人為因素造成損壞的,由使用人負責賠償,特殊情況以書面形式報公司領導,視原因酌情處理。
第三節 影印機管理
一、影印機機統一由行政部負責管理。
二、影印機使用完畢後,應按“清除”按扭,將影印機恢復至初始狀態,影印無效的檔案應立即銷燬。
三、影印資料注意節約紙張,避免浪費。
第四節 傳真機管理
一、傳真機統一由行政部負責管理,並指定專人負責公司傳真接收。
二、每一份收到的傳真件都要按接收的部門或個人在行政部進行編號、登記,重要傳真件須影印一份在行政部存檔, 原件由行政部及時通知有關部門或個人領取。
三、每一份發出的傳真件都要按發出的部門或個人在行政部進行編號、登記後才能發出,重要傳真件須影印一份交行政部存檔。
四、嚴禁使用傳真機打電話。
五、無關人員無故不要進入傳真區域, 更不準擅自翻閱甚至取拿傳真件。
六、不得傳真私人資料和未經批准手續先行發出傳真。
七、傳真機的使用注意事項(不得把下列稿件傳入傳真機)
1、塗改液未乾或稿件有塗層;
2、稿件有皺紋、折縫或嚴重捲曲;
3、破裂的稿件或稿件過厚;
4、炭紙或背面有炭的稿件。
-
公司後備幹部管理規定(通用27篇)
公司後備幹部管理規定篇1為切實搞好科隊級幹部隊伍建設,進一步促進我公司幹部管理工作科學化、規範化、制度化,打造一支德才兼備、務實高效的幹部隊伍,為xx公司跨越發展提供必要的幹部人才資源,根據集團公司有關幹部管理政策規定,結合我公司的實際,特制定本規定。第...
-
醫院實行閉環的管理制度(通用3篇)
醫院實行閉環的管理制度篇1為切實做好新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作,最大限度合理有效使用醫用防護用品,根據《國務院應對新型冠狀病毒感染的肺炎疫情聯防聯控機制物資保障組關於疫情期間防護服生產使用有關問題的通知》(工信明電〔20xx〕7號)和有關會議要求...
-
廚房紀律管理規定(精選29篇)
廚房紀律管理規定篇11、廚房員工上下班必須打卡簽到簽退、並應準備充分時間要換制服,以便準時到達工作崗位。2、嚴禁員工替代他人打卡,嚴格考勤。3、服從上級領導,認真按規定要求完成各項任務。4、廚房員工在工作時間應堅守工作崗位,不得擅自離崗;不得坐在案板及工...
-
學校資助檔案管理制度(精選5篇)
學校資助檔案管理制度篇1為了健全我校學生資助工作檔案,維護檔案的完整與安全,便於保管和利用,特制定本制度。一、檔案管理工作人員要忠於職守,刻苦鑽研業務,嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。二、校學生資助管理中心,負責學生資助檔案的收集、整理、保管、統計...