董事長辦公室祕書崗位職責及工作流程
董事長辦公室祕書崗位職責及工作流程
工作內容
工作要求
工作流程
一、 辦公室
內 務
1、辦公環境
明亮整潔
一塵不染
傢俱擺放整齊
辦公桌無檔案累積
檔案整齊規範
圖書排放整齊
1、 每天準時上班。
2、 開窗通風。
3、 清潔辦公室:每天將辦公桌、椅、檔案櫃、窗臺擦拭一次。
4、 清理花木:鮮花每天換水一次,其他花木沒有枯葉、雜草。
5、 為董事長備好茶水(董事長到辦公室的同時)。
6、 每天下班前清理辦公桌一次,關閉好門窗、電源等。
7、 及時清理辦公、生活垃圾,不讓垃圾在室內過夜。
8、 每兩週吸塵一次。
2、檔案管理
流程齊全
分類合理
處理及時
管理規範
1、 對所有檔案先進行識別,並分類登記,再分別辦理。
2、 外來紅標頭檔案:填寫收
文處理單,向周浦祕書辦索要收文編號,及時送批和傳遞發放,並留下記錄。
3、 內部紅標頭檔案:作好收文記錄並放置在待處理資料夾內,便於董事長看閱。
4、 外來公函、通知及文字資料:及時送交董事長閱示,根據董事長批示正確辦理(不急的檔案資料放置在待處理資料夾內)。
5、 內部通知、報告:及時送交董事長閱示,根據董事長批示正確辦理(不急的檔案資料放置在待處理資料夾內)。
6、 公司各部門(單位)送交董事長簽字的,根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。
7、 重要的和緊急的檔案,須提醒董事長。
8、 每天將送交董事長批示、看閱的檔案清理一次,並核對登記記錄。
9、 根據檔案積累的情況及時進行存檔,並作好相應記錄,便於查閱。
二、來賓接待
彬彬有禮
熱情接待
1、 笑臉相迎,茶水相待。
2、 詢問來賓情況:來訪目的,有無預約及身份情況等。
3、 索要名片。
4、 及時向董事長請示。
5、 按董事長意見引見,接待(按情況給予續茶水)。
6、 根據客人來訪時間及職務等級,徵詢領導意見後確定是否客餐、宴請。
三、會務服務
1、 董事會
準備充分
安排周全
接待周到
組織完善
1、 會議議程的擬定。
2、 確定與會人員。
3、 會議通知起
草和傳送。
4、 會議檔案的準備。
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