打電話時要注意哪些禮儀
當打電話給某單位,若一接通,就能聽到對方親切、優美的招呼聲,心裡一定會很愉快,使雙方對話能順利展開,對該單位有了較好的印象。下面是小編為大家精心蒐集的打電話時要注意哪些禮儀,歡迎大家參考借鑑,希望可以幫助到大家!
1、電話鈴響後,應及時接聽,一般不得超過三聲,拿起電話筒應先說“您好!***公司”。
2、如果來電時該員工不在,其他員工、尤其該部門員工有接聽電話的義務,嚴禁事不關已,不聞不問而詒誤公務,如發現此類情況,公司將酌情予以處罰;
3、接打電話應簡明扼要,不得在電話中聊天。通話聲音以保證對方聽清楚且不影響周圍人為宜。
4、對方查詢單位的工作情況,如果知情不涉及公司保密,可以如實告訴對方。如果不知情或涉及到公司保密,可說“對不起,此事我不太清楚。”
5、若對方要求找人時,可說“請稍等”;如果要找的人不在時,可說“對不起,他現在不在,需要我幫您轉告嗎”;如果對方表明不需要,應禮貌道別。
6、對方撥錯電話時,可說“對不起,您撥錯號碼了,請查準後再撥。”
7、往外打電話,對方接聽時,應先說“您好!”,請對方叫人時,可說“麻煩您叫下***聽電話”,若沒有找到,應說“謝謝您”。
8、若請對方幫忙,可說“您可以記錄一下嗎?謝謝”、“您可以幫我查一下**嗎?謝謝。”
9、在用電話上傳下達時,應注意語言流暢,簡明準確。對有關部門的電話通知,可說“請講”、“請稍等,我記錄一下”,“請放心,我一定通知到”。假如沒有聽清楚,可說“麻煩您再重複一遍”。
10、通話結束時,對方若是客戶或外單位的領導、年長者,要等對方結束通話後,再放電話。
11、在下達通知時,應先問清對方的單位、姓名等有關情況,然後說“請您記錄”、“請您複述一遍好嗎”、“謝謝”、“再見”等。
12、撥錯電話時,應說“對不起,我撥錯電話號碼了”。
13、結束通話電話時應說“再見”。
14、公司電話為辦公所用,原則上不允許辦理私事,如特殊情況向部門經理以上的領導請示後可使用,費用登記在發放工資時予以扣除。
15、接打電話應輕拿輕放,不得摔、砸,如造成人為損失,由責任人照價賠償;
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