職場禮儀:前臺接待人員的基本禮儀
作為公司的前臺接待人員,中國職場認為應該具備如下基本禮儀:
形象要求
前臺接待人員是企業的“形象代言人”或稱企業的“門面”。因此要求前臺接待小姐坐、立、行、走,端正自然,保持良好的精神風貌。
迎送客人和同事上下班(適用於高檔寫字樓前臺接待)
每日於上班前十分鐘、下班時間開始後十分鐘內,以站姿微笑面向上、下班人員,行注目禮,並主動問候。
接待來客
當有客人來訪時,應起身站立、行欠身禮。面帶微笑,熱情、主動問候,使用禮貌用語:“您好,請問有什麼可以幫您嗎?”,耐心傾聽客人的來意,並根據客人的需求積極予以幫助。
對客人的諮詢,應細心傾聽後再做解答。解答問題要耐心,不能準確解答的應表示歉意“對不起,請稍等,我幫您問一下”,問完要向客人反饋。
對來訪者經核實後引導其進入相關區域。
謝絕外來推銷員、衣著不整的閒雜人員進入辦公區。
電話接聽
電話在三聲內接聽,必須使用規範應答語:“您好,××******物業”、“您好,××中心/管理處”;
待來電者報上轉接號碼後禮貌說:“請稍候”,並立即轉接;
如轉接電話佔線或無人接聽時,請說:“您好,先生/小姐,您要的電話佔線或無人接聽,請稍後打來”;
如對方要求轉接其他人,請立即轉接;
如接轉電話不順暢,請回答:“對不起,讓您久等了,我在幫您轉接”;
電話機旁備紙、筆,主動提供留言服務,隨時準備記錄客人提出的要求和幫助解決的事項。尤其對客人的姓名、電話、時間、地點、事由等重要事項認真記錄並及時轉達有關部門和責任人。
在接聽投訴電話時,更要注意使用禮貌用語,積極幫助客戶解決遇到的困難和問題,態度要積極、和藹。及時將客戶的意見轉接相關部門和責任人或主動留下客戶的電話,幫助聯絡和積極尋找解決問題的途徑;
如果對方打錯了電話,或不清楚應該找誰時,應禮貌解釋,並熱情地為對方轉接相關人員。
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