如何處理打給領導的電話?
對於辦公人員來說,何處理打給領導的電話?這是考察的基本素養,作為一名經理助理,或者辦公室文祕,遇到這樣的情況,職場禮儀建議我們應該做好以下幾點:
1、領導認識的人致電
若是熟人打給領導的電話,就立即轉告,讓領導接電話。當需要把電話轉給領導時,在傳達電話前,要清楚表達“xx公司xx先生打來的電話”,同時,要把從對方得到的訊息,簡潔、迅速地傳給領導,以免對方再重複一次,同時讓你的領導有個思想準備。
2、領導有意拒絕的電話
若是領導不願接的電話,對於需要搪塞的場合,則應靈活應付,恰當地把握講話的分寸,按領導意圖妥善處理;有時需要機智巧妙,避免給領導接通他所不想接的電話,祕書有責任使領導避開浪費時間的、不必要的電話,有責任辨別領導樂於和哪些人通電話,並應通曉如何巧妙地對待他人。如說:“對不起,先生。xx領導剛離開辦公室。”或:“我不知何時能找到他。”
3、若領導正忙或已出差無法接電話時,可讓對方留話,表示會主動聯絡。
4、若對方要求找其他人通話時,應馬上幫助傳達。
5、領導不在公司的情況
有人打電話給領導,但是碰巧領匯出差,或者不在公司,應溫和地轉告對方,並可主動提出是否需要幫助,是否可找別人講話以及對方的電話號碼等,以便再與其聯絡,絕不要簡單答“他不在”,這樣會顯得魯莽而無禮。要是對方有留言,必須確實記住留言內容:
1)何時何人來的電話?
2)有何要事?
3)需要回電話嗎?
4)回電話的物件是誰,如何稱呼?
5)是否再打過來?
6)對方電話號碼等等。記完後要複述一遍,並告其請放心,一定轉告,然後把留言條放到留言物件的桌上,以便他回來的時能看到。
希望以上的基本的辦公室禮儀技巧,能夠為你處理好打給領導的電話,成為領導的好助手。
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