辦公室訪客的接待禮儀
辦公室外部人員過來辦公室,我們要怎麼做?下面是本站為大家準備的辦公室訪客接待禮儀,希望可以幫助大家!
辦公室訪客接待禮儀
1.行政文員負責回答訪客的詢問,瞭解來訪目的,協助作好訪客登記,通知相關部門人員接待。
2.部門會議及訪客接待由部門相關人員跟進。
3.訪客接待基本技能:既要機敏,又要有禮貌。要殷勤懇切,只要訪客一走進辦公室或辦公桌前,就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想,仔細傾聽這種沒預約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排當時會見,就表示遺撼,併為他安排以後會見。按順序請訪客進去,可按事先安排次序或以到達先後為次序。要做好訪客登記,記上時間、名字、職務、來訪目的和業務關係,以及通訊地址等。
4.訪客接待基本禮儀:
4.1客人來訪時,應立刻從椅子上站起來,並禮貌性招呼一聲“您好”,當對方遞過名片來時,應用雙手接過來,並念出對方的姓名和公司名稱。
4.2引導訪客到上司辦公室或會客室時,在離位前應先把桌上的檔案資料合起並放好,避免讓人看到或遺失。
4.3在走廊、樓梯陪同訪客行走時,要配合訪客步調,在訪客右側前一公尺處引導。在轉彎或上樓梯前應先有所指示動作,讓訪客明白所往去處。
4.4在到達目的地前,要指明“就在這裡”,在開啟門之前要先敲門。如果門向外開,應用手按住門,讓訪客先行進入並指引落座;如果門向內開,應先進入,按住門後再請訪客入內。
4.5進入室內後,應請客人坐上位(離入口較遠處),並說“請坐,稍候”。退出會客室時,應以正面倒走方式退出,並關上門,掛上“訪客中”字樣的牌。
4.6面談時,應當在適當的時候端飲料(茶、咖啡、奶茶),飲料應放在盤中端出並放在訪客正面的桌面上,並做出請用的手式。面談時間過長,應當在適當時間入內新增茶水;面談結束後,應將訪客的物品交給對方,若發現訪客離開後有遺忘之物,應馬上上報處理。
4.7部門接待人員在訪客走後,要對會客室進行整理,處理善後事務。為了避免新訪客到來久等,整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來臨有一段時間,應先開窗通風。菸缸裡如有前一位訪客的菸蒂,應馬上清除。總之,無論在何時,或處於何種狀態,部門接待人員都應以最快捷的速度迎接訪客。
接待預約訪客
看到客戶後,微笑著打招呼。如坐著,則應立即起身。
握手和交換名片。
將客戶引到會議室。奉茶或咖啡。
會談。會談結束。送客。
接待臨時訪客
確認訪客所在單位、姓名、拜訪物件、拜訪事宜和目的。
如本人無時間接待,儘量安排他人接待,不要讓訪客空手而歸。如果暫時脫不開身,則請訪客在指定地點等候,並按約定時間會見訪客。
看到訪客後,微笑著問候,並握手和交換名片。
如果訪客找的是本人,則直接帶訪客到會議室會談。
如果訪客找的是其他人,則迅速聯絡受訪物件,告之訪客的所在單位、姓名和來意。
依受訪者的指示行事:1、帶到會客室。奉茶或咖啡。告之受訪物件何時到。2、將訪客帶到辦公室,將其引導給受訪物件後告退。3、告訴訪客,受訪者不在或沒空接待,請訪客留下名片和資料,代為轉交。約定其他時間來訪。表示歉意。禮貌送客。
奉茶或咖啡
準備好杯子、杯墊、托盤、奶精、糖、抹布等器具。各項器具要潔淨、完好無缺。
不管份數多少,一律使用托盤端送。右手拿抹布,以便茶水或咖啡灑在桌面上時,可以立即擦拭。
先將托盤放在桌面上,再端送給客人。若會客室關著門,應先敲門再進入。進入時面帶微笑,點頭示意。
奉茶或咖啡的順序:客人優先;職位高者在先。
留意奉茶或咖啡的動作:雙手捧杯,視狀況從客人的正面或斜後方奉上。奶精和糖放在大家方便取用處。
雙手拿起托盤,後退一步,鞠躬或致意說一句“打擾了”,然後退出,把門關上。
-
關於商務禮儀的精選經典小故事
商務禮儀是各個國家都十分重視的禮儀,不知道大家有沒有看過有關商務禮儀的小故事呢,雖然只是故事,但其中的道理是很直白的。一、商務禮儀小故事精選1、一口痰事件某製藥廠瀕臨倒閉,政府牽手為他們引進德國投資,就在鑑約之前,德國總裁到該廠視察,該廠長陪同參觀車間,就...
-
阿拉伯人的見面禮儀(精選5篇)
阿拉伯人的見面禮儀篇1在世界眾多民族中,阿拉伯民族是一個大家庭,有三億多人口,分佈在西亞和北非廣袤的大地上。儘管他們居住的地域不同,但是,以阿拉伯語和伊斯蘭教為主要特徵的阿拉伯文化紐帶把阿拉伯人緊緊地聯絡在一起。在此基礎之上,阿拉伯民族禮尚往來、待人接...
-
生娃請客簡訊要怎麼寫(精選5篇)
生娃請客簡訊要怎麼寫篇11、小兒滿月,擺酒誌慶。真誠邀約,好友親朋。分享喜悅,傳達祝福。快樂同樂,幸福同福。酒要喝好,飯要吃飽。美味共享,添福添壽。2、今天天降吾子,特設酒席數桌,大擺群英聚會,廣邀武林各路豪傑,願你親愛的朋友,成為我的座上貴賓,賞臉來看看犬子,共慶生...
-
訂婚宴女方家長的訂婚致辭(精選14篇)
訂婚宴女方家長的訂婚致辭篇1各位親朋好友:你們上午好!今天不僅是個喜日子,還是一個好日子、吉祥的日子。按照傳統的習俗,在這裡舉辦我女兒和先生的訂婚儀式。感謝前來參加儀式的雙方親友們,我們大家今天因為這一對新人相聚在這裡,我的心情非常激動,格外高興,十分開心...