文件管理個人工作自我總結大綱
在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫,但經過一番詳細的思考,我理清了思路。在這裡,我們對如何進行文件管理分三個階段來闡述。
1、生成期檔案的管理
生成期的檔案,處於製作、接收、處理與發出的過程中,需要檢閱檔案或發給其他部門及外單位。因此,需要建立非檔案負責人也能隨時找出檔案的管理系統。對此類檔案的管理,可建立以下一個流程:檔案→檔案套→雜誌匣→檔案櫃。
按事由用資料夾對檔案進行分類;按照一件事一個檔案套的原則,每個人準備若干個檔案套;按類別或內容將使用中的檔案整理到檔案套;可以用檔案套的顏色對檔案類別進行區分。將檔案套收集到輕便雜誌匣中;把檔案套整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上;責任人外出或離職時,務必將輕便雜誌匣放到“使用中檔案櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤,可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到資料夾的標籤,還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”,並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在檔案櫃裡;將辦公室用的檔案櫃的部分空間劃分出來,作為“使用中的檔案櫃”,可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然,方便工作交接及管理,並可臨時性地存放檔案資料;使用開放式檔案架,檢索、管理都很方便,避免檔案私有化。
2、儲存期檔案的管理
有些保管在辦公室裡的檔案過了幾年後利用率就會下降,這樣的檔案可分為儲存型檔案和保管型檔案。對此類檔案建議建立一個“儲存中心”的形式進行檔案的永久儲存和定期儲存。儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類,把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒,儲存型資料夾,儲存型檔案箱中,並標明“作廢日期”,檔案儲存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久儲存的檔案資料,可以仍舊使用原有的保管型資料夾、紙型檔案盒等原型保管資料夾,不過,如果使用儲存型資料夾將會更經濟一些。如果把利用率低的儲存型檔案仍舊放在辦公室,將造成辦公室的擁擠膨脹,浪費空間,防礙高效的管理。因此,建議選擇經濟的地方建立“儲存中心”。
3、檔案的廢棄
保管型檔案隨著時間的流逝,其利用價值會降低,如果不及時清理,就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的檔案,減少檔案的數量,有效利用辦公空間,節約費用。參照之前所述的檔案管理方法,對於檔案的廢棄,可按照一下的方法進行:
(1)、按檔案進行廢棄;
(2)、按資料夾進行廢棄;
(3)、按專案進行廢棄;
(4)、按顏色進行廢棄。
隨著計算機和現代通訊技術相結合的資訊科技產業的迅猛發展,電子檔案大量產生。對於電子檔案的管理,需要注意以下幾個方面。
1、對電子檔案要進行分門別類地管理,要進行科學的分類。通過分類、標引、組合,使電子檔案儲存處於一種有序狀態。
2、對電子檔案要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。
3、由於電子檔案利用途徑的多樣化,尤其是在網路高度發達的今天,要做好電子檔案的保密工作,即準確設定電子檔案的訪問許可權。
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