前台文員崗位詳細説明書
【説明書】:前台文員
崗位名稱:前台文員
崗位編號:jg-hr-004
所屬部門:行政人事部
崗位定員:1人
直接上級:行政人事經理
所轄人員:
直接下級:
【本職概述】負責來訪人員接待、電話接聽,信息文件及辦公後勤管理,協助上級領導完成部門:各項工作。
【職責與工作任務】
職責一
職責表述:前台接待工作
工作任務
1、負責公司總機電話的接聽,篩選廣告信息,有用信息及時通知相關人員:2、接待來訪人員(包括讓座、倒水、諮詢來訪意圖、登記等),通知相關人員:3、更新員工通訊電話和其他聯繫方式,並及時公佈
職責二
職責表述:考勤機及信息文件管理
工作任務
1、監督公司員工的考勤打卡情況,負責每月統計在職職員的考勤情況
2、負責公司郵箱的日常管理及合作人才網站的更新
3、各項文件制度的管理、發放;外來文件、信件、郵件、包裹的收發工作,文件記錄的保存、歸檔
4、各種文件的收發、修改、作廢文件的管理、裝訂、歸檔、保管工作
職責三
職責表述:辦公後勤用品管理
工作任務
1、公司各區域鑰匙的保管與領用登記,以及空調、水電的管理
2、後勤用品的管理,低耗品的申購、發放、使用登記
職責四
職責表述:衞生監督管理
工作任務
1、監督公司環境衞生管理制度的執行情況
2、檢查環境衞生情況,向保潔人員提出衞生整改意見
職責五
職責表述:辦公設施設備的維護與管理
工作任務
1、負責安排辦公設備的維修、保養
2、負責監督公司員工變更時的設備交接手續辦理
職責六
職責表述:協助部門主管完成部門的事務
權限範圍:
1、對前台信息管理工作的建議權
2、對前台接待工作禮儀的指導權和執行的監督權
3、對前台接待和信息管理工作違規的糾正和處罰建議權
4、有向各部門:收集與工作相關的文件和資料的權力
【工作協作關係】
內部協調關係
公司內所有部門及員工
外部協調關係
來訪人員
【任職資格】
教育背景
學歷:
高中及以上學歷:
專業:
行政管理、文祕、中文等相關專業:
培訓
經歷
禮儀方面培訓及其他
經驗與專業資格
經驗
1年以上文員工作經驗
專業:資格
【能力與素質要求】
1、良好的服務意識和親和力
2、熟練使用office辦公軟件
3、普通話標準
4、良好的人際溝通及語言表達能力
5、熱情、積極、細心、耐心,有很強的責任心
【工作條件】
辦公設備
計算機、一般辦公設備、網絡
工作環境
辦公室
職業安全
基本無危險,無職業病危險
時間特徵
正常工作時間,根據工作情況加班
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