祕書怎樣進行自我調空(三)
任何工作都是從接受指示展開第一步的,如果連這個階段都處理不好,就不能期望有良好的工作表現。這就要求祕書聆聽上司指示工作的時候,有幾點必須注意:
1、表現士氣高昂的態度。在接受一項任務的時候抱着可有可無的態度,往往會使這個過程流於公式化。相反地,如果能表現出積極熱情的反應,相信上司講解起來也會格外賣力。
2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或者搶先回答上司的説明,即使心中有任何疑問,也必須等他全部説完後再提出。
3、不明白的地方必須問清楚。有些事情上司以為你已經知道而省略不提,結果問題往往就出現在那裏。因此,如果發現任何不明白的疑點,都應該鼓起勇氣問到清楚為止。
4、確認內容。囫圇地接受命令或者指示是冒險的行為,有時候甚至等到完成後提出報告時才發現自己徹頭徹尾完全搞錯。所以無論如何必須養成習慣,在上司説完後確認其內容與各項重點。
上司交代下來的事情,無論是什麼差事,都應該欣然接受。即使你內心認為負荷過重,或者根本不這個任務,也不可以説出“辦不到”這樣的字眼。
因為上司通常是經過觀察你的能力之後,認為你足以勝任,才會放心地將工作交給你,也才讓你做他的祕書。如果貿然表示自己無法辦到,那麼也會使上司覺得他選錯了人。
因此,無論如何,拿出勇氣,抱着決心一試的意志向工作挑戰,即使最後真的無法完成,但上司知道你已經盡力了,也會對你另眼相看。
但是有一點必須留意,如果限期內不能順利達成工作目標,應該儘早向上司彙報,謀求補救的對策。
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