委員會會議大綱
委員會指的是各單位為完成一定的任務而設立的專門組織。
作為一個祕書,熟悉委員會的程序是十分重要的。地方政府是按委員會結構運行,由常務委員會負責各自的事物(例如住宅、財政、社會服務和教育),委員會成員的產生將根據情況要麼指定要麼選出,甚至有可能兩種方式結合。例如在成立一個以磋商為目的的委員會時,管理人員是被指定的,因為他們有專門的技術和在組織中的地位。而工人代表則是由勞方選出。委員會間的區別在於他們具有各自的權威性。一些委員會有執行權,特別是在地方政府。
1、執行委員會:
執行委員會可以對某一組織進行實際管理,並在作出決定和在組織行為上行使其自身的優先權。一個有限公司的董事會就是一個執行委員會。
2、常務委員會:
常務委員會應長期關注政策的細節,解決週期性出現的事務,例如財政。在地方議會裏,日復一日的工作由常務委員會處理(諸如住宅、健康、財政和就業等事務)。這樣的委員會將在他們被賦予的權力的框架內行使其優先權,並最終向執行委員會報告。
3、顧問委員會:
顧問委員會的責任是向執行委員會提出建議,它有權組成直接向上級彙報的下屬委員會,將下屬委員會的建議反映給執行委員會。
4、附屬委員會:
如果權限所及,上一級的委員會就可以在它的成員中指定一個附屬委員會,以研究和討論特定的事務。這樣的附屬委員會也可以形成一個常務委員會,如果它可以減輕上級委員會的常務工作,也可以形成一個ad hoc委員會來進行專項調查。但是這兩種附屬委員會都無權採取行動,除非它向上級委員會報告並徵得同意。
5、ad hoc委員會:
ad hoc委員會只是為一個專門的目的而存在的,從字面上理解,ad hoc是“對這個”或“為這個”目的的意思。例如計劃一個專門的工作項目或專項調查等。這種委員會存在的時間相對較短,並且完成該項工作後即被解散。
6、協商委員會:
協商委員會的作用較為寬泛,概括起來説,是為了促進溝通並使勞方獲得制定政策和管理決策的依據。其召開會議的目的是交流思想,解決問題,發表不同意見,消除誤解和規劃前景。這樣的會議帶有建設性,但有可能導致對抗和僵持.這需要在對有些問題能夠謀求一致時再召開會議。
7、定期委員會議
它覆蓋範圍較廣泛,常常被冠以其他名稱.如總經理會議、董事會議等等,並需要提前準備。它們也是一種常設會議,而非僅僅承擔臨時的角色。因此,這些會議趨向於考慮典型的業務問題,但也例外地處理一些臨時性問題。
8、特別委員會議
它與臨時性的會議有些相似,雖然它常常有更多既定事項需要考慮,如議事日程和會議準備時間等。這種會議趨於非正式,但可能成果累累。
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